KIDICAP.People: Smarte HR-Administration für die digitale Zukunft

Die Herausforderungen im Personalmanagement wachsen – steigende Anforderungen an Compliance, komplexe Verwaltungsprozesse und der Wunsch nach mehr Effizienz erfordern eine innovative Lösung. KIDICAP.People bietet genau das: Eine zentrale Plattform, die Personalverwaltung vereinfacht, Mitarbeitenden mehr Self-Service-Möglichkeiten bietet und HR-Abteilungen durch automatisierte Workflows entlastet. Zahlreiche Standardvorgänge und digitale Personalprozesse sind bereits enthalten und können individuell konfiguriert werden. Das Zusammenspiel ist durchgehend zur digitalen Personalakte und anderen KIDICAP-Modulen gewährleistet.

Philipp Grévy, Chief Sales Owner Sales & Marketing bei KIDICAP., ergänzt: „Ich freue mich sehr, dass wir termintreu und wie bereits im Vorfeld angekündigt neben unseren anderen neuen Produkten, wie KAIA – die KIDICAP KI, nun auch KIDICAP.People in den Markt bringen konnten. Besonders die zentrale Personalverwaltung wird die tägliche Arbeit erheblich vereinfachen und die Fehlerquote in der Gehaltsabrechnung deutlich reduzieren.“

Ein Blick in die Zukunft des HR-Managements

Mit KIDICAP.People treibt KIDICAP. die digitale Transformation im Personalmanagement weiter voran. Die Software vereint innovative Technologie mit praxisnahen Funktionen, um HR-Abteilungen optimal zu unterstützen. Dank der modularen Struktur und der Integration in bestehende KIDICAP.-Lösungen profitieren Unternehmen von einer durchgängigen, sicheren und zukunftssicheren Lösung.

Für weitere Informationen besuchen Sie www.kidicap.de oder vereinbaren Sie eine persönliche Beratung.

Die beiden Nachwuchsprogrammierer Mingzhang (11 Jahre) und Leonid (12 Jahre) sicherten sich den ersten Platz in der Kategorie RoboMission Elementary. Nach einem vielversprechenden Auftakt am ersten Wettkampftag, der das Team auf Platz 9 brachte, zeigten die jungen Talente ihre beeindruckenden Fähigkeiten. Mit einer herausragenden Leistung im ersten Lauf gelang der Sprung an die Spitze. Im entscheidenden zweiten Lauf verteidigten sie souverän den ersten Platz und machten den historischen Sieg perfekt.

„Wir sind unglaublich stolz auf Mingzhang und Leonid. Ihre Leistung zeigt, wie viel Potenzial in unseren Nachwuchstalenten steckt“, sagt Patrick Weber, Geschäftsführer bei der GIP GmbH.

Das GIP Robotics Team blickt bereits auf die nächste Herausforderung: 2025 wird das Weltfinale in Singapur ausgetragen. Um den Titel zu verteidigen, müssen sich die Nachwuchsprogrammierer zunächst erneut auf regionaler und nationaler Ebene behaupten.
„Nach dem Event ist vor dem Event. Unser Ziel ist es, 2025 wieder ganz oben auf dem Podium zu stehen“, so das Team.

Mit ihrem historischen Sieg hat das GIP Robotics Team nicht nur den ersten Platz errungen, sondern auch junge Talente in den Fokus gerückt und bewiesen, dass Innovation und Teamgeist der Schlüssel zu herausragenden Leistungen sind.

KIDICAP. bietet umfassende Expertise mit über 25.000 Kunden, die mehr als 2,2 Millionen Personalfälle pro Monat nutzen. Die Software ist aus diesen Sektoren nicht mehr wegzudenken. KIDICAP. bietet spezialisierte Module wie KIDICAP.People für umfassendes Personalmanagement, KIDICAP.Payroll für präzise Entgeltabrechnung, KIDICAP.Travel für effizientes Reisemanagement sowie KIDICAP.Time für flexible Zeitwirtschaft.

