Seit ihrer Gründung vor bald 40 Jahren hat sich die Buhmann Pac Solutions von einem kleinen Lohnfertiger zu einem mittelständischen Spezialisten für innovative Verpackungsmaschinen entwickelt, vor allem für Abnehmer aus der Lebensmittelindustrie. Diese erhalten von dem aufstrebenden Unternehmen aus dem Allgäu schlüsselfertige Endverpackungs-, Abfüll- und Automatisierungsanlagen aus einer Hand, die kundenspezifisch auf die diversesten Anforderungen hin zugeschnitten werden können. Die Individualisierung der Verpackungslinien ist einer der Erfolgsfaktoren Buhmanns und wird dadurch erreicht, dass sich die bewährten Standardmaschinen mittels Baukastensystem um verschiedene, jeweils optimal passende Automatisierungslösungen ergänzen lassen. Das Produktspektrum umfasst beispielsweise Produktvereinzelungs- oder Misch- und Sortieranlagen, Sammelpacker für Tray- und Wrap-Around-Kartons sowie Abfüllanalgen für fließfähige Produkte. Dabei kann es sich um sehr lange Linien mit fünf bis sechs Pickern oder auch um sehr kompakte Kartoniermaschinen handeln.

Buhmann hinterfragt seine eigene Ablauforganisation stetig. Die eingesetzte DOS-basierte Geschäftssoftware, mit der die Prozesse lange Zeit gesteuert worden waren, hatte aufgrund fehlender Weiterentwicklung des Herstellers ihren Zenit überschritten. Als dann der interne ERP-Verantwortliche in Rente ging, musste Buhmann rechtzeitig ein zukunftsfähiges ERP-System einführen. Am Ende eines ausgiebigen, 2016 gestarteten Auswahlprozesses entschieden sich die Verantwortlichen des 120 Mitarbeiter starken Mittelständlers schließlich für das Multi-Projektmanagement-System ams.erp von der ams.Solution AG.

Suche nach zukunftsfähigem ERP-System

Die Durchführung des Projekts lag maßgeblich in den Händen von Andreas Dornacher, der nach dem Wirtschaftsingenieurstudium 2014 als Assistent der Geschäftsleitung bei Buhmann begonnen hatte und bereits von Beginn an einige interne Optimierungsprojekte durchgeführt hatte. Über diesen Weg stieg er in den Prozess der ERP-Neuausrichtung ein, den er von der Evaluierung über die Implementierung bis hin zur Nachbetreuung und zur stetigen Weiterentwicklung im laufenden Betrieb federführend begleitet.

Da für die bayerischen Verpackungsspezialisten die Umsetzung der jeweiligen Kundenwünsche oberste Priorität besitzt, sind die Anlagen entsprechend individuell. Um die sich hieraus ergebenden Anforderungen im Konstruktions- und Fertigungsprozess effizient zu meistern, suchten die Verantwortlichen einen Software-Partner, der neben einer durchgängigen, auf die Losgröße 1+ zugeschnittenen Standardlösung auch die passende Branchenexpertise mitbringt.

Dass die Entscheidung letztlich zugunsten von ams.erp ausfiel, ist vor diesem Hintergrund kein Zufall, denn der Anforderungskatalog an die Funktionalitäten des neuen Systems war lang und klar formuliert: 850 Punkte umfasste die Liste des Sondermaschinenbauers, darunter für einen Einzelfertiger so grundlegende Aspekte wie die wachsende Stückliste. Konstruktion und Fertigung können parallel zueinander erfolgen, wodurch es beispielsweise möglich wird, Beschaffungsprozesse bereits in Gang zu setzen, während die endgültige Ausprägung des Produktes noch Änderungen unterliegen kann.

