Besonders bei großen oder kleinteiligen Sortimenten stoßen manuelle Zähllisten schnell an Grenzen. Zusätzliche Erfassungsmerkmale wie Mindesthaltbarkeitsdaten erhöhen den Aufwand weiter. Das zeigt sich beispielsweise bei einem Reformhaus-Verbund mit 25 Standorten, der zahlreiche haltbarkeitsrelevante Artikel in kleinen Verpackungseinheiten führt: Neben der Bestandsmenge muss auch das Mindesthaltbarkeitsdatum dokumentiert werden. Auf Papier bedeutet das zusätzlichen Erfassungsaufwand an jedem einzelnen Artikel.

Eine digitale Inventur mit Barcode-Scanning verlagert diese Erfassung direkt an den Zählplatz und reduziert damit mehrere manuelle Zwischenschritte.

Was eine Inventur App gegenüber Papierlisten verändert

Bei einer papierbasierten Inventur wird zunächst gezählt und notiert. Anschließend müssen die Ergebnisse in ein digitales System übertragen und kontrolliert werden.

Mit der COSYS Inventur App scannen Mitarbeitende den Artikel direkt am Regal oder Lagerplatz, erfassen die Menge und speichern die Position digital. Der Barcode wird mit dem hinterlegten Artikelstamm abgeglichen, sodass nicht zuordenbare oder auffällige Erfassungen frühzeitig geprüft werden können. Damit entfällt insbesondere die spätere manuelle Übertragung handschriftlicher Zähllisten.

Jeder Erfassungsvorgang wird dabei vom ersten Scan an vollständig digital dokumentiert — mit Zeitstempel, Mitarbeiterkennung, Geräte-ID und Zählplatz. Auch Korrekturen und Mengenänderungen bleiben im System nachvollziehbar. Diese lückenlose Aufzeichnung aller Zählbewegungen schafft eine Datenbasis, die bei Rückfragen durch Wirtschaftsprüfer oder interne Kontrollstellen jederzeit transparent auswertbar ist.

Warum Mietgeräte den Einstieg erleichtern

Nicht jedes Unternehmen benötigt das ganze Jahr über eine große MDE-Flotte. Gerade für saisonale Bedarfsspitzen stellt COSYS deshalb vorkonfigurierte MDE-Mietgeräte verschiedener Hersteller wie Zebra, Honeywell und Datalogic sowie weiterer Marken aus einem umfangreichen Gerätepool für kurz- oder langfristige Einsätze bereit.

Die Geräte werden für den vorgesehenen Inventurprozess vorbereitet: Inventur App, benötigte Konfigurationen und kundenspezifische Stammdaten stehen zum Einsatz bereit. Nach der Inventur gehen die Geräte zurück. Inventurscanner mieten statt kaufen reduziert damit Kapitalbindung sowie den langfristigen Aufwand für Wartung und Lagerung.

Wie die COSYS Inventur App im Zählprozess eingesetzt wird

Die COSYS Anwendung läuft auf professionellen MDE-Geräten sowie geeigneten Smartphones und unterstützt einen kombinierten Offline- und Online-Betrieb mit lokaler Datenhaltung auf dem Gerät.

Mitarbeitende erfassen Artikel per Barcode-Scanner und geben die gezählte Menge direkt ein. Abhängig von der Projektkonfiguration können dabei zusätzliche Informationen wie Chargen, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten berücksichtigt werden, beispielsweise auch per OCR-gestützter Datumserfassung. Das ist besonders dort relevant, wo neben der Bestandsmenge weitere Artikeldaten dokumentiert werden müssen. Ein Reformhaus-Verbund mit zahlreichen haltbarkeitsrelevanten Artikeln kann so beispielsweise Menge und Mindesthaltbarkeitsdatum in einem Arbeitsgang erfassen, statt beide Angaben separat zu dokumentieren.

Wie WebDesk und ERP-Anbindung die Nachbearbeitung unterstützen

Übertragene Inventurdaten stehen im COSYS WebDesk zentral zur Verwaltung und Nachbearbeitung bereit. Dort lassen sich Stammdaten, Zähllisten und Inventurinformationen verarbeiten, Inventurprotokolle erstellen sowie Erfassungshistorien und Bewegungsdaten dauerhaft für Auswertungen und jahresübergreifende Vergleiche vorhalten.