Die neue Website bietet einen verbesserten Zugang zu Informationen und erleichtert es den Nutzern, sich über die vielfältigen Funktionen von KIDICAP. zu informieren. Das moderne und responsive Design sorgt dafür, dass die Website auf allen Endgeräten optimal angezeigt wird und den veränderten Nutzungsgewohnheiten gerecht wird. Darüber hinaus ist die Website barrierefrei gestaltet und für alle Menschen, unabhängig von individuellen Einschränkungen, leicht zugänglich. Besucher der Website können sich zudem über einen Klickdummy gleich einen ersten Eindruck der Software verschaffen und die Benutzerfreundlichkeit sowie die Funktionen von KIDICAP. interaktiv erleben.

„Mit der neuen Website und dem aktualisierten Corporate Design gehen wir einen wichtigen Schritt in die Zukunft“, erklärt Philipp Grévy, Chief Sales Owner (CSO) Sales & Marketing, GIP GmbH.
„KIDICAP. zeichnet sich durch seine schnelle Implementierung, niedrige Produktionskosten und die Anpassungsfähigkeit an gesetzliche und tarifliche Änderungen aus.“

Ein besonderes Highlight der neuen Website ist der Wissensbereich, in dem regelmäßig Beiträge zu aktuellen Trends und Entwicklungen in den Bereichen HR- und Payroll-Lösungen für den öffentlichen Sektor, das Gesundheitswesen sowie weitere Sektoren veröffentlicht werden. Zusätzlich finden Interessenten exklusive Interviews mit Experten und wertvolle Einblicke in neue Technologien und Best Practices.

Neben dem Wissensbereich gibt es spezielle Bereiche, die den Zugang zu wichtigen Ressourcen, Dokumentationen und Support-Materialien bieten. Auch Unternehmensnachrichten sowie Informationen zu offenen Stellen sind jetzt einfacher und intuitiver zugänglich.

Besuchen Sie die neue Website unter www.kidicap.de und erfahren Sie mehr über unsere innovativen Softwarelösungen. Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit von KIDICAP. direkt über den Klickdummy und entdecken Sie, wie unsere Lösungen Ihre Personalprozesse effizienter und flexibler gestalten. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen gemeinsam die Zukunft des Personalmanagements zu gestalten.

Aber natürlich möchte ich das.

Das Evangelische Verwaltungs- und Serviceamt wurde zur Jahrtausendwende vom Evangelischen Verwaltungszweckverband Ortenau eingerichtet, zunächst mit Dienststellen in den großen Kreisstädten Kehl, Lahr und Offenburg. Im Februar 2020 wurden diese drei Dienststellen an einem zentralen Standort zusammengelegt. Hier arbeiten inzwischen mehr als 30 Mitarbeitern als Dienstleistern für die Gemeinden, den Bezirk und weitere kirchliche Einrichtungen.

Um welche Dienstleistungen geht es konkret?

Wir sind die zentrale Verwaltung der insgesamt 53 Evangelischen Kirchengemeinden mit 45 Kindertagesstätten im Kirchenbezirk Ortenau. Wir bieten Dienstleistungen im Bereich Finanzen, Verwaltungsgeschäftsführung für Kirchengemeinden und Kindertagesstätten, Bauabteilung, Kindertagesstätten und eben Personal.

In der Personalarbeit decken wir die komplette Bandbreite ab – und das ist weit mehr als nur die Verwaltung der Beschäftigten in unserem Zuständigkeitsbereich. Alleine unsere Beratungsaktivitäten nehmen viel Raum ein, auch in den wichtigen Bereichen des Mitarbeitervertretungsrechtes, des Arbeitsrechts und des Datenschutzes. Hinzu kommt wie gesagt alles, was im Personalmanagement anfällt.

Welche Rolle spielt die Digitalisierung im Rahmen Ihrer Personaltätigkeit?

Eine sehr große – und das aus guten Gründen. Der Umzug unserer Dienststelle im Jahr 2020 bedeutete eine Verbesserung der bereichsübergreifenden Aufgabenwahrnehmung. Viele Prozesse im Personalwesen lassen sich durch die konsequente Nutzung von PO/Kidicap effizienter gestalten. Doch es war für alle Beteiligten ein Kraftakt, auch mit Blick auf den begrenzten Raum der neuen Zentralstelle für Personal. Wir mussten also Platz schaffen und haben mit den insgesamt 1.200 Personalakten angefangen, die damals noch in Papier existierten und nicht nur viele Regale füllten, sondern auch eine Menge an Energie und Zeit bei der Bearbeitung der einzelnen Personalfälle erforderten. Und wir haben gehandelt!