„Die erwähnten 850 Punkte haben wir zusammen mit dem externen Beratungshaus Trovarit erstellt, das uns von der Prozessanalyse bis zur Systemauswahl phasenweise begleitete“, sagt Andreas Dornacher. Die externe Unterstützung sollte sicherstellen, dass im gesamten Unternehmen Einigkeit darüber herrschte, welche Ziele mit der neuen Software erreicht werden sollten. Und, dass man einen Partner auf Augenhöhe findet, der ein solches Projekt in einem vorab definierten Zeit- und Budgetrahmen bewältigen kann.

Meiste Übereinstimmungen bei ams.erp

„Nach einer gemeinsamen Grobanalyse mit Trovarit führten wir selbstständig eine Detailanalyse unserer Prozesse durch. Daraufhin definierten wir im Rahmen eines Workshops wiederum mit Trovarit die Punkte für unser Lastenheft“, skizziert der Projektleiter das Vorgehen. Anhand dieser Punkte filterte Trovarit über sein Tool „IT-Matchmaker“ 16 potenziell passende Anbieter heraus. Nach einer Nutzwert- und Kostenanalyse sowie einer Bewertung der Standardfunktionalitäten blieben sechs Systemanbieter übrig, die bei Buhmann präsentierten. Drei von ihnen waren bereits nach einer ersten Ansicht der Oberfläche und der Handhabung aus dem Rennen. Die restlichen drei wurden erneut zu jeweils eintägigen Workshops ins Haus eingeladen. „Im gesamten Key User-Team, das ebenso wie die Fachabteilungen von Beginn an in den Evaluierungsprozess involviert war, arbeiteten wir dann die für uns besonders wichtigen Funktionalitäten heraus. Die meisten Übereinstimmungen gab es bei ams.erp“, berichtet Andreas Dornacher.

Der Stücklistenübertrag aus dem PDM-System (MaxxDB) ins ERP-System erwies sich als ein essentieller Punkt. Als noch wichtiger erachteten der Projektleiter und die Key User die Möglichkeiten der effizienten integrierten Projektplanung (Modul „Strategische Planung“) und die mitlaufende Kalkulation, die jederzeit eine Übersicht zum aktuellen Stand des Projekts ermöglicht.
„Alle diese Punkte konnten wir mit ams.erp umsetzen, was unsere Prozesse insgesamt transparenter macht. Wir hatten zuvor weder eine mitlaufende Kalkulation noch ein integriertes Projektplanungstool. Den aktuellen Projektstatus einzusehen, war mit den Insellösungen bestehend aus verschiedenen MS-Office-Dokumenten und DOS-basierten ERP-Daten sowie den PDM-Stücklisten nur sehr grob und mit viel Handarbeit möglich“, schildert Andreas Dornacher die Knackpunkte.

Konsequente Verknüpfung der Daten

Projektpläne wurden vor der Implementierung von ams.erp in Excel geführt, die nicht mit dem ERP-System verknüpft waren. Dieses Vorgehen kostete viel Zeit und produzierte Fehler. Heute hingegen sind alle relevanten Daten miteinander verlinkt: Die Eingaben im Projektplan haben direkte Auswirkungen auf die Terminierung der Stücklisten und die Kapazitätsplanung der Fachabteilungen, was natürlich ein sauberes Arbeiten und ein konsequentes Einhalten der Prozesse seitens der Mitarbeiter erfordert.

Spätestens an dieser Stelle wird es in vielen ERP-Projekten brisant, wenn sich nämlich gewohnte Arbeitsabläufe verändern oder wenn zusätzliche Eingaben vermeintliche Mehrarbeit verursachen, deren positive Effekte sich den Mitarbeitern nicht sofort erschließen. Dies war bei Buhmann nicht der Fall. Im Gegenteil: Eine Mitarbeiterbefragung vor Projektstart hatte zutage gebracht, dass die Einführung einer durchgängigen ERP-Software mehrheitlich sogar gewünscht war. „Vor diesem Hintergrund waren die meisten Mitarbeiter von Beginn an motiviert“, berichtet der Projektleiter. „Natürlich gab es vereinzelt die ganz normalen Umstellungsschwierigkeiten, jedoch keinerlei generelle Ablehnung wie es so oft von Projekten dieser Art zu hören ist.“

