Wer diese Komplexität nicht vorab strukturiert, riskiert Nachzählungen, zusätzliche Arbeitszeit und schwer nachvollziehbare Differenzen. Eine sorgfältige Inventurvorbereitung schafft deshalb die Grundlage für eine nachvollziehbare Dokumentation und erleichtert die spätere Prüfung.

Was gehört in einen Inventurplan für Modefilialen?

Ein belastbarer Inventurplan beantwortet drei Fragen: Wo wird gezählt, wer zählt was, und wie wird mit Sonderbeständen umgegangen? Erst wenn diese Punkte schriftlich festgelegt sind, entsteht eine strukturierte Inventur, die sich über alle Filialen hinweg vergleichen lässt.

Zählbereiche und Verantwortlichkeiten festlegen

Jede Filiale sollte in klar definierte Zählbereiche aufgeteilt werden, vom Rundständer auf der Fläche bis zum Regalfach im Lager. Klare Zählbereiche und Zählplätze reduzieren das Risiko von Doppelzählungen und erleichtern die Kontrolle darüber, welche Bereiche bereits bearbeitet wurden.

Für sensible oder auffällige Bereiche können zusätzlich gezielte Kontroll- oder Nachzählungen eingeplant werden.

Sonderbestände eindeutig regeln

Für Kommissionsware, Reservierungen, offene Retouren, Kundenaufträge und Ware an Mannequins muss vorab eindeutig festgelegt werden, ob und in welchem Zählbereich sie erfasst werden.

Entscheidend ist, dass jeder Sonderbestand genau einem definierten Prozess zugeordnet ist. So wird vermieden, dass Ware doppelt gezählt oder vollständig übersehen wird.

Stammdaten und Etiketten prüfen

Fehlende Preisetiketten, überklebte Barcodes oder Vorsaisonware ohne aktiven Stammsatz bremsen jeden Scan. Ein Stammdatenabgleich im Vorfeld reduziert Findlinge spürbar und erleichtert die spätere Abstimmung von Inventurdifferenzen.

Welche Fehler verursachen vermeidbare Inventurdifferenzen?

Nicht jede Differenz lässt sich verhindern, denn Diebstahl und Bruch sind im Modehandel real. Umso wichtiger ist es, hausgemachte Abweichungen auszuschließen, damit die echten Verluste sichtbar werden. Ein häufiger Auslöser ist ein fehlender Buchungsschluss: Werden Wareneingänge oder Umlagerungen noch während der Zählung verbucht, passen Soll- und Ist-Bestand nicht mehr zusammen.

Auch unklare Zählweisen bei Multipacks, Sets oder Varianten sowie unzureichend eingewiesene Aushilfen erhöhen den Kontrollaufwand. Jede Nachzählung kostet zusätzliche Zeit und verzögert den Abschluss.

Wie lässt sich die Inventur von der Planung bis zur Auswertung digital steuern?

Am besten funktioniert die Vorbereitung, wenn Planung, Erfassung und Auswertung in einem durchgängigen Prozess zusammenlaufen. Beim COSYS Inventurservice werden die Zählbereiche zunächst im Backend angelegt und mit den Stammdaten aus dem ERP abgeglichen. Parallel werden Miet-MDE von Zebra, Honeywell oder Datalogic mit der Inventur App vorkonfiguriert ausgeliefert und über COSYS MDM zentral verwaltet, einschließlich Updates und Gerätestatus.

Während der Zählung zeigt ein Dashboard den Fortschritt je Filiale und Zählbereich. Nach Abschluss werden die Ergebnisse vollständig dokumentiert und per Export oder ERP-Anbindung übergeben. Der Support begleitet den Ablauf vom Testlauf bis zur Datenübergabe, sodass sich das Filialteam auf das Zählen konzentrieren kann.

Wie kann KI bei der Planung der nächsten Inventur helfen?

COSYS KI kann auf die Inventur- und Prozessdaten zugreifen, die bereits im Backend verfügbar sind. Eine zusätzliche Aufbereitung historischer Daten aus früheren Jahren ist dafür nicht zwingend erforderlich. Entscheidend ist, welche Informationen im aktuellen System bereits erfasst und integriert wurden.

Auf dieser Grundlage lassen sich beispielsweise Fragen stellen wie:

• „Welche Zählbereiche wurden besonders häufig korrigiert oder nachgezählt?“
• „In welchen Warengruppen gab es die höchsten Mengendifferenzen?“
• „Welche Bereiche benötigten bei der Erfassung besonders viel Zeit?“
• „Welche Artikel konnten nicht eindeutig den vorhandenen Stammdaten zugeordnet werden?“

Die Ergebnisse können Hinweise liefern, welche Zählbereiche, Prozesse oder Schulungsthemen bei der nächsten Inventur gezielter vorbereitet werden sollten.

Praxistipp: Die Generalprobe an der schwierigsten Stelle

Zählen Sie einige Wochen vor dem Stichtag testweise einen bewusst anspruchsvollen Bereich unter realistischen Bedingungen, etwa die Schuhwand einschließlich Kartonlager. Erfassen Sie dabei die benötigte Zeit, dokumentieren Sie Rückfragen und halten Sie Barcodes fest, die nicht erkannt werden. Diese Generalprobe zeigt konkret, an welchen Stellen im Inventurablauf noch Klärungs- oder Vorbereitungsbedarf besteht.

Sie möchten Ihre Inventurvorbereitung im Einzelhandel strukturierter planen und Zählfehler frühzeitig vermeiden?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur Software, Inventur App, Zählbereichsplanung, MDE-Mietgeräten und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.