Nach Abschluss können Inventurdaten abhängig von der Systemkonfiguration online oder gesammelt an ERP-Systeme wie SAP, Lexware oder JTL übergeben werden. Kundenspezifische Import- und Exportprozesse sowie unterschiedliche Schnittstellenvarianten sind möglich.

Warum eine frühe Vorbereitung sinnvoll ist

Auch eine standardisierte Inventurlösung benötigt Vorbereitung. Artikelstammdaten, benötigte Geräteanzahl, Zählbereiche und die Übergabe an das ERP sollten vor dem Stichtag geklärt und getestet werden. Ein Testlauf unter realistischen Bedingungen prüft Barcode-Erkennung, Benutzerführung und Datenübergabe.

Die Nachfrage nach MDE-Leihgeräten steigt erfahrungsgemäß ab September deutlich an. Wer den Gerätebedarf frühzeitig abstimmt, sichert Verfügbarkeit und gewinnt Zeit für einen solchen Testlauf.

Fazit

Eine Inventur App ersetzt nicht nur Papier durch einen Bildschirm. Sie verlagert Artikelidentifikation, Mengenerfassung und Dokumentation direkt an den Zählplatz,  nachvollziehbar, auswertbar und prüfungsfähig vom ersten Scan bis zum fertigen Inventurprotokoll.

Sie möchten Ihre Inventur 2026 mit einer App statt mit Papierlisten durchführen? COSYS berät Sie unverbindlich, online oder telefonisch. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen und den Erfassungsworkflow selbst kennenlernen.

Wie Apotheken solche Abläufe mit Digitalisierung und neuen Technologien weiterentwickeln können, dürfte auch rund um die expopharm 2026 vom 15. bis 17. September in München relevant sein. Der erste Tag des inspirationLAB steht ausdrücklich unter dem Schwerpunkt „KI und Digitalisierung“. Ein konkreter Ansatz für die Praxis ist die Kombination aus Apotheken Software, Apotheke Click and Collect und Abholfächern.

Click and Collect beginnt nicht erst bei der Abholung

Damit eine vorbestellte Ware zuverlässig bereitsteht, müssen Onlineauftrag und physischer Bestand zusammenpassen. Genau hier verzahnt COSYS verschiedene Prozessstufen.

Die COSYS Apotheken Software bildet unter anderem Bestellung, Bestandsinformation, Wareneingang, Einlagerung und Kommissionierung ab. Beim Apotheke Click and Collect erhält das Personal den Auftrag digital und kann die benötigten Artikel mobil kommissionieren. Per Barcode wird geprüft, ob der richtige Artikel dem richtigen Auftrag zugeordnet wird. Bestände und Lagerorte stehen dabei direkt auf dem Smartphone oder MDE-Gerät zur Verfügung.

Damit wird aus einer Onlinebestellung ein kontrollierter Warenprozess. Erst wenn die Bestellung vollständig zusammengestellt ist, folgt die Bereitstellung zur Abholung.

Abholfächer Apotheke: Die Übergabe vom HV entkoppeln

Genau an dieser Stelle erweitern Abholfächer für  die Apotheke den klassischen Click-and-Collect-Prozess. Statt eine fertige Bestellung hinter dem HV oder in einem separaten Bereich aufzubewahren und bei Ankunft persönlich herauszugeben, kann sie in einem vorgesehenen Smart-Locker-Fach bereitgestellt werden.

Die COSYS Abholfächer verwalten solche Übergaben digital. Der Zugriff kann je nach Konfiguration beispielsweise über PIN, QR-Code, NFC oder Scan erfolgen. Fachbelegung, Zugriffe und Übergaben werden dokumentiert. Die Systeme lassen sich zudem über Schnittstellen mit ERP- und Warenwirtschaftslösungen verbinden und sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Lösung betreiben.

