Typische Fehlerquellen sind Multipacks und Displays, die als Einzelstück gezählt werden. Artikel mit mehreren Zweitplatzierungen werden doppelt oder gar nicht erfasst, Regale im Filiallager werden vergessen. Importware mit abweichenden Barcodes erschwert die eindeutige Zuordnung zusätzlich.

Welche Folgen haben Inventurdifferenzen im Discount-Handel?

Bei knappen Margen wirken sich fehlerhafte Bestände besonders stark aus. Falsche Zählungen verschlechtern die Datenbasis für Warenwirtschaft, Nachschub und Disposition. Überbestände können zusätzliche Abschriften verursachen, während Fehlbestände die Warenverfügbarkeit während einer Aktionswoche beeinträchtigen.

Auch der Zählaufwand selbst kostet Zeit. Wird außerhalb der Öffnungszeiten gezählt, verlängern Nachzählungen den Einsatz zusätzlich. Eine nachvollziehbare Dokumentation erleichtert deshalb nicht nur die interne Nachbereitung, sondern auch spätere Prüfungen.

Inventur mit eigenem Personal oder mit Dienstleister?

Externe Inventurdienstleister bringen Zählkapazität mit. Sie müssen aber in Filialstruktur, Zählweisen und Sonderfälle eingewiesen werden, der Termin hängt von ihrer Verfügbarkeit ab und für jede Filiale entstehen Reisekosten. Eigene Mitarbeitende kennen Ware und Fläche dagegen aus dem Tagesgeschäft.

Gerade bei kleineren Filialen ist die Inventur mit eigenem Personal deshalb oft wirtschaftlicher, auch bei knapper Besetzung. Entscheidend ist, dass der Aufwand planbar bleibt. Eine einfache Inventur App, einsatzbereite Geräte und klare Zählvorgaben sorgen dafür, dass kleine Teams den Stichtag geordnet bewältigen.

Wie läuft eine digitale Inventur mit COSYS in der Praxis ab?

Vorbereitung: Stammdaten, Zählbereiche und Geräte

Der Artikelstamm wird aus dem ERP übernommen, Zählbereiche werden pro Filiale angelegt. Wer keine eigene Hardware vorhalten möchte, kann Inventurscanner mieten. COSYS liefert MDE-Geräte von Zebra, Honeywell oder Datalogic vorkonfiguriert aus. Das COSYS MDM verwaltet bei Bedarf die Leihgeräte zentral, sodass keine Filiale selbst Einstellungen vornehmen muss.

Erfassung: Zählen auf der Fläche

Die Inventur App führt über eine Zählplatzvorgabe Platz für Platz durch die Filiale, auch durch Kassenzone und Filiallager. Erst- und Zweitzählung werden getrennt erfasst. Artikel ohne Stammdatensatz landen als Findlinge in einer eigenen Liste und gehen nicht verloren.

Kontrolle und Abschluss: Dashboard, Export, ERP

In der Inventur Software zeigt ein Dashboard den Zählstatus jeder Filiale. Mengen- und Werteausreißer lassen sich vor dem Zählabschluss prüfen und gezielt nachzählen, solange das Team noch vor Ort ist. Danach werden die Daten im gewünschten Format exportiert oder ans ERP übergeben. Die Historie bleibt im WebDesk abrufbar, auch für den Wirtschaftsprüfer. Bei Fragen am Stichtag unterstützt der COSYS Support.

Wie hilft KI bei der Auswertung abgeschlossener Inventuren?

COSYS Business Intelligence wertet Prozessdaten wie Zählzeiten, Korrekturen und Differenzen über mehrere Inventuren aus. Ergänzend beantwortet ein Chatbot der COSYS KI Fragen in natürlicher Sprache. Grundlage sind die bereits im WebDesk gespeicherten Inventurdaten. Typische Fragen sind:

• „Welche fünf Filialen hatten bei der letzten Inventur die meisten Nachzählungen?“
• „In welchen Warengruppen weichen Erst- und Zweitzählung am stärksten ab?“
• „Welche Findlinge wurden in mehreren Filialen erfasst?“

Controller und Vertriebsleitung müssen dafür keine Listen manuell filtern. Sie erhalten direkt konkrete Ansatzpunkte für die Planung der nächsten Inventur.

Praxistipp: Erst die unordentlichste Ecke testen

Wählen Sie einige Wochen vor dem Stichtag die schwierigste Fläche einer Pilotfiliale aus, etwa die Kassenzone oder eine Restpostenschütte. Lassen Sie zwei Mitarbeitende den Bereich unabhängig voneinander zählen und vergleichen Sie anschließend die Ergebnisse.

Weichen die Zahlen deutlich voneinander ab, liegt häufig Klärungsbedarf bei Zählregeln, Multipacks, Displays oder Bereichsgrenzen vor. Wird das vorab geklärt, reduziert sich das Risiko, dass sich derselbe Fehler später über mehrere Filialen wiederholt.

Sie möchten Ihre Inventur im Non-Food-Discounter strukturiert, wirtschaftlich und mit eigenem Personal durchführen?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zum Inventurservice für den Einzelhandel, inklusive Inventur App, Inventur Software, MDE-Mietgeräten und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.