Die quelloffene Cloud-Office-Lösung ONLYOFFICE veröffentlicht Version 12.5 der Kollaborationsplattform ONLYOFFICE Workspace. Das Update bringt zahlreiche neue Sicherheitsfeatures wie ein Limit für erfolglose Anmeldeversuche, Login-Sperrzeiten oder erweiterte Einstellungen für Passwörter und die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Damit sollen Nutzer unbefugten Zugriff auf ihre Kollaborationsplattformen effektiver verhindern können. Zudem wurde das Dokumentenmanagement überarbeitet und erhält nun neben der aktuellen Version der Dokumenteneditoren unter anderem die Option, ganze Ordner inklusive Unterordnern zu per externen Links zu teilen sowie den Zugriff auf geteilte Dokumente zeitlich zu begrenzen und mit Passwortschutz zu versehen. Darüber hinaus liefert das Update weitere Quality-of-Life-Features wie einen Dark Mode, die Synchronisierung von E-Mai-Entwürfen via IMAP sowie diverse Admin-Funktionen.

ONLYOFFICE Workspace 12.5 steht ab sofort auf der offiziellen Website unter https://www.onlyoffice.com/de/workspace.aspx zum Download zur Verfügung.

Verbesserte Sicherheit

Nutzer haben in ONLYOFFICE Workspace 12.5 zusätzliche Möglichkeiten, den Login-Vorgang sicherer zu gestalten. So ist es nun möglich, ein Limit für erfolglose Anmeldeversuche in Kombination mit einer Sperrzeit festzulegen, um beispielsweise Brute-Force-Angriffe zu verhindern. Sobald das festgelegte Limit erreicht ist, werden weitere Login-Versuche, die von der zugehörigen IP-Adresse ausgehen, für den ausgewählten Zeitraum automatisch gesperrt. Außerdem erhält die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) weitere Einstellungsmöglichkeiten. Nutzer können ab sofort vertrauenswürdige IP-Adressen festlegen, für die 2FA nicht erforderlich ist, sowie Benutzer und Gruppen auswählen, für welche 2FA obligatorisch ist. Weiterhin lässt sich nun für die Passworterstellung ein Limit für die maximale Zeichenanzahl festlegen. In vorherigen Versionen war dies nur für die minimale Zeichenanzahl möglich.

Optimierte Dokumentenverwaltung

Das Modul “Dokumente” erhält mit dem Update neue Funktionen, welche das Dokumentenmanagement vereinfachen sollen. Standardmäßig enthält das Modul nun die neueste Version 7.3 der Online-Editoren mit sämtlichen Features, wie Empfängerrollen für das Ausfüllen von Feldern, SmartArt, Watch Window, Unterstützung für Unicode- und LaTeX-Gleichungen und ChatGPT- und Zoom-Plugins. Außerdem lassen sich nun mehrere externe Freigabelinks für dieselbe Datei erstellen. Weiterhin können Benutzer ab sofort Zeitlimits und Passwörter für extern freigegebene Dokumente festlegen, um diese besser zu schützen. Darüber hinaus können in der neuen Version auch ganze Ordner inklusive der darin befindlichen Unterordner und Dateien per externen Links geteilt werden.

Weiterhin lassen sich nun passwortgeschützte Dokumente in das OOXML-Format konvertieren, um diese beim Hochladen in das Portal weiter bearbeiten zu können. Ebenso können User jetzt auch leere Ordnerstrukturen per Drag’n’Drop hochladen.

Dark Mode

Neu ist außerdem der neue Dark Mode, eine alternative Benutzeroberfläche mit einer dunkleren Farbpalette. Damit soll das Arbeiten in schlecht beleuchteten Umgebungen angenehmer werden. Benutzer können den Dark Mode einfach in ihren Profileinstellungen aktivieren. Sobald die Option aktiviert ist, werden alle Dokumente ebenfalls standardmäßig im Dark Mode geöffnet.

Verbesserte Mail-Funktion

Der IMAPSync-Dienst ermöglicht jetzt die Synchronisierung von Entwürfen mit dem verbundenen E-Mail-Client. Wenn Benutzer einen E-Mail-Entwurf im Portal erstellen oder bearbeiten, ist dieser auch im E-Mail-Client verfügbar und umgekehrt.

Zusätzliche Features

Neu ist zudem die neue Impersonationsoption, die es Administratoren erlaubt, sich im Namen bestimmter Benutzer einzuloggen. Weitere Neuerungen sind die Möglichkeit zur Verwaltung der Standard-Speicherquote, neue Währungsoptionen im CRM-Modul (angolanischer Kwanza und venezolanischer Bolivar Soberano), ein verbessertes Control Panel sowie ein optimierter Feed für Portale mit einer großen Useranzahl.