Wenn Lieferscheine nicht mit dem Versandprozess verbunden sind

Ein typischer Ablauf sieht so aus: Der Auftrag wird im ERP-System verwaltet, die Mitarbeiter kommissionieren die Ware im Lager und der Lieferschein wird unabhängig davon über einen Büroarbeitsplatz oder zentralen Drucker ausgegeben. Anschließend muss geprüft werden, welches Dokument zu welcher Lieferung gehört.

Gerade im Baustoffhandel ist diese Trennung problematisch. Aufträge können zahlreiche Positionen, unterschiedliche Mengeneinheiten und mehrere Packstücke umfassen. Hinzu kommen Teillieferungen, kurzfristige Auftragsänderungen oder parallele Baustellenlieferungen. Je mehr Aufträge gleichzeitig bearbeitet werden, desto schwieriger wird die manuelle Zuordnung.

Die Folge sind Suchzeiten, Rückfragen und zusätzliche Kontrollschritte. Ein falsch zugeordneter Lieferschein kann zudem die Übergabe der Lieferung erschweren und im Nachgang zusätzlichen Abstimmungsaufwand verursachen.

Lieferscheindruck als Bestandteil der Kommissionierung

Der Lösungsansatz besteht darin, den Lieferscheindruck direkt mit dem digitalen Kommissionierungsprozess zu verbinden. Der Auftrag wird dabei nicht nur als Druckauftrag betrachtet, sondern während der Bearbeitung eindeutig mit Ware, Mengen und Versandstatus verknüpft.

Der Mitarbeiter erhält den Auftrag mobil, scannt Artikel und gegebenenfalls Lagerplatz und bestätigt die entnommenen Mengen. Sobald der definierte Bearbeitungsstatus erreicht ist, kann der nächste Prozessschritt ausgelöst werden. Dazu gehört auch die Ausgabe des zugehörigen Lieferscheins.

Damit entsteht eine klare Kette:

Auftrag → Kommissionierung → Kontrolle → Lieferscheindruck → Versand

Die Dokumente werden nicht mehr unabhängig vom tatsächlichen Lagerprozess behandelt.

Barcode und MDE-Geräte liefern die notwendigen Prozessdaten

Die technische Grundlage bildet die mobile Datenerfassung. Barcodes ermöglichen es, Artikel, Aufträge oder Packstücke eindeutig zu identifizieren. Über ein MDE-Gerät oder ein geeignetes Smartphone werden Informationen direkt am Lagerplatz erfasst.

Das reduziert manuelle Eingaben und stellt gleichzeitig Prozessdaten bereit. Die Lagerverwaltung weiß beispielsweise, welche Positionen bereits kommissioniert wurden und welcher Auftrag noch bearbeitet werden muss.

Diese Daten können anschließend für Folgeprozesse genutzt werden. Neben dem Lieferscheindruck lässt sich beispielsweise auch der Druck von Versandlabels anstoßen. Auf diese Weise werden Dokumentation und Kennzeichnung des Versandguts miteinander verknüpft.

Entscheidend ist dabei nicht der Barcode selbst, sondern seine Funktion im Prozess: Der Scan schafft einen eindeutigen Bezug zwischen physischer Ware und digitalem Auftrag.

COSYS verbindet Kommissionierung und Lieferscheindruck

Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware lässt sich dieser Prozess durch mobile Kommissionierung und zentrale Verwaltung abbilden. Mitarbeiter bearbeiten Aufträge über die mobile Anwendung und erfassen die relevanten Warenbewegungen direkt im Lager. Der COSYS WebDesk dient als zentrale Oberfläche für Verwaltung und Nachbearbeitung.

Das Modul Kommissionierung kann dabei als Bindeglied zwischen Auftrag und Versand dienen. Nach der Bearbeitung des Auftrags stehen die erfassten Prozessinformationen für die weiteren Arbeitsschritte zur Verfügung. Der Lieferscheindruck kann entsprechend des definierten Workflows mit dem Auftrag verbunden werden. Zusätzlich lässt sich der Druck von Versandlabels integrieren.

Die Lösung muss dabei nicht zwangsläufig das vorhandene ERP-System ersetzen. Auftrags- und Artikeldaten können über geeignete Schnittstellen oder Datenimporte übernommen werden. Die Lagerverwaltung ergänzt damit die bestehende Systemlandschaft um die mobile Prozesssteuerung und Datenerfassung.

Praxisbeispiel: Baustofflieferung an eine Baustelle

Ein Kunde bestellt mehrere Baustoffe für eine Baustelle. Der Auftrag wird aus dem bestehenden System an die Lagerlösung übergeben. Der Kommissionierer erhält den Auftrag auf seinem MDE-Gerät und scannt die benötigten Artikel während der Entnahme.

Eine Abweichung wird direkt bei der Bearbeitung erkannt, statt erst bei einer späteren Kontrolle aufzufallen. Nach Abschluss der Kommissionierung wird der Auftrag als versandbereit gekennzeichnet. Der zugehörige Lieferschein kann daraufhin für die Übergabe ausgegeben werden. Für einzelne Packstücke lassen sich zusätzlich Versandlabels drucken.

Der Mitarbeiter muss dadurch nicht zunächst einen Stapel ausgedruckter Dokumente durchsuchen und anschließend manuell feststellen, welcher Lieferschein zur zusammengestellten Ware gehört. Auftrag und Versanddokument bleiben im digitalen Prozess miteinander verknüpft.

Was bringt automatisierter Lieferscheindruck?

Der konkrete Nutzen entsteht vor allem durch die Beseitigung unnötiger manueller Zwischenschritte. Mitarbeiter müssen weniger Dokumente suchen, zuordnen und nachbearbeiten. Gleichzeitig verbessert sich die Nachvollziehbarkeit des Versandprozesses.

Für Baustoffhändler ergeben sich insbesondere:

• weniger manueller Zuordnungsaufwand
• geringere Fehlerquellen bei Kommissionierung und Versand
• schnellere Bereitstellung von Lieferscheinen
• bessere Transparenz über den Auftragsstatus
• nachvollziehbare Prozessdaten
• weniger Medienbrüche
• integrierter Druck von Versandlabels
• bessere Skalierbarkeit bei steigendem Auftragsvolumen

Der Effekt ist besonders relevant, wenn täglich zahlreiche Lieferaufträge parallel bearbeitet werden. Entscheidend ist dabei, dass der Lieferscheindruck nicht isoliert automatisiert wird, sondern Teil eines durchgängigen Versandprozesses ist.

Automatisierter Lieferscheindruck beginnt im Lager

Wer den Lieferscheindruck im Baustoffhandel automatisieren möchte, sollte deshalb nicht beim Drucker beginnen, sondern beim Prozess. Erst wenn Auftrag, Kommissionierung, Ware und Versand eindeutig miteinander verbunden sind, lässt sich die Dokumentausgabe sinnvoll automatisieren.

COSYS setzt hierfür auf die Kombination aus mobiler Datenerfassung, Lagerverwaltungssoftware, Kommissionierung und zentraler Prozessverwaltung. So wird aus dem manuellen Drucken und Zuordnen ein digital unterstützter Versandprozess.

Sie möchten den Prozess selbst testen? Die COSYS Demo Apps im Google Playstore und Apple Appstore geben einen ersten Einblick in die mobile Datenerfassung.

Für eine individuelle Beratung zur Kommissionierung, Lieferscheindruck und Versandlabel-Anbindung erreichen Sie COSYS unter +49 5062 900 0 oder per E-Mail an vertrieb@cosys.de.