Softwarehersteller prüfen die Lizenznutzung ihrer Kunden häufiger und mit engerem Fokus. Betroffen sind längst nicht mehr nur die großen Namen. Neben SAP, Oracle, Microsoft, Adobe und VMware melden Mitglieder der Lighthouse Alliance zunehmend Prüfungen bei Anbietern, die im Lizenzmanagement bislang wenig Aufmerksamkeit bekamen, darunter Red Hat, SUSE sowie Produkte aus dem Portfolio von Rocket Software bzw. OpenText.

Prüfungen folgen der Komplexität

Der Anstieg hat eine strukturelle Ursache. Mit dem Wechsel auf Subskriptionen haben sich die Metriken verändert, häufig innerhalb bestehender Verträge. Cloud-Nutzung wird anders gemessen als installierte Software, Support- und Drittsupport-Konstellationen erzeugen zusätzliche Nachweispflichten, und in Konzernstrukturen fällt der Überblick über Tochtergesellschaften und Testumgebungen schwer. Wo die Nachweislage unübersichtlich ist, lohnt sich die Prüfung für den Hersteller.

Routine auf der einen, Ausnahmesituation auf der anderen Seite

Für den Anbieter ist ein Software Audit Tagesgeschäft mit eingespielten Abläufen und Vorlagen. Für das geprüfte Unternehmen ist es oft der erste Fall seit Jahren. Diese Asymmetrie prägt die typischen Fehler: verfrühte Auskünfte an den Vertrieb, Selbstauskünfte ohne interne Prüfung, ungeprüfte Übernahme des Prüfberichts, vorschneller Nachkauf von Lizenzen. Welche Mitwirkung überhaupt geschuldet ist, ergibt sich aus der vereinbarten Auditklausel, nicht aus einem allgemeinen Prüfrecht. Ein Blick in diese Klausel gehört deshalb an den Anfang jeder Vertragsverhandlung und nicht erst an den Tag, an dem das Ankündigungsschreiben eintrifft.

Erfahrung anderer als Vorbereitung

In der Lighthouse Alliance tauschen Mitglieder Auditerfahrungen anonymisiert aus, unter anderem im monatlichen Format „SAM Behind the Scenes“, in dem eine Organisation ihres Lizenzmanagement erläutert: Aufbau, eingesetzte Werkzeuge, Best-Practises. Ergänzt wird der Austausch durch eine gemeinsame Bibliothek mit Mustervertragsklauseln und Fachbeiträgen. Informationen zur Arbeitsweise stehen unter lighthouse-alliance.com.

„Die meisten Unternehmen machen dieselben Fehler, nur zeitversetzt. Wer den Fall eines anderen kennt, erkennt das eigene Muster Monate früher“, sagt Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. „Ein Audit gewinnt niemand mit Rhetorik. Aber mit unserer Schwarmintelligenz kann man es abwehren.“

Die Lighthouse Alliance lädt Lizenzmanager, IT-Einkäufer und Vendor-Manager ein, ihre Audit-Erfahrungen im geschützten Kreis einzubringen und mitzudiskutieren.

Über die Lighthouse Alliance

Die Lighthouse Alliance ist eine geschlossene, herstellerunabhängige Community von Software-Lizenzmanagern, IT-Einkäufern und Vendor-Managern aus über 50 Organisationen im DACH-Raum. Mitglieder tauschen sich vertraulich und anonymisiert zu Lizenzkosten, Vendor-Strategien, Cloud und Audits aus, praxisnah, auf Augenhöhe, ohne Anbieter im Kreis. Kontakt: Markus Oberg, Chairman, lighthouse-alliance.com.