Das System gewährleistet die Revisionssicherheit der Daten und unterstützt die Einhaltung der GoBD-Richtlinien für den Jahresabschluss.

Bilanzielle Sicherheit bei fortlaufendem Produktionsbetrieb

In der industriellen Fertigung bietet die permanente Inventur eine methodische Alternative zur Stichtagsinventur. Sie ermöglicht die Verteilung der Bestandsaufnahme über das gesamte Geschäftsjahr, was personelle Ressourcen schont und Betriebsunterbrechungen vermeidet.

Die softwaregestützte Dokumentation stellt sicher, dass alle Zählvorgänge für Wirtschaftsprüfer lückenlos nachvollziehbar und manipulationssicher archiviert sind.

Datenerfassung und Validierung industrieller Komponenten

Die Inventur-App verarbeitet spezifische Identifikationsmerkmale wie Chargennummern, Seriennummern und NVE (SSCC). Diese Merkmale sind für die Rückverfolgbarkeit im Maschinenbau sowie für die eindeutige Zuordnung im Inventurprozess erforderlich.

• Plausibilitätsprüfung: Die Software vergleicht Scandaten in Echtzeit mit den vorhandenen Stammdaten im Backend.
• Fehlerprävention: Bei Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand fordert das System eine sofortige Nachzählung an, bevor der Datensatz finalisiert wird.
• Datendokumentation: Jeder Erfassungsvorgang wird mit einem Zeitstempel und einer Benutzerkennung protokolliert.

Nahtlose ERP-Anbindung und Datensynchronisation

Ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Verfahrens ist die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. COSYS fungiert hierbei als Middleware, die den Informationsfluss zwischen der physischen Zählung und der kaufmännischen Software sicherstellt.

• Bidirektionaler Datenaustausch: Stammdaten und Zählaufträge werden vom ERP-System an die Mobilgeräte übertragen, während die erfassten Ergebnisse direkt zurückfließen.
• Standard-Schnittstellen: Die Lösung bietet Anbindungen an marktführende Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, ProHandel, Advarics, TopM und Sage.
• Automatisierte Verbuchung: Nach der Validierung im WebDesk können die Inventurdaten für die finale Bestandsbuchung im ERP-System bereitgestellt werden. 

Technische Schnittstellen und Infrastruktur

• Hardware-Optionen:
  Zum Einsatz kommen professionelle MDE-Geräte im Mietmodell von Herstellern wie Zebra, Honeywell oder Datalogic, die für Umgebungen mit hoher Scanintensität ausgelegt sind.
  Alternativ ist ein BYOD-Ansatz möglich, bei dem vorhandene Smartphones oder MDE-Geräte des Kunden integriert werden.
• Konnektivität:
  Die Apps verfügen über eine Hybrid-Logik, die eine Datenerfassung auch ohne aktive Netzwerkverbindung im Offline-Modus ermöglicht.
• WebDesk-Backend:
  Die zentrale Verwaltung der Zählaufträge sowie die Generierung von Differenzprotokollen erfolgt über eine browserbasierte Plattform.

Konformität nach GoBD-Standard

Die digitale Protokollierung aller Zählprozesse bildet die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung. Da das System jeden Zugriff und jede Änderung dokumentiert, wird die geforderte Transparenz für externe Audits erreicht. Die permanente Inventur wird somit zu einem validierten Bestandteil des internen Kontrollsystems.

Fazit

Die softwaregestützte permanente Inventur bietet im Maschinenbau eine rechtssichere Grundlage für die Bestandsbewertung. COSYS liefert die notwendige Infrastruktur für eine prüfungskonforme Dokumentation der physischen Bestände.

Für Informationen zur technischen Integration und zum Ablauf der permanenten Inventur steht eine Fachberatung zur Verfügung.

Alternativ können Sie unsere kostenlose Inventur-Demo-App für Android und iOS herunterladen.