Während viele Unternehmen ihre interne Postverteilung noch mit handschriftlichen Listen und manuellen Quittungen dokumentieren, bietet die Digitalisierung eine deutlich effizientere Lösung. Mit der COSYS Software für interne Postverteilung lassen sich sämtliche Sendungen mobil erfassen, lückenlos verfolgen und digital nachweisen. So entsteht eine klare Transparenz über den gesamten Verteilprozess.

Mobile Datenerfassung ersetzt Papier

Im Mittelpunkt der Software steht die mobile Erfassung der Sendungen. Ob per Smartphone, Tablet oder klassischem MDE-Gerät. Jedes Paket und jeder Brief wird direkt beim Eintreffen gescannt und dem richtigen Empfänger zugeordnet. Digitale Unterschriften und Fotos ersetzen papierbasierte Abläufe vollständig. Damit sind alle Daten jederzeit nachvollziehbar und zentral gespeichert. Retouren und interne Transporte lassen sich ebenfalls ohne zusätzlichen Aufwand abbilden.

Durch diese digitale Prozesskette profitieren Unternehmen gleich mehrfach: Fehlerquoten sinken, Suchzeiten entfallen und die Transparenz steigt erheblich. Mitarbeitende in der Poststelle können ihre Aufgaben schneller erledigen und Empfänger wissen jederzeit, wo sich ihre Sendung gerade befindet.

Paketschränke als Ergänzung der internen Postverteilung

Immer häufiger kommen in Unternehmen intelligente Paketschränke zum Einsatz. In Verbindung mit der COSYS Software entsteht dadurch eine flexible Möglichkeit der Selbstabholung. Pakete werden in einem Schließfach hinterlegt und der Empfänger kann diese zu einem beliebigen Zeitpunkt entnehmen. Jede Entnahme wird automatisch dokumentiert, sodass die lückenlose Nachverfolgung auch in diesem Prozessschritt gewährleistet bleibt.

Diese Kombination entlastet die Poststelle, reduziert den Personalaufwand und bietet den Mitarbeitenden mehr Flexibilität. Zugleich bleibt die Sicherheit gewährleistet, da nur autorisierte Personen Zugriff auf die Pakete haben.

Zentrale Steuerung über den WebDesk

Alle Daten, die mobil erfasst werden, laufen im COSYS WebDesk zusammen. Diese browserbasierte Plattform ermöglicht eine komfortable Verwaltung der Postprozesse. Mitarbeiter können den Status einzelner Sendungen abrufen, Reports generieren und Stammdaten pflegen. Auch Fotos und digitale Unterschriften sind hier zentral einsehbar. Der WebDesk kann sowohl in der Cloud als auch On-Premise betrieben werden und passt sich flexibel an bestehende IT-Strukturen an.

Dashboards für mehr Überblick

Ein zentrales Element der Software für interne Postverteilung sind die COSYS Dashboards. Sie stellen alle wichtigen Kennzahlen in einer übersichtlichen Form dar und ermöglichen es, den gesamten Prozess der Postverteilung auf einen Blick zu erfassen. Statt sich durch Listen oder einzelne Sendungsdetails zu arbeiten, erhalten Unternehmen eine visuelle Zusammenfassung mit allen relevanten Informationen.

Die Dashboards zeigen zum Beispiel, wie viele Sendungen täglich verarbeitet werden, welche Abteilungen am meisten Post empfangen und wie lange einzelne Schritte im Verteilprozess dauern. Auch Auffälligkeiten wie ungewöhnlich lange Bearbeitungszeiten oder ein erhöhtes Aufkommen bei bestimmten Paketdiensten werden sofort sichtbar.

Durch die Auswertung dieser Daten entsteht nicht nur Transparenz, sondern auch eine solide Basis für Verbesserungen. Unternehmen erkennen schneller, wo Ressourcen gezielt eingesetzt werden sollten und können Trends sowie Lastspitzen frühzeitig identifizieren. Auf diese Weise wird die interne Postverteilung nicht nur nachvollziehbar, sondern auch kontinuierlich effizienter gestaltet.

Moderne interne Postverteilung mit COSYS

Die Digitalisierung der internen Postverteilung bringt Unternehmen klare Vorteile: mehr Transparenz, weniger Fehler, eine schnellere Bearbeitung und eine lückenlose Nachverfolgung. Mit der COSYS Software lassen sich Sendungen vom Eingang bis zur Zustellung zuverlässig dokumentieren und flexibel steuern. Ob mit mobilen Geräten, intelligenten Paketschränken oder der Anbindung an den WebDesk. Unternehmen erhalten eine durchgängige Lösung, die sich an ihre individuellen Prozesse anpassen lässt.

Weitere Lösungen von COSYS

Über die interne Postverteilung hinaus bietet COSYS weitere digitale Werkzeuge. Dazu gehören Softwarelösungen für die Intralogistik, das Mobile Device Management (MDM) für die zentrale Geräteverwaltung sowie Roboterlösungen. Damit unterstützt COSYS Unternehmen ganzheitlich bei der Digitalisierung und schafft eine solide Grundlage für effiziente und zukunftssichere Prozesse.