Wie lief dieser Prozess des digitalen Wandels ab?

Zunächst stellten wir unseren Partnern ZGAST Baden und KIDICAP die Gretchenfrage: Liebe ZGAST, liebe KIDICAP, was habt ihr digital auf dem Kasten – und wie könnt ihr uns helfen? Die Antworten haben uns gefallen – und wir führten als einer der Vorreiter ziemlich bald die eAkte von KIDICAP ein. Damit haben wir inzwischen drei Jahre Erfahrung und ich darf sagen: das hat sich gelohnt! Und wir wurden von KIDICAP und der ZGAST Baden immer sehr gut unterstützt!

Was hat sich genau gelohnt, was ist nun anders?

Die Vorteile der eAkte sind enorm. Wir wussten das vorher zwar in der Theorie, doch in der Praxis fühlt es sich letztlich noch besser an. Alleine schon die enorme Ersparnis an der Ressource Papier, da kommen gewaltige Mengen zusammen. Und wo kein Raum mehr für Papierberge notwendig ist, wird naturgemäß eine Menge Platz gespart. Das wirkt sich auch auf das Arbeitsklima aus. Wir können im wahrsten Sinne des Wortes inzwischen freier atmen.

Der Zugriff auf die Akte erfolgt nun vielfach schneller, denn niemand muss mehr wühlen und suchen – und viele Prozesse können von allen Beteiligten auch gleichzeitig abgewickelt werden. Das war mit der Papierakte alles nicht möglich.

Auch die vielen Filter- und Suchmöglichkeiten der digitalen Akte sind eine große Erleichterung, alles ist rasch auffindbar. Das spart viel Zeit und Nerven. Beides brauchen wir für die vielen anderen Aufgaben, die uns hier in HR bleiben.

Zusammenfassend bedeutete die eAkte das Ende des Papierkrieges – und wir hatten in Zeiten von Corona keine großen Probleme, weil der dezentrale Zugriff auf die digitalen Dokumente vom Homeoffice aus unkompliziert war.

„Der Zugriff auf die Akte erfolgt nun vielfach schneller, denn niemand muss mehr wühlen und suchen – und viele Prozesse können von allen Beteiligten auch gleichzeitig abgewickelt werden. Das war mit der Papierakte alles nicht möglich. “

Lena Roth über die Vortile der eAkte

Welche Rolle spielen Datenschutz und Datensicherheit im Rahmen der Digitalisierung der Personalakte?

Es ist viel sicherer geworden. Digital ist alles passwortbasiert und bestens geschützt. Das ist mit physischen Aktenschränken kaum in dieser Sicherheit zu leisten. Zudem besteht bei Papierakten immer das latente Risiko der Vernichtung, etwa durch Brand oder Wasserschaden – allen Vorsichtsmaßnahmen zum Trotze.

Wie sieht es mit dem Zugriff von Mitarbeiter:innen auf die eAkte aus?

Hier ist uns KIDICAP ebenfalls ein guter Partner, es wird viel aufgebaut und vereinfacht – zum Beispiel mit dem individuellen elektronischen Postfach für alle Beschäftigten. Über dieses Postfach können die Mitarbeiter:innen ihre digitalen Lohnabrechnungen und Bescheinigungen von überall aus unkompliziert abrufen. Wir müssen nichts mehr ausdrucken und danach postalisch versenden.

Außerdem wird es bald einen aktiven Self-Service geben, darauf freuen wir uns schon sehr. Alle Beschäftigten können dann bestimmte Änderungen wie ihre Bankverbindung oder ihre Adresse selbst eingeben. Auch das spart Platz und vermeidet Fehler.

Welche weiteren digitalen Erleichterungen haben Sie eingeführt?

