Der Pilot wurde gemeinsam mit der Landeshauptstadt Kiel entwickelt, weshalb die Lösung den Namen „Kieler Modell“ trägt. In dieser engen Zusammenarbeit wurde erstmals ein vollständiger digitaler Ablauf zwischen Klinik und Standesamt konzipiert, umgesetzt und erfolgreich getestet.

Die Entwicklung der digitalen Geburtsanzeige wurde vollständig ohne externe Finanzierung realisiert. Alle Konzeptions-, Entwicklungs- und Implementierungsarbeiten wurden aus eigener Kraft erbracht, um eine praxistaugliche, rechtssichere und sofort einsetzbare Lösung bereitzustellen – ohne Förderprogramme oder zusätzliche Mittel.

Die Lösung wurde von den Berliner Experten für klinisches Meldewesen, Vertama, entwickelt, weil aus dem klinischen Alltag klar erkennbar war, dass bei der Personenstandsmeldung an die Standesämter ein erheblicher Bedarf besteht. Die bislang papiergebundenen und personalintensiven Abläufe führten regelmäßig zu Verzögerungen, Mehraufwand und Fehlerquellen. Die digitale Geburtsanzeige wird stattdessen einen reibungslosen, zeitgemäßen und effizienten Prozess ermöglichen, der sowohl Kliniken als auch Standesämter spürbar entlastet.

Da der erste Echtbetrieb in Hannover im KRH startet, wird auch das erste vollständig digital gemeldete Baby niedersächsisch sein. Damit setzt Niedersachsen ein deutliches Zeichen für moderne Verwaltungsprozesse und digitale Transformation im Personenstandswesen.

Die technische Übermittlung der digitalen Geburtsanzeige an das Standesamt erfolgt über eine gesicherte behördliche Kommunikationsinfrastruktur, die über GovConnect bereitgestellt wird. Dadurch wird ein standardisierter, sicherer und verlässlicher Transportweg gewährleistet, der den Anforderungen des Personenstandswesens entspricht und den medienbruchfreien Austausch zwischen Klinik und Standesamt ermöglicht.

Neben der Vereinfachung für die Kliniken führt die digitale Übermittlung zu einer spürbaren Beschleunigung im Standesamt. Da die Daten strukturiert, vollständig und ohne Medienbrüche ankommen, entfällt das manuelle Abtippen papiergebundener Anzeigen. Die Anzeige kann unmittelbar geprüft und weiterverarbeitet werden, was die Eintragung der Geburt und damit auch die Ausstellung der Geburtsurkunden deutlich schneller macht. Eltern erhalten die benötigten Dokumente damit früher, und der Verwaltungsaufwand sinkt auf beiden Seiten.

Nach der Geburt werden in der Klinik alle medizinischen und verwaltungsrelevanten Daten erfasst und zu einer digitalen Geburtsanzeige zusammengeführt. Diese Anzeige wird von einer autorisierten Person qualifiziert elektronisch signiert und anschließend verschlüsselt über die behördliche Infrastruktur an das Standesamt übermittelt. Dort werden Signatur und Daten geprüft und unmittelbar in die elektronische Geburtenakte übernommen. Nach der standesamtlichen Prüfung wird die Geburt wie bisher eingetragen und die entsprechenden Urkunden werden ausgestellt. Damit entfällt erstmals der traditionelle papiergebundene Austausch, während der eigentliche Prozessablauf nahezu derselbe bleibt wie seit der gesetzlichen Einführung im Jahr 1876.