„Die Herausforderungen für Unternehmen aus der Retail-Branche sind in den letzten Jahren beständig gestiegen: Sei es die neue Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), das Kassengesetz, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) oder die TSE“, fasst ALVARA | Digital Solutions Geschäftsführer Steven Schwarznau zusammen. „Mit unseren digitalen Lösungen schaffen wir die notwendige Sicherheit und können die Unternehmen sowohl zeitlich als auch personell entlasten.“

Bei der Lösung aus dem Hause ALVARA | Digital Solutions stehen die Daten sowohl lokal auf dem TSE-Speichermedium, als auch auf Wunsch als verschlüsselte Sicherheits-Kopie in der Cloud zur Verfügung. Die Software ist außerdem dauerhaft komplett offline und damit flexibel einsetzbar. Eine automatische E-Mail- oder SMS-Benachrichtigung informiert die Zentrale über einen TSE-Ausfall, so dass diese rechtzeitig reagieren kann.

Kassensysteme müssen laut GoBD-Anforderungen seit dem 01.01.2017 jede einzelne Kassenbewegung erfassen. Es gilt, die Daten unverdichtet und unveränderbar dauerhaft zu speichern und nachträgliche Veränderungen auszuschließen. Hinzu kommt die Kassenmeldepflicht nach der jedes Kassensystem innerhalb eines Monats nach Anschaffung beim Finanzamt angemeldet werden muss. Zwar ist die Meldepflicht vorerst ausgesetzt, da es derzeit an der entsprechenden elektronischen Übermittlungsmöglichkeit fehlt. Doch wahrscheinlich wird die elektronische Übermittlungsmöglichkeit zur An- und Abmeldung von Kassen im Jahr 2023 kommen. (Quelle: https://ventopay.com/…).

Darüber hinaus besteht seit letztem Jahr die Belegausgabepflicht („Bon-Pflicht“), nach der Retailer für jeden Geschäftsvorgang einen Kassenbeleg auf Papier drucken oder digital erstellen müssen. Außerdem sind Unternehmen bei Verwendung elektronischer Kassen verpflichtet, Kassensysteme einzusetzen, die durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sind – zum Schutz vor Manipulation. Dafür muss jedes Kassensystem mit einer TSE ausgerüstet sein, um so die im Kassensystem aufgezeichneten Daten gegen nachträgliche Manipulationen jeglicher Art zu schützen. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss mit hohen Geldstrafen rechnen. Die Verantwortlichen müssen ältere Kassensysteme nachträglich mit einer TSE ausstatten (falls eine Nachrüstung möglich ist), ansonsten dürfen sie diese Geräte nur noch bis Ende 2022 weiterverwenden.

Mittels TSE werden (nach Vorgabe des Gesetzgebers) Belege signiert und digital aufgezeichnet bzw. gespeichert, damit alle Daten einschließlich der Protokollierungen jederzeit dem Finanzamt zur Verfügung stehen. „Dies kann problematisch sein, wenn die TSE unbemerkt ausfällt. Schließlich ist man gesetzlich verpflichtet, die Daten im Falle einer Steuerprüfung lückenlos vorzuweisen“, so Steven Schwarznau. Zwar wird die Verkaufskraft beim Start der Kasse mit optischen Signalen (roter Rahmen um das Bon-Fenster) informiert, dass die TSE defekt oder nicht erreichbar ist. Ignoriert man aber die Meldung und klickt sie einfach weg, ist Weiterkassieren möglich, ohne die Daten zu erfassen. Die TSE-Überprüfung von ALVARA | Digital Solutions schließt diese Lücke. So ist in der Kassenübersicht vom Backoffice jederzeit einsehbar, ob eine TSE aktiv ist. Fällt sie aus, informiert das Tool zukünftig automatisiert die Verantwortlichen. Der Kassenmanager gibt zudem stets den vollen Überblick über alle relevanten Informationen wie Typ, Seriennummer und Status.

Mehr Informationen: https://www.digital.alvara.eu/de/itr-kasse