Hier ist an erster Stelle KIDICAP.Vorlagen zu nennen. Diese smarte Lösung sorgt dafür, dass wir nur noch standardisierte Vorlagen erstellen und speichern müssen. Die zur individuellen Formulierung notwendigen Daten zieht das Verfahren aus dem jeweiligen Personalfall und fügt diese automatisch in den Brief ein. So können Kommunikationsprozesse zu Themen wie Schwangerschaft oder Elternzeit automatisiert abgewickelt werden, nichts wird vergessen.

Sie haben also in kurzer Zeit wichtige HR-Abläufe digitalisiert. Welche grundsätzlichen Erkenntnisse haben Sie aus diesen Projekten gezogen?

Erstens: Unsere Arbeitsbelastung hat sich insbesondere mit Blick auf administrative Arbeiten verändert. Jetzt haben wir mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie das Recruiting.
Zweitens: Es werden Fehler vermieden, weil wir weniger Medienbrüche haben. Drittens: Wir haben noch mehr Freude an der Arbeit.
Viertens: Wir sparen an der wertvollen Ressource Papier und leisten damit einen Beitrag zum Umweltschutz.
Fünftens: Die digitale Umstellung verursachte zunächst Mehrarbeit, doch inzwischen werden unsere modernen Prozesse sehr geschätzt, weil sie nicht nur uns, sondern auch den Beschäftigten viel Zeit sparen.
Sechstens: Wir können uns auf unsere Partner ZGAST Baden und KIDICAP vollumfänglich verlassen!

Kurzum: Wir fühlen uns befreit!

Liebe Frau Roth, wir danken Ihnen sehr für dieses Gespräch.

Wachstumschancengesetz

Das Wachstumschancengesetz soll am 1. Januar 2024 in Kraft. Einige Maßnahmen wirken auch auf die Entgeltabrechnung.

• Die Verpflegungspauschalen steigen
• Der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer:innen steigt
• Höhere Grenze für den Bruttolistenpreis bei der privaten Nutzung von E-KFZ
• Die Fünftelungsregelung wird abgeschafft
• Der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen steigt
• Der Höchstwert für Geschenke für Betriebsfremde steigt
• Höhere Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter
• Änderungen bei der Abfindung einer Kleinbetragsrente

Neue Werte in der Sozialversicherung

Renten- und Arbeitslosenversicherung

Beitragsbemessungsgrenzen
West: 7.550 Euro
Ost: 7.450 Euro
Knappschaft West: 9.300 Euro
Knappschaft Ost: 9.200 Euro

Kranken- und Pflegeversicherung

Beitragsbemessungsgrenze
West/Ost: 5.175 Euro

Versicherungspflichtgrenze
West/Ost: 69.300 Euro

Besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze
West/Ost: 62.100 Euro

Bezugsgröße
Rechtskreis West: 3.535 Euro
Rechtskreis Ost: 3.465 Euro

Erhöhung des Mindestlohns

Der gesetzliche Mindestlohn steigt ab 1.1.2024 auf 12,41 Euro pro Stunde. Die Erhöhung wirkt sich auf die geringfügige Beschäftigung und den Übergangsbereichs aus.

Die Geringfügigkeitsgrenze für Minijobber:innen ist gesetzlich an die Entwicklung des Mindestlohns gekoppelt. Steigt der Mindestlohn, erhöht sich auch die Geringfügigkeitsgrenze nach einer festgelegten Formel. Durch den erhöhten Mindestlohn wird die Geringfügigkeitsgrenze ab 1.1.2024 auf 538 Euro steigen, die Jahresverdienstgrenze wird sich auf 6.456 Euro erhöhen.

In der Folge wird zum Jahreswechsel auch die untere „Midijob-Grenze“ auf 538,01 Euro angepasst.

SV-Meldeportal

Die elektronische Ausfüllhilfe sv.net wurde im Oktober 2023 durch das neue Meldeportal ersetzt. Auch das neue Portal wird Arbeitgeber:innen im Rahmen ihrer Pflicht zur elektronischen SV-Datenübermittlung helfen. Die Sozialversicherungsträger sind künftig verpflichtet, diese meldetechnische Unterstützung anzubieten. sv.net wird bis zum Jahresende noch als Parallelverfahren laufen und am 29.2.2024 abgeschaltet. Auch im neuen Meldeportal werden nur System- und Logikprüfungen durchgeführt, aber keine Berechnungen.

