Ein zentraler Sammelplatz für Laborproben kann Wege und Wartezeiten reduzieren. Problematisch wird es jedoch, wenn dieser lediglich aus einer Ablage oder einem frei zugänglichen Übergabebereich besteht. Dann ist zwar bekannt, dass eine Probe dort abgelegt werden sollte. Ob sie bereits abgeholt wurde und wer sie übernommen hat, lässt sich jedoch nicht ohne Weiteres feststellen.

Digital wird der Sammelplatz erst dann interessant, wenn die physische Übergabe mit dem jeweiligen Sendungsvorgang verbunden wird.

Vom Ablageort zum digitalen Übergabepunkt

Eine Postfachanlage kann in diesem Prozess als kontrollierter Sammel- und Übergabepunkt eingesetzt werden. Statt Probenbehälter oder verschlossene Probenboxen offen bereitzustellen, wird einer Sendung ein konkretes Fach zugewiesen.

Die COSYS Postverteilung Software bildet dabei den Sendungsprozess rund um die physische Übergabe ab. Eine eingehende oder intern bereitgestellte Sendung wird per Barcode erfasst und einem Empfänger, Laborbereich oder weiteren Prozessschritt zugeordnet. Statusänderungen, Fotos und digitale Übergaben können im COSYS WebDesk nachvollzogen werden.

Der COSYS Übergabepunkt ergänzt diesen digitalen Vorgang um einen eindeutig definierten physischen Aufenthaltsort. Das System weiss also nicht nur, für wen eine Sendung vorgesehen ist. Es kann auch abbilden, in welchem Fach sie bereitliegt und wann darauf zugegriffen wurde.

Wenn der Laborkurier erst zwei Stunden später kommt

Ein Beispiel zeigt, warum das relevant ist.

In einem Schweizer Diagnostikzentrum werden am Vormittag mehrere verschlossene Probentransportbehälter für die interne Weiterleitung vorbereitet. Die Proben sollen aus einem Bereich abgeholt und zu unterschiedlichen Laborabteilungen gebracht werden.

Der interne Kurier ist jedoch noch auf einer anderen Tour.

Statt die Transportbehälter auf einem Wagen im Gang bereitzustellen, werden die Sendungen gescannt und den vorgesehenen Empfängern beziehungsweise Transportzielen zugeordnet. Anschliessend kommen sie in dafür vorgesehene Fächer des Übergabeschranks.

Als der Kurier später eintrifft, identifiziert er sich am System und übernimmt die für seine Tour vorgesehenen Sendungen. Die Entnahme wird digital erfasst. Ab diesem Zeitpunkt lautet die Information nicht mehr nur „Probe wurde bereitgestellt“, sondern eindeutig „Probe wurde abgeholt“.

Genau diese Statusänderung ist für die Nachvollziehbarkeit entscheidend.

Bei entsprechenden Prozessen kann die Übernahme zusätzlich mit einer digitalen Unterschrift dokumentiert werden. Damit entsteht eine digitale Übergabekette, ohne dass Mitarbeitende aus beiden Bereichen gleichzeitig am Sammelplatz anwesend sein müssen.

Nach der Abholung übernimmt die interne Transportlogistik

Mit der Entnahme aus dem Fach endet der Prozess nicht zwangsläufig. Bei einem grösseren Standort beginnt jetzt der Probentransport zum nächsten Laborbereich.

Über COSYS IBT können dafür Transportaufträge mit Startort, Zielort, Inhalt und Priorität digital gesteuert werden. Der Kurier sieht seine Aufträge auf dem mobilen Gerät und dokumentiert die einzelnen Transportstatus. Abholung und Zustellung werden dadurch Bestandteil derselben nachvollziehbaren Prozesskette.

Eine Übergabestation kann dabei sowohl am Anfang als auch am Ende einer Transportstrecke stehen. Ein Labor stellt eine Sendung zur Abholung bereit. Der Kurier übernimmt sie später und transportiert sie zum Ziel. Ist dort wiederum keine persönliche Übergabe möglich, kann ein weiterer definierter Übergabepunkt genutzt werden.

Für einen Spital-Campus, ein Grosslabor oder ein Diagnostikzentrum entsteht damit eine Struktur aus digitalen Transportaufträgen und kontrollierten Übergabepunkten.

Wie lange liegen Proben am Sammelplatz?

Für die Prozesssteuerung ist allerdings noch eine weitere Information interessant: Wie wird der Sammelplatz tatsächlich genutzt?

COSYS Business Intelligence kann die Betriebsdaten der angebundenen Smart Locker auswerten. Dazu gehören beispielsweise Fachauslastung, Öffnungen, Übergaben und Verweildauern. Auch unterschiedliche Fachgrössen und stark genutzte Zeiträume können analysiert werden.

Gerade die Verweildauer liefert für einen Sammelplatz eine wichtige Prozesskennzahl. Werden Sendungen regelmässig kurz nach ihrer Bereitstellung abgeholt oder bleiben bestimmte Fächer auffällig lange belegt?

Daneben lässt sich die Auslastung betrachten. Verantwortliche können erkennen, wie hoch die durchschnittliche Belegung ist und wann Spitzen entstehen. Die Analyse unterschiedlicher Fachgrössen zeigt zusätzlich, ob die vorhandene Schrankkonfiguration zum tatsächlichen Bedarf passt.

Ein Übergabeschrank mit vielen grossen Fächern ist beispielsweise schlecht dimensioniert, wenn überwiegend kleine Probenversandboxen bereitgestellt werden und genau die kleineren Fächer regelmässig ausgelastet sind.

Aus Abholdaten lässt sich der nächste Engpass erkennen

Noch interessanter wird die Kombination aus historischen Daten und Forecasting. COSYS Business Intelligence kann vergangene Prozessdaten für Prognosen verwenden.

Damit lässt sich beispielsweise abschätzen, wie sich die Fachauslastung entwickelt. Erwartete Peaks können sichtbar werden, bevor tatsächlich kein passendes Fach mehr verfügbar ist. Gleichzeitig zeigen historische Abholzeiten, zu welchen Tageszeiten der Sammelplatz besonders intensiv genutzt wird.

Für die interne Logistik entsteht dadurch eine zusätzliche Planungsebene. Wenn morgens regelmässig zahlreiche Sendungen bereitgestellt werden, die erste Abholtour aber deutlich später stattfindet, zeigt sich das nicht mehr nur als subjektiver Eindruck. Es erscheint als messbare Verweildauer und steigende Fachauslastung.

Genau darin liegt der Mehrwert einer digitalen Lösung. COSYS verbindet Paket Inhouse, Smart Locker und innerbetrieblichen Transport mit mobiler Datenerfassung, Hardware und Services. Business Intelligence und Prozessdatenanalyse machen anschliessend sichtbar, wie gut die Übergabe tatsächlich funktioniert.

Der Sammelplatz für Laborproben wird damit vom einfachen Ablageort zu einem digital dokumentierten Bestandteil der internen Logistik.

Sie möchten digitale Übergabe- und Transportprozesse selbst ausprobieren? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit und ermöglichen einen unverbindlichen Einblick in die mobile Datenerfassung.