Bei dieser Expansion stellte Żabka fest, dass sich Sortiment und Flächennutzung nicht einfach kopieren lassen. Laut Tomasz Blicharski brauchte praktisch jede Filiale ihr eigenes Planogramm. Nach zweieinhalb Jahren Test-and-Learn verkürzte das Unternehmen Filialumstellungen von rund drei Wochen auf fünf bis sieben Tage.

Warum zentrale Vorgaben in großen Filialnetzen oft anders umgesetzt werden als geplant

Für Händler im DACH-Raum steckt die eigentliche Lehre weniger im Planogramm als in der Frage dahinter: Wie koordiniert man tausende unterschiedliche Umsetzungen derselben Vorgabe? Die Zentrale entscheidet etwa: „Diese Woche wird die Aktionsfläche umgebaut.“ In der Praxis entstehen daraus Hunderte Ausgangslagen:

• Filiale A hat die Aktionsware bereits erhalten, Filiale B wartet noch auf die Anlieferung.
• Filiale C hat weniger Fläche und muss die Platzierung anpassen.
• Filiale D kämpft mit einem Personalengpass, Filiale E hat den Umbau schon gestern abgeschlossen.

Werden solche Abweichungen per E-Mail, Telefon oder Excel-Liste abgefragt, verliert die Zentrale schnell den Überblick. Bezirksleiter telefonieren Filialen hinterher, und Aktionen starten verspätet. Die Aktionsfläche bleibt dann halb bestückt, genau in der Woche, in der sie Umsatz bringen soll. In Franchisesystemen oder bei selbstständigen Kaufleuten verschärft sich das Problem, weil Rückmeldungen besonders uneinheitlich ausfallen.

Wie sich Store Operations standardisieren lassen, ohne lokale Unterschiede zu ignorieren

Der entscheidende Gedanke: Standardisiert wird der Prozess, nicht jede einzelne Ausführung. Eine Aufgabe folgt überall derselben Logik mit klarer Frist, Verantwortlichkeit und Rückmeldung. Wie sie vor Ort umgesetzt wird, darf sich je nach Filialtyp, Fläche und Warenverfügbarkeit unterscheiden.

Wichtig ist, dass Abweichungen strukturiert erfasst werden und nicht in Telefonaten verschwinden. Nur so erkennt die Zentrale, ob ein Problem einzelne Standorte betrifft oder systematisch in Belieferung, Flächenkonzept oder Planung liegt.

Welche Software Filialaufgaben über viele Standorte hinweg steuert

Mit COSYS Task Management legen Handelsunternehmen Aufgaben wie Umbauten, Promotion-Setups, Nachfüllvorgänge oder MHD-Prüfungen zentral an, priorisieren sie und verteilen sie an Filialen, Teams oder einzelne Mitarbeitende. Bearbeitet wird direkt auf dem MDE, Tablet oder Computer. Statusänderungen, Fotos und Rückmeldungen laufen im COSYS WebDesk zusammen, sodass die Zentrale sieht, welche Filialen fertig sind und wo es hakt.

COSYS Task Management ist Teil der modularen COSYS Retail Management Software. Es lässt sich mit Prozessen wie Bestandsabfrage, Umlagerung, Etikettendruck, Wareneingang, Inventur oder Retoure verbinden. Dadurch können Mitarbeitende aus einer Aufgabenstellung direkt in den passenden operativen Prozess wechseln.

Über Schnittstellen kann COSYS an bestehende ERP– und Warenwirtschaftssysteme angebunden werden. Die vorhandene Systemlandschaft wird ergänzt, nicht ersetzt.

Wie Prozessdaten und KI bei der Filialsteuerung unterstützen

Auch Żabka treibt die Nutzung seiner Daten in Richtung KI-gestützter Werkzeuge für Mitarbeitende und Franchisepartner voran. Die Grundlage dafür sind Prozessdaten. Die COSYS Prozessdatenanalyse zeigt etwa, wie lange Umbauten je Filialtyp dauern oder welche Aufgaben regelmäßig verspätet abgeschlossen werden.

Die COSYS KI macht diese bereits im WebDesk erfassten Daten per Chat abfragbar, zum Beispiel:

• „Welche Filialen haben den Aktionsflächenumbau aus KW 36 nicht fristgerecht abgeschlossen?“
• „In welchen Regionen wurde bei Promotion-Setups am häufigsten fehlende Ware gemeldet?“
• „Wie lange dauerten Umbauten zuletzt im Schnitt bei kleinen im Vergleich zu großen Standorten?“

So wird aus dem operativen Tagesgeschäft eine belastbare Grundlage für die nächste Planungsrunde.

Praxistipp: Erst drei Filialen, dann dreihundert

Rollen Sie die nächste Aktion nicht sofort im gesamten Netz aus. Wählen Sie drei Filialen, die sich möglichst stark unterscheiden: eine kleine Innenstadtfiliale, einen großen Standort mit Lagerfläche und eine Filiale mit bekannten Lieferproblemen. Jede Rückfrage, die dort entsteht, gehört als Pflichtfeld, Fotovorgabe oder Auswahloption in die Aufgabenvorlage. Erst dann geht die Aktion an alle Standorte.

Sie möchten Store Operations zentral steuern und trotzdem lokale Filialbedingungen flexibel berücksichtigen?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Task Management, Retail Management Software, ERP-Anbindung und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.