Erweitertes Meldeverfahren zur Elternzeit

Mit Beginn des kommenden Jahres sind alle Arbeitgeber:innen verpflichtet, neben der bisherigen Unterbrechungsmeldung den Beginn und das Ende jeder Elternzeit an die zuständige Krankenkasse zu melden.

Diese Meldepflicht gilt nur für Elternzeiten, die ab dem 1. Januar 2024 beginnen. Sie gilt explizit nicht für Elternzeiten, die vorher begonnen haben und über den 1. Januar 2024 hinaus in Anspruch genommen werden.

Es gibt zwei zusätzliche Meldungen für betroffene Beschäftigte, zum Beginn und zum Ende der Elternzeit:

Die Meldung zum Beginn der Elternzeit mit Abgabegrund 17. Mit ihr wird das Beginn-Datum der jeweiligen Elternzeit mitgeteilt.
Die Meldung zum Ende der Elternzeit mit Abgabegrund 37. Diese enthält das Datum des Beginns und des Endes der Elternzeit.

Unbedenklichkeitsbescheinigung

Wenn Arbeitgeber:innen Unbedenklichkeitsbescheinigungen brauchen, erhalten sie diese ab 1.1.2024 über das elektronische Meldeverfahren.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen werden zumeist im Rahmen von Vergabeverfahren öffentlicher Aufträge sowie im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung benötigt. Die Bescheinigungen werden von den gesetzlichen Krankenkassen ausgestellt, bei Bedarf auch von den Berufsgenossenschaften und dem Finanzam

Abfrage der Mitgliedschaft

Zum 1.1.2024 wird eine elektronische Abfrage der zuständigen Krankenkasse für Beschäftigte und Versorgungsempfänger:innen durch das SV-Meldeverfahren eingeführt.

Arbeitgeber:innen müssen alle neuen Beschäftigten über das elektronische Meldeverfahren der Sozialversicherung anmelden, neue Versorgungsempfänger:innen werden im Rahmen des Zahlstellenmeldeverfahrens angemeldet. Zum Jahreswechsel wird hier ein vollautomatisierter Abfrageprozess eingeführt, welcher den Arbeitgeber:innen und Zahlstellen zeitnah eine Rückmeldung der notwendigen Daten durch den GKV-Spitzenverband garantieren soll.

Personalverwaltung – die Zukunft ist „smart digital“

Managen Sie Ihre Personalarbeit digital – mit KIDICAP. Ob Personaldokumente, Bewerbungen oder die Organisationsplanung, alle HR-Prozesse können auf transparente Weise digital abgebildet und weitgehend standardisiert werden. Das Ergebnis ist ein integrierter und rollentransparenter Prozess, der mit hohem Tempo und ohne jeden Medienbruch arbeitet und dessen Verlauf und Status jederzeit einsehbar sind.

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Treiber für schlanke Personalprozesse, damit Sie sich nicht verzetteln – denn tausende Dokumente begleiten jeden Tag Ihre Personalarbeit. In KIDICAP ist die Dokumentenverarbeitung deshalb in alle Geschäftsvorfälle direkt eingebunden. E-Mails mit Anhang, fotografierte Belege und gescannte Dokumente werden automatisch übernommen. Bereits am Zahltag fließen die Gehaltsmitteilungen und Arbeitgeberlisten automatisch in das richtige Aktenregister.

Recruiting

Profitieren Sie von einem komplett digitalen Prozess. Ihre Kandidat:innen können sich innerhalb von wenigen Minuten bei Ihrem Unternehmen bewerben. Versenden Sie automatische Eingangsbestätigungen sowie mit unseren Vorlagen erstellte Einladungen oder Absagen. Werten Sie abschließend Ihren Bewerbungsprozess DSGVO-konform aus.

„Transparente, smarte Prozesse über alle beteiligten Rollen und Ebenen hinweg sind die echten Effizienztreiber für große, dezentral organisierte öffentliche Einrichtungen. Hier setzt KIDICAP Maßstäbe.“

Oliver Sohlenkamp, Leiter Customer Experience bei der GIP GmbH

Entgeltabrechnung – sicher abrechnen!

