Eine strukturierte Inventur-Checkliste hilft dabei, die wesentlichen Aufgaben rechtzeitig einzuplanen. Sie umfasst die drei zentralen Phasen einer Inventur: Vorbereitung, Zählung und Nachbearbeitung.

Die folgende Übersicht dient als praktische Grundlage für die eigene Planung und lässt sich an Branche, Unternehmensgröße und Inventurmethode anpassen.

Phase 1: Wie die Inventur vorbereitet werden sollte

Der größte organisatorische Hebel liegt vor dem Stichtag. Folgende Punkte sollten rechtzeitig geklärt und vorbereitet werden:

• Inventurmethode festlegen: Soll die Inventur als Stichtagsinventur, verlegte Inventur oder permanente Inventur durchgeführt werden? Die gewählte Methode beeinflusst Zeitplan und Organisation.
• Termin bestimmen: Der Zähltermin sollte möglichst mit dem betrieblichen Ablauf sowie umsatz- oder produktionsschwächeren Zeiträumen abgestimmt werden.
• Artikelstammdaten prüfen: Veraltete Datensätze, Dubletten und fehlerhafte Barcodes sollten bereinigt werden, damit erfasste Artikel mit den vorgesehenen Stammdaten abgeglichen werden können.
• Zählbereiche definieren: Verkaufsflächen, Lagerzonen und Sonderbereiche müssen klar abgegrenzt sein, damit Doppel- und Nichterfassungen reduziert werden.
• Personal einteilen: Bereits vorab sollte feststehen, wer zählt, wer kontrolliert und wer die Inventurleitung übernimmt.
• Technik bereitstellen: MDE-Geräte, Inventursoftware und benötigte Daten sollten rechtzeitig vorbereitet und getestet werden.
• Bestände vorbereiten: Offene Wareneingänge, Retouren und Umlagerungen sollten soweit möglich verbucht und die Flächen zählfähig gemacht werden.
• Mengenlogik festlegen: Für Gebinde, Anbruchpackungen und Teilmengen müssen einheitliche Erfassungsregeln gelten.

Der COSYS Inventurservice kombiniert MDE-Leihgeräte, Inventursoftware und Support für Unternehmen, die ihre Stichtagsinventur mit eigenem Personal durchführen. Die Geräte werden einsatzbereit mit der benötigten Inventur-App und den vorgesehenen Stammdaten bereitgestellt. Dadurch reduziert sich der technische Vorbereitungsaufwand.

Phase 2: Was während der Zählung beachtet werden sollte

Am Zähltag unterstützt ein klarer Ablauf die einheitliche und kontrollierbare Erfassung:

• Strukturiert starten: Geräte ausgeben, Zählbereiche zuweisen und Zuständigkeiten nochmals eindeutig kommunizieren.
• Zählbereiche systematisch bearbeiten: Die Erfassung sollte anhand der festgelegten Flächen- oder Zählplatzstruktur erfolgen.
• Einheitlich erfassen: Alle Mitarbeitenden wenden dieselben Vorgaben für Mengen, Gebinde und Teilmengen an.
• Artikel per Barcode identifizieren: Gescannte Artikel können mit dem hinterlegten Artikelstamm abgeglichen werden, wodurch manuelle Eingabefehler reduziert werden.
• Fortschritt zentral verfolgen: Über den COSYS WebDesk wird sichtbar, welche Bereiche bereits bearbeitet wurden und wo noch offene Positionen bestehen.
• Auffälligkeiten prüfen: Mengenabweichungen können während der laufenden Inventur gezielt kontrolliert werden, um eine fehlerfreie Datenbasis für die spätere Bewertung im ERP-System sicherzustellen.
• Kontrollzählungen durchführen: Strukturierte Erst- und Zweitzählungen helfen dabei, Abweichungen bestimmten Artikeln oder Zählplätzen zuzuordnen.

So lassen sich offene Bereiche und möglicher Nachzählbedarf erkennen, solange das Personal noch vor Ort ist.

Phase 3: Wie die Nachbearbeitung strukturiert wird

Die Inventur endet nicht mit dem letzten Scan. Auch für die Nachbereitung sollten klare Arbeitsschritte vorgesehen werden:

• Vollständigkeit kontrollieren: Prüfen, ob alle vorgesehenen Zählbereiche bearbeitet und Kontrollzählungen abgeschlossen wurden.
• Differenzen analysieren: Auffällige Mengenpositionen nach Standort, Artikel oder Zählplatz filtern und gezielt untersuchen.
• Inventurergebnisse übergeben: Die gezählten Mengen werden abhängig von der definierten Schnittstelle für die Weiterverarbeitung und abschließende Bewertung im ERP– oder Warenwirtschaftssystem bereitgestellt.
• Auswertungen und Protokolle erstellen: Je nach Projektkonfiguration können Summen-, Kurz- oder Zählplatzprotokolle exportiert und für interne Anforderungen weiterverwendet werden.
• Erkenntnisse dokumentieren: Wiederkehrende Differenzen, problematische Zählbereiche und organisatorische Schwachstellen sollten für die nächste Inventur festgehalten werden.
• Inventuren vergleichen: Die Inventurhistorie unterstützt den Vergleich mehrerer Inventuren und macht Entwicklungen über längere Zeiträume sichtbar.

Fazit

Eine gute Inventur-Checkliste sorgt dafür, dass organisatorische und technische Aufgaben nicht erst am Stichtag geklärt werden müssen. Viele typische Fehlerquellen lassen sich reduzieren, wenn Vorbereitung, Zählung und Nachbearbeitung als zusammenhängender Prozess geplant werden.

Der COSYS Inventurservice unterstützt die technischen Bestandteile dieses Ablaufs mit vorkonfigurierten MDE-Leihgeräten, Inventursoftware, COSYS WebDesk und fachlichem Support. Das Unternehmen behält die Zählung beim eigenen Personal und erhält gleichzeitig eine strukturierte Grundlage für Durchführung, Kontrolle und Auswertung.

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