RWE hat sein Internes Kontrollsystem (IKS) für SAP HCM, das die Prüfung der Entgeltabrechnung lückenlos dokumentiert, mithilfe der Tools der aemplic GmbH digitalisiert. Das maschinelle IKS automatisiert die Prüfung und reduziert den manuellen Prüfungsaufwand erheblich. Einzeldokumentationen und Auswertungen mit Queries und Excel-Listen erübrigen sich im durchgängigen System, das alle Arbeitsschritte revisionssicher dokumentiert. Ergebnisse und Prüfprotokolle liegen auf Knopfdruck in einheitlichen Listen vor, was auch Audits erleichtert.

Die IKS-Tools gehören zur Reihe der bewährten Audit- und Compliance-Produkte von Centric Deutschland, die sich kürzlich in aemplic umbenannt hat. Die monatliche Prüfung der rund 16.000 deutschen Entgeltabrechnungen bei RWE verläuft mit der Systemlösung wesentlich effizienter und ohne manuelle Zwischenschritte oder Systembrüche.

Systematische Qualitätskontrolle

Rund 50 Sachbearbeitende an verschiedenen Standorten von RWE arbeiten regelmäßig mit den Prüftools und gewährleisten damit eine gleichbleibend hohe Qualität der Abrechnungen und Stammdaten. Die Verantwortlichen im HR-Bereich haben dabei im übersichtlichen Dashboard mit Ampelfunktion immer den Überblick über den aktuellen Stand des gesamten Bearbeitungsprozesses.

Ein wesentlicher Vorteil im Arbeitsablauf ist die zeitliche Entzerrung des regelmäßigen Kontroll- und Bearbeitungsprozess. Statt der Prüfung und Bearbeitung am Tag vor dem Abrechnungslauf finden jetzt mehrere Tage vor dem Produktivlauf drei Simulationsläufe statt. Die Sachbearbeitenden können dann die Hinweise auf Auffälligkeiten und Fehler ihres Zuständigkeitsbereichs im übersichtlichen Cockpit bearbeiten – und zwar präventiv und mit mehr Freiraum in ihrer eigenen Zeiteinteilung. Die vom System generierten Hinweise und der größere Zeitpuffer sorgen so für zuverlässige Abrechnungsergebnisse und nehmen den Stress aus den Kontrollroutinen.