Eine sichere und fehlerfreie Personalabrechnung spart viel Geld und Zeit – gerade im komplexen Bereich des öffentlichen Dienstes. Korrekt und einfach in der Abwicklung, dafür stehen wir!

Wir bieten eine moderne Komplettlösung für die Personalabrechnung im öffentlichen, kirchlichen und sozialen Dienst. Das qualifizierte Personalmanagement in KIDICAP ermöglicht eine vollautomatische, parametrisierbare und auf die Strukturen und Bedürfnisse der jeweiligen Anwender:innen abgestimmte Berechnung.

Freuen Sie sich auf einen perfekten Rundum-Service. KIDICAP.Entgelt deckt alle tariflichen und besoldungsrechtlichen Vorschriften für sämtliche Bereiche des öffentlichen Dienstes ab, lückenlos und stets aktuell.

Weitere Highlights sind die integrierten Bausteine für Administrations-, Controlling- und Managementaufgaben. Die Überleitung relevanter Daten an die Finanzbuchhaltung oder an Dritte wie Sozialversicherungsträger oder Zusatzversorgungskassen ist Standard.

"KIDICAP spiegelt umfassend die vielfältigen Tarifstrukturen im öffentlichen, sozialen und kirchlichen Sektor wider – bei uns ist alles dabei! Über 25.000 Kunden mit mehr als 2 Millionen Abrechnungen pro Monat vertrauen KIDICAP."

Patrick Weber, Geschäftsführer der GIP GmbH

Reisekosten – die smarte Komplettlösung

Ein digitales Travel-Management spart viel Geld und Zeit. Papierlos glücklich, das ist das große Ziel!

Unsere webbasierte Komplettlösung bietet einen lückenlosen Service für alle Anwender:innen, ob in der öffentlichen Verwaltung oder in der Privatwirtschaft. Vom Reiseantrag über das Genehmigungsverfahren bis zur Dienstreiseabrechnung und Buchung im Finanzwesen werden alle Schritte über einen Workflow abgebildet.

Die Anwendung ist uneingeschränkt mandantenfähig und in Organisation jeder Art und Größe einsetzbar. Alle gesetzlichen, tariflichen und internen Bestimmungen für die Abrechnung von Dienstreisen werden berücksichtigt.

Eine perfekte rechtliche und rechnerische Sicherheit gehört selbstverständlich zum Standard. Zudem sind alle Funktionen zur digitalen Vorgangsbearbeitung in der Basisversion bereits enthalten – von der Reiseplanung bis zur Archivierung.

„Unsere Kundenorientierung ist legendär, auch im Bereich der Reisekostenabrechnung. Unsere ausgeprägten Standards sind die Basis, individuelle Wünsche kommen on top.“

Doreen Reinshaus, Product Ownerin Travel-Management bei der GIP

Die Versorgungsfestsetzung im öffentlichen Dienst

Für die Abrechnung von Versorgungsempfängern und deren Hinterbliebenen gilt es, eine gewaltige Zahl an einschlägigen rechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Die korrekte manuelle Durchführung kostet sehr viel Zeit.

Die KIDICAP Versorgungsfestsetzung bietet eine integrierte Gesamtlösung für den gesamten Geschäftsprozess „Versorgung“. Alle Varianten der Versorgungsfestsetzung werden unterstützt.

Die Erfassung aller relevanten Daten ist wird durch prozessgeführte Dialoge und einen hohen Automationsgrad sehr einfach gemacht. Sämtliche Daten werden automatisch auf Fehler und Plausibilitäten geprüft.

Nach erfolgreicher Erst-, Änderungs- oder Hinterbliebenenfestsetzung können die entsprechenden Daten maschinell in die KIDICAP Personalabrechnung übertragen werden.

„Bei manueller Abwicklung dauert die Bearbeitung eines einzigen Falles fast einen Arbeitstag, Fehlerrisiken inbegriffen. Mit KIDICAP brauchen Sie nur ein paar Minuten – und das Ergebnis ist garantiert fehlerfrei.“

Karina Gothe, Product Ownerin Versorgungsfestsetzung bei der GIP