Für Apotheken entsteht dadurch ein anderer Abholprozess. Fertige Bestellungen müssen nicht bei jedem Kundenkontakt gesucht und manuell übergeben werden. Gleichzeitig können Abholmöglichkeiten zeitlich flexibler gestaltet werden, sofern Standort, Betriebsmodell und die jeweils geltenden Anforderungen dies zulassen.

Vom Kommissionierauftrag direkt ins richtige Fach

Der entscheidende Vorteil liegt nicht im Schließfach allein, sondern in seiner Einbindung in den digitalen Prozess. Ein Abholfach ohne Verbindung zur Auftragsbearbeitung würde lediglich einen zusätzlichen Aufbewahrungsort schaffen.

COSYS führt deshalb Bestellungen, Lagerbewegungen und Kundenabholungen zentral im WebDesk zusammen. Mitarbeitende sehen dort den Bearbeitungsstatus und können Click-and-Collect-Vorgänge überwachen. Die Abholfächer ergänzen diese Prozesskette um die automatisierte Übergabe.

So entsteht ein klarer Ablauf: Auftrag erhalten, Bestand prüfen, Artikel kommissionieren, Bestellung bereitstellen, Fach zuweisen und Abholung dokumentieren. Besonders bei mehreren parallel wartenden Bestellungen verhindert die eindeutige Zuordnung, dass aus Click and Collect eine neue organisatorische Nebenbaustelle wird.

KI macht aus Click and Collect mehr als einen digitalen Abholprozess

Das Innovationsthema endet jedoch nicht bei Abholfächern. COSYS integriert KI-Funktionen direkt in Click-and-Collect-Prozesse. Ein mobiler KI-Assistent kann Mitarbeitende beispielsweise bei Fragen zu Abholaufträgen, Smart Lockern oder Prioritäten unterstützen. Die intelligente Bildanalyse soll fehlerhafte Befüllungen, beschädigte Ware oder unvollständige Bestellungen erkennen.

Interessant wird KI außerdem vor der eigentlichen Abholung. Auf Basis von Bestellmustern, saisonalen Schwankungen und Pickup-Volumen kann COSYS Vorschläge für Nachbestellungen und Sicherheitsbestände erzeugen. Bei mehreren Filialen können Umlagerungsvorschläge helfen, Warenverfügbarkeit dort sicherzustellen, wo sie benötigt wird. MHD-Hinweise ermöglichen zusätzlich, kritische Artikel gezielter im Click-and-Collect-Prozess zu berücksichtigen.

Damit beantwortet KI nicht einfach dieselben Fragen wie ein Dashboard. Sie soll aus den vorhandenen Prozessdaten konkrete Empfehlungen für kommende Entscheidungen ableiten.

Apotheken Software als Plattform statt Einzellösung

Für Apotheken ist deshalb entscheidend, die Technologien nicht isoliert einzuführen. COSYS verbindet Apotheken Software, Click and Collect, Smart Locker, mobile Datenerfassung und WebDesk innerhalb einer modularen Plattform. Hinzu kommen Business Intelligence und Prozessdatenanalyse sowie geeignete Smartphone-MDE-Geräte. COSYS MDE-Services unterstützen den Gerätebetrieb und mit COSYS MDM lassen sich eingesetzte mobile Geräte und Anwendungen zentral administrieren.

Gerade im Umfeld der expopharm 2026 lohnt sich daher eine andere Perspektive auf Innovation: Nicht die Zahl neuer Systeme entscheidet, sondern wie durchgängig sie Bestellung, Ware, Mitarbeitende und Kundenübergabe miteinander verbinden.

Praxistipp: Click and Collect vom Ende her planen

Bevor Sie über Abholfächer nachdenken, verfolgen Sie zehn typische Vorbestellungen vom Eingang bis zur tatsächlichen Übergabe. Wie lange liegen fertige Bestellungen bereit? Wie häufig müssen Mitarbeitende eine Bestellung suchen oder die laufende Arbeit für eine Abholung unterbrechen? Erst daraus lässt sich ableiten, an welcher Stelle ein Smart Locker tatsächlich entlastet.

