Risikomanagement in der jährlichen Bestandsaufnahme

Die Inventur ist für Unternehmen eine regulatorische Pflicht mit operativem Risiko. Ein fehlerhafter Datenexport oder der Verlust physischer Zähllisten gefährdet die steuerliche Anerkennung und kann zu Sanktionen führen. COSYS Ident GmbH minimiert diese Risiken durch eine volldigitale Erfassung, die menschliche Fehlerquellen systematisch ausschließt.

Digitale lückenlose Dokumentation nach GoBD-Standard

Der ganzheitliche Ansatz von COSYS vereint High-End-Hardware, intelligente Software und Experten-Support zu einem stabilen Ökosystem. Das System stellt die Unveränderbarkeit jedes Datensatzes sicher:

• Hybride Datensynchronisation: Die Inventur App speichert Daten lokal und synchronisiert diese automatisch mit dem Backend. Dies verhindert Datenverlust in Funklöchern oder komplexen Lagerstrukturen.
• Zentraler COSYS WebDesk: Alle Informationen werden im WebDesk Zeitstempel, Benutzer-ID und Geräte-ID werden für jeden Scan protokolliert, was die Nachvollziehbarkeit für Wirtschaftsprüfer garantiert.
• Sichere Cloud-Infrastruktur: Das Hosting in deutschen Rechenzentren gewährleistet tägliche Backups und eine sofortige Datenverfügbarkeit über den gesamten Prozesszeitraum.

Integrität an der Quelle: Fehlervermeidung im Scan-Prozess

Der entscheidende Vorteil liegt in der Validierung der Daten bereits am Ort des Geschehens. Durch vorkonfigurierte MDE-Geräte (z. B. Zebra, Datalogic oder Honeywell) aus dem COSYS-Mietpool wird eine nahtlose Anbindung an ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics ermöglicht. Die Datensicherung beginnt somit nicht erst im Büro, sondern direkt am Regal.

Operative Effizienz und finanzielle Revisionssicherheit

Unternehmen profitieren von einer signifikanten Beschleunigung und rechtlichen Absicherung:

• Minimierung des Ausfallrisikos: Bei Hardware-Defekten sorgt ein Vorabaustausch-Service für Ersatzgeräte. Bereits synchronisierte Daten bleiben im WebDesk sicher gespeichert, sodass der Betrieb ohne Stillstand fortgesetzt wird.
• Echtzeit-Transparenz für die Inventurleitung: Soll-Ist-Vergleiche und Differenzlisten können während der laufenden Zählung eingesehen werden. Anomalien lassen sich sofort korrigieren, was teure Nachinventuren verhindert.

Zukunftssichere Inventur als digitaler Standard

Digitale Prozessführung ist das Rückgrat moderner Logistik. Mit COSYS wandelt sich die Bestandsaufnahme von einer risikobehafteten Pflichtaufgabe zu einem effizienten Prozess, der höchsten Revisionsansprüchen genügt und die Datenintegrität nachhaltig sichert.

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