Die Implementierung von ams.erp begann im Mai 2017, der Echtstart erfolgte ein Jahr später im Mai 2018. Die Prozessanalyse und Systemauswahl mit Trovarit hatten zuvor ebenfalls zwölf Monate gedauert. Im Einsatz befinden sich die ams.erp-Standardkomponenten, dazu die das ams-interne Planungs-Tool als wichtiges Instrument zur langfristigen Kapazitätsplanung sowie die Zeiterfassung ams.time und auch ams.bi, zumeist für Analysen und Ad-hoc-Auswertungen sowie für ein strukturiertes Berichtwesen. Zudem werden die Auftrags- und Stammstücklisten aus dem PDM-System MaxxDB über eine Schnittstelle direkt in ams.erp eingespeist.

Nur sehr geringe Anpassungen

Das Rechnungs- und Finanzwesen ams.finance wurde bislang noch nicht implementiert. Stattdessen gibt es eine einbahnige Schnittstelle zu Datev, um das Zahlenwerk bei einem Releasewechsel mit Datev und ams.erp gegenprüfen zu können. „Aufgrund neuer Datenstrukturen im ERP-System haben wir diese Rückfallebene bewusst gewählt“, erläutert Andreas Dornacher.

Ein angedachter, größerer Releasewechsel sollte reibungslos vonstattengehen, weil das System annähernd komplett im Standard belassen wurde. Im Rahmen der sogenannten Geschäftsprozessmodellierung (GPM), die ams standardmäßig jedem ERP-Projekt voranstellt, ergab sich, dass software-seitig keine großen Umstrukturierungen in der Aufbauorganisation notwendig waren, demzufolge auch keine Zusatzprogrammierung. Dazu Andreas Dornacher: „Wir haben nur sehr geringe Anpassungen vorgenommen. Zu 98 Prozent sind wir im Standard geblieben, welche wir mit internen Ressourcen sowie mit ams-Unterstützung stetig weiterentwickeln.“

Der größte Nutzen von ams.erp besteht für ihn bislang in der deutlichen Reduzierung der vormaligen Insellösungen, was die Abbildung der Kernprozess des Unternehmens dank der Durchgängigkeit erheblich transparenter macht – von der Anfrage bis zur Lieferung. „Wir erstellen die Vorkalkulation im ERP-System, übergeben die Budgetdaten ins Projektmanagement. Der Projektleiter erfasst dann über das ams-Planungsmodul die Aktivitäten für das Projekt. Bei der Abwicklung der Prozessschritte in ams.erp sind wir bereits sehr weit“, bekräftigt Andreas Dornacher: „Die mitlaufende Kalkulation und die Nachkalkulation sind transparent und auf Knopfdruck verfügbar. Auch die Auswertungsmöglichkeiten mit ams.bi funktionieren sehr gut.“ Gerade arbeitet der Projektleiter daran, auch die technische Auftragsabwicklung noch mehr in der Software zu integrieren und die interne Organisation so anzupassen, dass sich noch mehr Nutzen aus der Software ziehen lässt. „Die Software bietet noch viel Potential, das wir noch nicht ganz ausschöpfen. Das ist unsere Aufgabe für die Zukunft.“

Rückblickend betrachtet spielte für Andreas Dornacher neben der Abdeckung aller geforderten Funktionalitäten ein weiterer, nicht zu unterschätzender Faktor eine entscheidende Rolle für das Gelingen des ERP-Projekts: die Kompetenz der ams-Berater. Da er selbst das System vorher nicht kannte, musste sich der ERP-Verantwortliche möglichst schnell in die neue Software hineindenken. Gleichzeitig mussten die Prozesse aufeinander abgestimmt werden. „Vor diesem Hintergrund ist es natürlich sehr wichtig, kompetente Ansprechpartner zu haben, die unser Geschäft verstehen“, schließt er. Dies gilt natürlich auch für die geplanten Erweiterungen der Software.