Die mobilen COSYS Abläufe können außerdem über kostenlose Demo-Apps im Google Play Store und Apple App Store ausprobiert werden. Für die Umsetzung einer vollständigen Lösung aus Apotheken Software, Click and Collect und Smart Locker sowie für geeignete Hardware, MDE-Services und COSYS MDM erreichen Sie COSYS unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

COSYS integriert dafür Computer Vision und OCR in mobile Arbeitsprozesse. Mitarbeiter nutzen MDE-Geräte oder Smartphones und können Bilder unmittelbar dort aufnehmen, wo eine Abweichung festgestellt wird. Die KI analysiert diese Aufnahmen und erkennt unter anderem Objekte, Mengen und Zustände. Sichtbare Schäden an Waren, Verpackungen oder Geräten können identifiziert und automatisch beschrieben werden.

Computer Vision unterstützt die visuelle Qualitätskontrolle

In einem Lager kann beispielsweise ein Karton bei der Umlagerung eingedrückt werden. In der Produktion fällt möglicherweise eine sichtbare Beschädigung an einem Bauteil oder Fertigerzeugnis auf. Bei einer rein manuellen Dokumentation muss der Mitarbeiter den Schaden fotografieren, beschreiben und dem richtigen Vorgang zuordnen.

Mit COSYS Computer Vision wird aus diesem Foto ein auswertbarer Datensatz. Die Bilderkennung kann einen sichtbaren Schaden lokalisieren und klassifizieren sowie eine Beschreibung für die weitere Dokumentation erzeugen. COSYS nennt darüber hinaus die Erkennung von Waren, Verpackungen und Geräten sowie das automatische Zählen von Artikeln und Stückzahlen als Anwendungsfälle.

Die fachliche Beurteilung eines Mitarbeiters bleibt gerade bei komplexen Qualitätsmerkmalen wichtig. KI Bildanalyse übernimmt vielmehr einen Teil der standardisierbaren visuellen Kontrolle und Dokumentation. Das ist insbesondere bei wiederkehrenden Prüfaufgaben interessant, bei denen eine konsistente Dokumentationsqualität benötigt wird.

Qualitätsprüfung beginnt bereits bei Material und Kennzeichnung

Qualität umfasst jedoch mehr als den äußerlich sichtbaren Zustand. Ein unbeschädigtes Bauteil kann trotzdem problematisch sein, wenn beispielsweise Charge oder Seriennummer falsch erfasst wurden. Deshalb kombiniert COSYS die KI Bildanalyse mit automatisierter Dokumentenerfassung per OCR.

OCR kann Texte auf Lieferscheinen, Etiketten und Kennzeichnungen erkennen. COSYS sieht beispielsweise die Erfassung von MHD, Chargen- und Seriennummern ohne manuelle Eingabe vor. Damit lassen sich visuelle Zustandsinformationen mit Identifikations- und Rückverfolgbarkeitsdaten verbinden.

Das spielt gerade in der Produktion eine wichtige Rolle. COSYS ermöglicht dort die digitale Bearbeitung von Fertigungsaufträgen einschließlich Materialvalidierung per Barcode, Chargen- und Seriennummernerfassung sowie Rückmeldung von Gut- und Ausschussmengen. Fertigungsmeldungen können außerdem storniert werden, wenn Erzeugnisse Qualitätsanforderungen nicht erfüllen und nicht weiter im Umlauf bleiben sollen.

Bilddokumentation begleitet Qualität über mehrere Prozessstufen

Der Nutzen steigt, wenn Qualitätskontrolle nicht als isolierte Station betrachtet wird. Ein Schaden kann bereits bei der Anlieferung vorhanden gewesen sein, während der Lagerung entstehen oder erst nach einem Produktionsschritt sichtbar werden.

COSYS verbindet Lager, Produktion und Materialfluss innerhalb einer modularen Supply Chain Management Software. Diese Softwareplattform kann unter anderem Lagerverwaltung, Produktionsversorgung, Fertigungsaufträge, Chargenrückverfolgung und Qualitätssicherung auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführen. Die Chargenrückverfolgung dokumentiert dabei Chargen vom Wareneingang bis zur Fertigmeldung.

