Allgemeiner Einstieg / Problemstellung

Die Eingangspostbearbeitung spielt in Industriebetrieben eine weit größere Rolle, als es auf den ersten Blick scheint. Täglich treffen zahlreiche Sendungen ein, darunter wichtige Dokumente, Produktionsunterlagen, Ersatzteile, technische Mustersendungen oder Lieferscheine. Diese Post muss nicht nur zügig erfasst, sondern auch zuverlässig an die richtigen Abteilungen, Werkhallen oder Ansprechpartner weitergeleitet werden. Doch in vielen Betrieben sind die Prozesse noch immer stark manuell geprägt. Unübersichtliche Listen, fehlende Nachweise oder Verzögerungen bei der Weitergabe führen dazu, dass wichtige Sendungen im Alltag übersehen werden oder verspätet eintreffen.

Mit zunehmender Komplexität in der Industrie, anspruchsvollen Lieferstrukturen und hohen Anforderungen an Transparenz und Compliance geraten traditionelle Poststellen schnell an ihre Grenzen. Unternehmen benötigen Lösungen, die Geschwindigkeit, Übersichtlichkeit und Sicherheit vereinen und gleichzeitig den internen Aufwand reduzieren. Genau an diesem Punkt setzen moderne digitale Systeme an, die eine vollständig nachvollziehbare und effiziente Eingangspostbearbeitung ermöglichen.

COSYS als Lösungsanbieter

COSYS bietet ein solches digitales System für die Eingangspostbearbeitung. Die Lösung umfasst den WebDesk als Verwaltungsoberfläche sowie eine mobile App für die operative Erfassung. Die App funktioniert geräte- und herstellerunabhängig und kann auf MDE-Geräten, Smartphones oder Tablets genutzt werden. Alle eingehenden Sendungen werden mobil erfasst. Erfasst werden dabei unter anderem Pakete, Briefe, interne Sendungen, Gefahrgut, Proben oder Muster. Über die App erfolgt die Zuordnung zu Mitarbeitern oder Abteilungen. Die digitale Dokumentation erfolgt direkt in der Software.

Digitalisierter Prozessablauf

Der Prozess der Eingangspostbearbeitung startet mit der Annahme der Eingangspost am zentralen Postpunkt. Zunächst werden alle eingehenden Sendungen über die mobile App gescannt. Mit der COSYS Software werden alle relevanten Informationen zu den Sendungen erfasst und gespeichert. Dies können unter anderem Absender, Empfänger oder Verpackungseinheit sein. Neben diesen Informationen können auch Fotos erfasst werden. Nach einer definierten Statusänderung wird automatisch eine Benachrichtigung an die Empfänger versendet. In dieser Benachrichtigung stehen der aktuelle Status sowie Abhol- oder Weiterleitungsinformationen.

Im nächsten Schritt erfolgt die interne Weiterverteilung. Die COSYS Software unterstützt nicht nur die Verteilung an klassische Bürobereiche, sondern auch die Auslieferung direkt in Werkhallen, Produktionsbereiche, Montagezonen oder technische Abteilungen. Dadurch wird der innerbetriebliche Transport vollständig digital begleitet und dokumentiert. Zusteller sehen in der App exakt, wohin welche Sendung geliefert werden muss, inklusive Hallenbereichen, Toren, Arbeitsplätzen oder Maschinenstandorten. Jede Übergabe wird per Scan und optionaler Unterschrift bestätigt.

Auf Wunsch können auch Smart Locker in den Ablauf integriert werden. Die Übergabe erfolgt dann durch Einlagerung in ein entsprechendes Fach. Nach der Einlagerung erhalten die Empfänger automatisch eine Benachrichtigung mit ihrem individuellen Abholcode. Wird der Code am Smart Locker gescannt, öffnet sich automatisch das richtige Fach. Gleichzeitig werden alle Statusänderungen lückenlos in der COSYS Software gespeichert, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. So wird der gesamte Prozess von der Annahme bis zur Auslieferung in Büros, Werkhallen und Produktionsanlagen vollständig digitalisiert und transparent nachvollziehbar.

Transparenz und Auswertungen

Direkt in COSYS kann Business Intelligence (BI) integriert werden. Über das integrierte Dashboard erhalten Verantwortliche Zugriff auf umfassende Auswertungen. Dazu zählen unter anderem angenommene Pakete, Beschädigungsquote, Durchlaufzeiten oder Top-Empfänger. In großen Industrieunternehmen unterstützen die BI-Auswertungen gezielt bei der Prozessoptimierung. Außerdem werden Engpässe und die Ressourcenauslastung identifiziert.

Vorteile für Industrieunternehmen

Die Digitalisierung der Eingangspost bringt Industrieunternehmen zahlreiche Vorteile. Die Sendungsverfolgung wird vollständig transparent und Verluste werden effektiv verhindert. Automatisierte Prozesse und Smart Locker entlasten die Poststelle spürbar. Abläufe zwischen Lager, Produktion und Verwaltung werden optimiert. Die digitale Dokumentation steigert Sicherheit und Nachweisbarkeit. Die Software ist skalierbar und kann problemlos auch in Konzernen mit mehreren Standorten eingesetzt werden.

Abschluss

COSYS ist Ihr zuverlässiger Partner für industrielle Postprozesse und Digitalisierung. Die Software lässt sich flexibel in bestehende IT-Strukturen integrieren. Bei Interesse an einer Präsentation, einem Test oder einer Beratung kontaktieren Sie uns gerne persönlich über die Telefonnummer +49 (0)5062 900 0, die E-Mail anfrage@cosys.de, unser Kontaktformular oder den Live-Chat auf unserer Webseite.