Sofort hatten das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe in Lemgo (krz), der technische Dienstleister OWL-IT mit Sitz in Lemgo und Paderborn (OWL-IT) und die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern mit Sitz in München (AKDB) als Hersteller der Software und langjähriger zuverlässiger Partner all ihre Bemühungen daran gesetzt, den Fehler schnellstmöglich zu beheben.

Wissend um die hohe Außenwirkung, die Belastung und die Bedeutung der Zulassungsstellen wurden bis in die späten Abendstunden und über das gesamte sich anschließende Wochenende gemeinsam mit den Partnern alle denkbaren Anstrengungen unternommen, um die bestehende Fehlersituation zu beheben. Unzählige Videokonferenzen und permanente Chats folgten interdisziplinär, um sich über die Bemühungen bei der Ursachenforschung immer wieder nahezu stündlich zu informieren. Hierbei informierten die Geschäftsleitung sowie die verantwortlichen Mitarbeiter:innen die Kolleg:innen in den Verwaltungen regelmäßig über die durchgeführten und geplanten Schritte.

Am Montagmorgen erfolgte zunächst ein sukzessives Hochfahren der Systeme; hierbei zeigte sich jedoch recht schnell, dass der Service noch nicht wieder wie gewohnt zur Verfügung gestellt werden konnte. Dennoch war dieses Vorgehen für die parallel laufende, tiefgehende Fehlersuche- und -analyse unerlässlich.

Am Montagnachmittag kam dann im Zusammenwirken von krz, OWL-IT, AKDB und den Kolleg:innen vor Ort in den Verwaltungen der Durchbruch: Die finale Ursache wurde identifiziert, so dass nach erneuter Überprüfung der Systeme am Abend und einem Start zunächst mit geringen Nutzerzahlen am Dienstagmorgen der Vollbetrieb ab 7.25 Uhr des gleichen Tages wieder freigegeben werden konnte.

Die Störung wurde durch eine Fehlfunktion einer individuell erstellten Vorlage verursacht. Durch die fehlerhafte Parametrisierung eines Datenfeldes und den sich darauf aufbauenden Systemabläufen konnte der entsprechende verfahrensinterne Prozess technisch nicht abgeschlossen werden und hat in der Folge zu den gravierenden negativen Auswirkungen (Überlastung der Systeme) geführt. Erst durch eine Tiefenanalyse durch den verantwortlichen Entwickler der AKDB konnte das Problem sukzessive erkannt und mit dem Kollegen vor Ort erfolgreich behoben werden.

„Nach bereits erfolgten Gesprächen mit unserem Partner, der AKDB in München, wird die Software dahingehend optimiert, dass künftig entsprechende Parametrisierungen durch Anwender:innen nicht oder nur noch sehr eingeschränkt und abgesichert möglich sein werden“, erklärte Geschäftsleiter Lars Hoppmann, nachdem er sichtlich erleichtert am Dienstag, 16.08.2022 nach mehr als drei Stunden Produktion die Verbandskommunen über einen performanten und störungsfreien Betrieb des Verfahrens OK.VERKEHR informieren konnte.

Gleichzeitig dankte Hoppmann allen Mitwirkenden: „Ich möchte mich an dieser Stelle ganz herzlich für das Engagement, das Know-how und vor allem die vorbildliche Teamarbeit aller Beteiligten bedanken und bedauere die Unannehmlichkeiten für die Kolleg:innen in den Zulassungsstellen, vor allem aber auch für die Bürger:innen und Unternehmen sehr, die durch den Ausfall entstanden sind.“

Verbandsvorsteher Rüdiger Meier hob insbesondere das tolle Zusammenspiel mit den Kolleginnen und Kollegen in den Zulassungsstellen vor Ort hervor: „Nur durch die sehr vertrauensvolle Zusammenarbeit, den ständigen Austausch und die engagierte Mithilfe bei der Fehlersuche und -analyse war es möglich, diese Nadel im Heuhaufen zu finden und die Störung letztlich zu beseitigen. Die kommunale Familie hat es gemeinsam geschafft.“