Ab dem 1. Januar 2027 folgt die nächste Stufe: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann elektronische Rechnungen auch versenden. Ab 2028 gilt die Verpflichtung schließlich für alle Unternehmen. Spätestens dann endet die papierbasierte Rechnungsstellung endgültig – strukturierte elektronische Rechnungen werden zum Standard.

Was zunächst nach einem weit entfernten Datum klingt, entwickelt in der Praxis schnell Dynamik. Denn erfahrungsgemäß wird es dann hektisch, wenn gesetzliche Fristen näher rücken. Hektik wiederum ist selten wirtschaftlich sinnvoll. Umso wichtiger ist es, sich spätestens jetzt mit der E-Rechnung auseinanderzusetzen. Dies schafft Rechtssicherheit, transparente Prozesse und wirtschaftliche Vorteile – und vermeidet spätere Notlösungen unter Zeitdruck.

E-Rechnung ist mehr als PDF

Ein weit verbreiteter Irrtum besteht darin, die E-Rechnung mit einem einfachen PDF gleichzusetzen. Tatsächlich handelt es sich um einen strukturierten Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, beispielsweise im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Entscheidend ist dabei weniger das sichtbare Dokument als vielmehr die dahinterliegenden Daten. Strukturierte Informationen lassen sich automatisiert verarbeiten und direkt in nachgelagerte Systeme übernehmen.

Echter Mehrwert statt reiner Pflicht

Mit der Umstellung entfallen zahlreiche typische Reibungsverluste klassischer Rechnungsprozesse: Druck, Kuvertierung und Versand gehören ebenso der Vergangenheit an wie manuelle Datenerfassung, Medienbrüche oder zeitaufwendige Rückfragen. Rechnungsdaten fließen direkt in die Buchhaltung, starten Prüf- und Freigabeprozesse und werden revisionssicher archiviert. Digitale Belege bleiben durchgängig digital – mit entsprechendem Effizienzgewinn.

Unternehmen, die frühzeitig auf die E-Rechnung setzen, berichten von spürbaren Effekten im Tagesgeschäft. Rechnungen werden schneller erstellt und versendet, Zahlungsziele verkürzen sich, Rückfragen nehmen ab und Mitarbeitende – insbesondere in Buchhaltung und Abrechnung – werden deutlich entlastet. Gleichzeitig sinken Kosten für Porto, Papier, Ablage und Recherche. Insgesamt entsteht ein reibungsloserer, transparenter Prozess mit weniger Abstimmungsaufwand.

Überlegt und vorausschauend agieren

Der Zeitplan darf dabei nicht unterschätzt werden. Zwischen laufendem Tagesgeschäft, saisonalen Belastungen und Fachkräftemangel bleibt wenig Raum für kurzfristige Systemumstellungen. Wer erst 2027 beginnt, Prozesse zu definieren, Software anzupassen und Mitarbeitende zu schulen, wird unweigerlich mit erhöhtem Aufwand konfrontiert. Die sinnvollere Strategie ist ein frühzeitiger, schrittweiser Einstieg.

Dabei muss die Einführung der E-Rechnung kein Mammutprojekt sein. Moderne Branchenlösungen wie die WDV2024 TEAM bringen die erforderlichen Funktionen bereits mit – von der Erstellung strukturierter Rechnungen über den Versand bis hin zur GoBD-konformen Archivierung. Entscheidend ist weniger die Technik als der Blick auf bestehende Abläufe: Wie erfolgt die Rechnungslegung heute? Wo werden Belege geprüft und freigegeben? Wie werden Eingangsrechnungen bearbeitet? Und an welchen Stellen entstehen aktuell Zeitverluste oder Fehlerquellen?

Prozessorientierte Implementierung ist wichtig

In integrierten Systemlandschaften erfolgt die Rechnungserstellung medienbruchfrei auf Basis vorgelagerter Prozessdaten. Eingehende Belege werden automatisch erkannt, ausgelesen und mandantenbezogen archiviert. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung liefern die notwendigen Informationen, ohne dass Daten manuell erfasst werden müssen. Verschlüsselung und revisionssichere Archivierung sorgen für Schutz, Nachvollziehbarkeit und Rechtskonformität. Entscheidend ist, dass die Lösung zu den Abläufen im Unternehmen passt – nicht umgekehrt.

Fest steht: 2027 kommt. Und ebenso sicher ist, dass rückblickend kaum jemand bedauern wird, den Umstieg auf die E-Rechnung frühzeitig vorbereitet zu haben. Die elektronische Rechnung ist keine bürokratische Idee, sondern ein praxisnahes Werkzeug, das im Arbeitsalltag Zeit spart und Prozesse stabilisiert. Wer sie rechtzeitig einführt, gewinnt organisatorische und wirtschaftliche Spielräume.

Das Fazit ist klar: Die Frage lautet nicht, ob die E-Rechnung umgesetzt werden sollte. Entscheidend ist, ob sie strukturiert vorbereitet wird – oder ob später improvisiert werden muss. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, aus einer gesetzlichen Pflicht einen echten Vorteil zu machen.