Diese Fragen entscheiden darüber, ob aus einer Kundenanfrage ein wirtschaftlich sinnvoller Auftrag werden kann. X-ERP führt die dafür wichtigen Informationen direkt in der Angebotsbearbeitung zusammen. Mitarbeiter sehen Artikel, Mengen, Preise, Rabatte, offene Mengen, verfügbare Bestände und Gewinnwerte in einer gemeinsamen Ansicht.

Das Ziel: weniger Sucharbeit und eine bessere Grundlage für Entscheidungen im Verkauf.

Wirtschaftlichkeit bereits beim Angebot erkennen

Ein hoher Angebotswert allein sagt wenig darüber aus, was für das Unternehmen übrig bleibt. Deshalb zeigt X-ERP neben Nettobetrag, Steuern und Bruttobetrag auch die Selbstkosten, die Gewinnsumme und den Gewinn in Prozent an.

Zusätzlich ist der prozentuale Gewinn je Position sichtbar. Negative Werte werden rot hervorgehoben. So fällt eine wirtschaftlich auffällige Position bereits während der Bearbeitung auf.

Der Vertrieb kann dadurch gezielter prüfen, ob ein Preis angepasst, eine Kondition hinterfragt oder ein Artikel bewusst als ergänzende Leistung angeboten werden soll. Die wirtschaftliche Betrachtung wird Teil der Angebotserstellung.

Verfügbarkeit prüfen, bevor Erwartungen entstehen

Direkt neben der offenen Menge zeigt X-ERP den aktuell verfügbaren Bestand. Mitarbeiter können dadurch erkennen, ob die vorhandene Menge den Bedarf der Position abdeckt.

Ein Beispiel: Im Angebot stehen 30 Stück, verfügbar sind zehn. Die Differenz ist unmittelbar sichtbar und kann bei der weiteren Abstimmung mit dem Kunden berücksichtigt werden.

Nicht lagerführende Artikel sind durch ein dunkelblaues Bestandsfeld gekennzeichnet. Damit lassen sich etwa Dienstleistungen von Artikeln unterscheiden, für die ein Lagerbestand relevant ist.

Bedarf und Verfügbarkeit stehen direkt nebeneinander – eine wichtige Grundlage für realistische Zusagen.

Farbige Hinweise machen Besonderheiten sichtbar

Im Tagesgeschäft können kleine Eingabedetails große Auswirkungen haben. X-ERP hebt deshalb bestimmte Besonderheiten direkt in den betroffenen Feldern hervor:

• Gelber Mengenrahmen: Die Menge weicht von der Mindestmenge oder Chargengröße ab.
• Roter Preisrahmen: Der Preis wird negativ gerechnet, beispielsweise bei einer Anzahlung.
• Gelb hinterlegte Artikelnummer: Der Betrag dieser Position wird negativ gerechnet.
• Roter Gewinnwert: Die Position weist einen negativen prozentualen Gewinn aus.

Diese Hinweise unterstützen die Prüfung während der Bearbeitung. Mitarbeiter müssen Besonderheiten nicht erst aus mehreren Werten ableiten, sondern erhalten einen sichtbaren Anlass, die betreffende Position genauer anzusehen.

Alternativen anbieten und die Angebotssumme eindeutig halten

Kunden wünschen häufig unterschiedliche Ausführungen, zusätzliche Leistungen oder eine weitere Auswahlmöglichkeit. X-ERP unterstützt dafür die Positionsarten Alternativ, Optional und Eventuell.

Diese Positionen werden nicht in die Angebotssumme eingerechnet. Vor der Weiterverarbeitung müssen sie in normale Artikelpositionen umgewandelt oder abgelehnt werden.

Damit lassen sich Varianten innerhalb eines Angebots darstellen, während die weitere Verarbeitung eine eindeutige Entscheidung verlangt. Welche Position übernommen wird, bleibt nachvollziehbar.

Waren, Arbeitszeit und Beratung gemeinsam kalkulieren

Viele Angebote bestehen aus mehr als einem Produkt. Hinzu kommen beispielsweise Arbeitszeit, Beratung oder andere Dienstleistungen.

X-ERP bildet solche Positionen gemeinsam ab. Je nach Leistung kommen passende Mengeneinheiten wie Stück oder Stunden zum Einsatz. Mengen und Preise lassen sich direkt in der Position bearbeiten; Positionsrabatt und Mengenrabatt werden in eigenen Spalten dargestellt.

Der Gesamtbetrag jeder Position bleibt sichtbar. Ein Schlosssymbol zeigt außerdem, ob die jeweilige Position noch offen ist.

So entsteht ein gemeinsames Angebot für Waren und Leistungen, bei dem auch die einzelnen Bestandteile nachvollziehbar bleiben.

Unternehmenssoftware mit Blick auf den Arbeitsalltag

Die Angebotsbearbeitung steht beispielhaft für den Ansatz von X-ERP: Zusammengehörige Informationen sollen gemeinsam nutzbar sein. Die browserbasierte Unternehmenssoftware verbindet unter anderem Warenwirtschaft, Kundenverwaltung, Dokumente und Kommunikation. Der Betrieb ist auf eigener Infrastruktur oder bei einem Hosting-Anbieter möglich.

Weitere Informationen zu Funktionen und Einsatzmöglichkeiten bietet die offizielle X-ERP-Homepage.

X-ERP kennenlernen

Wer seine Angebotsbearbeitung verbessern möchte, sollte mit einem konkreten Vorgang aus dem eigenen Betrieb beginnen: einer typischen Kundenanfrage, einem Angebot mit mehreren Varianten oder einer Kombination aus Waren und Dienstleistungen.

Daran lässt sich zeigen, wie Mengenprüfung, Bestandsinformationen und Kalkulation in X-ERP zusammenwirken.

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