Zwischen Firmen werden immer mehr PDF-Belege ausgetauscht; bei Rechnungen wächst der Belegaustausch exponentiell, seitdem 2013 in der EU und 2016 in der Schweiz die Pflicht zur elektronischen Signatur von E-Rechnungen aufgehoben ist. Der Nachteil bei PDF ist, dass das Format nicht für die automatische Weiterverarbeitung geeignet ist. Um die benötigten Daten erfassen zu können, heißt es Scannen oder Eintippen. Beides ist aufwändig und fehleranfällig. Jeder einzelne Beleg muss manuell erfasst oder nachbearbeitet werden.

Einen Ausweg bietet der PDF-Mapper® der ExxTainer AG. Er liest auch komplexer aufgebaute, mehrzeilige oder mehrspaltige Belege mit vielen Positionen, ausführlichen Texten, unterschiedlichen Artikelnummern, verschiedenen Lieferzeitwünschen pro Position etc. vollständig fehlerfrei aus.

PDF ist ein weltweit verbreitetes Dateiformat und hat sich im Geschäftsleben gegenüber einer teuren EDI-Einführung für den Austausch von elektronisch übermittelten Belegen wie Rechnungen, Bestellungen oder Formulare durchgesetzt. „Bis zu 70 % aller Belegdaten, die Firmen oder Verwaltungen miteinander austauschen, gehen nach wie vor nicht als elektronisch verarbeitbare Daten ein, sondern konventionell“, weiß Dr. Werner Simon von der ExxTainer AG. Eine automatische Übernahme der Eingangsdaten in die unternehmenseigenen Systeme scheitert hier. „Dies gilt vor allem auch beim Austausch über die Landesgrenzen hinweg, also im Exportgeschäft und bei mehrsprachigen Formularen.“


Der PDF-Mapper® ist eine Software, mit der alle Belegdaten vollständig aus einem PDF-Beleg ausgelesen werden können. Beleginhalte eines beliebigen Dokumentlayouts werden einmailg graphisch mit der Maus – also ohne Programmieren – in eine strukturierte, maschinenlesbare EDI/XML-Datei, die „Mapping-Datei“, konvertiert. Jeder Folgebeleg mit dem gleichen Layout wird dann ohne manuelle Eingaben in den jeweiligen Inhousesystemen, also der Buchhaltung, der Warenwirtschaft, dem ERP-System, vollautomatisch weiterverarbeitet. So wird der digitale Belegfluss auch für PDF-, Fax- oder Brief-Belege möglich. Faxe und Briefe werden zuvor per Vorschaltsystem mit Scanning (Bilddatei) und OCR (Texterkennung) in auslesbares PDF überführt. Einmal gemappt und eingerichtet, erfolgt die Verarbeitung aller eingehenden Dokumente dann vollautomatisiert im Stapelbetrieb ohne manuelle Eingriffe.

Die ExxTainer AG hat den PDF-Mapper® auf Wunsch von langjährigen EDI-Kunden entwickelt. Der Spezialist für digitale Transformation und EDI-Dienstleister greift auf mehr als 15 Jahre Erfahrung im firmenübergreifenden Workflow elektronischer Belege und auf Forschungen im Dokumenten-Management mittels intelligenter Capturing Technologie zurück.

Das kostenlose "E-Book – Digitaler Belegfluss für PDF-Belege" beschreibt ausführlich, wie die Konvertierung von PDF nach XML funktioniert und wie Unternehmen davon profitieren. Hier ist es erhältlich: https://t1p.de/560t

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