Eine digitale Fotodokumentation ergänzt diese Prozessdaten um den tatsächlichen visuellen Zustand. Im Lager kann sie beispielsweise Schäden im Wareneingang, das korrekte Verpacken während der Kommissionierung oder die Verladung dokumentieren. Damit entsteht ein nachvollziehbarer Zusammenhang zwischen: Wann wurde etwas bearbeitet?, Welches Material war betroffen? und Wie sah es zu diesem Zeitpunkt aus?

Aus einzelnen Qualitätsfällen werden auswertbare Daten

Gerade für Qualitätsmanagement und Produktionsleitung ist dieser Punkt entscheidend. Einzelne Schadensbilder lösen zunächst einen operativen Vorgang aus. Werden Qualitätsinformationen jedoch strukturiert digital erfasst, können sie anschließend auch übergeordnet betrachtet werden.

COSYS KI ist in die COSYS Plattformwelt und Business Intelligence integrierbar. Erkenntnisse können in Dashboards einfließen und mit weiteren operativen Daten kombiniert werden. Die KI nutzt dafür unter anderem Echtzeitinformationen aus MDE-Scans, Lager- und Transportbuchungen sowie Bewegungs- und Zeitstempel. Machine-Learning-Verfahren dienen dazu, Muster, Klassifikationen und Anomalien in diesen Daten zu erkennen.

Damit wird perspektivisch nicht nur der einzelne Schaden relevant. Unternehmen können Qualitätsabweichungen in ihrem Prozesskontext betrachten: Treten bestimmte Probleme wiederholt in einem Bereich auf? Sind einzelne Materialien, Vorgänge oder Prozessstufen besonders auffällig? Genau hier entwickelt sich Bilddokumentation von einem reinen Nachweis zu einer Datenquelle für die kontinuierliche Prozess- und Qualitätsverbesserung.

COSYS verbindet KI mit der benötigten Infrastruktur

Für den betrieblichen Einsatz gehört zur KI Bildanalyse außerdem die technische Umgebung. COSYS kombiniert die KI-Funktionen mit modularen Softwarelösungen, geeigneten MDE-Geräten und Smartphones sowie dem COSYS WebDesk. MDE-Services unterstützen Rollout und laufenden Gerätebetrieb, während COSYS MDM mobile Endgeräte zentral verwaltbar macht. Business Intelligence und Prozessdatenanalyse ergänzen die operative Qualitätssicherung um die Managementebene.

Damit entsteht kein separates KI-Werkzeug neben den eigentlichen Arbeitsprozessen. Computer Vision und OCR können dort eingesetzt werden, wo Mitarbeiter ohnehin Material erfassen, Fertigungsaufträge bearbeiten oder Qualitätsabweichungen dokumentieren. COSYS KI lässt sich zudem nativ in bestehende COSYS Lösungen wie Lagerverwaltung und weitere operative Anwendungen integrieren.

Praxistipp: Beginnen Sie mit eindeutig sichtbaren Qualitätsmerkmalen

Wählen Sie für den Einstieg einen Prüfprozess, bei dem Mitarbeiter heute regelmäßig fotografieren oder wiederkehrende sichtbare Abweichungen beurteilen müssen. Definieren Sie anschließend klar, welche Merkmale erkannt und welche Informationen zusätzlich per OCR übernommen werden sollen. Ein abgegrenzter Anwendungsfall erleichtert es, Bildqualität, Erkennungslogik und Prozessintegration unter realen Bedingungen zu bewerten.

Ausgewählte COSYS Funktionen können Sie kostenlos und unverbindlich mit der COSYS Demo-App im Google Play Store kennenlernen. Für weitere Informationen zur KI Bildanalyse in Lager und Produktion erreichen Sie COSYS unter vertrieb@cosys.de oder telefonisch unter +49 5062 900 0.

Bei der Kommissionierung in der Apotheke geht es längst nicht mehr ausschließlich um die klassische Bereitstellung am HV-Tisch. Vorbestellungen über digitale Kanäle, Botendienste, Click & Collect oder Warenbewegungen zwischen Filialen erweitern den Prozess. Je mehr Aufträge parallel bearbeitet werden, desto wichtiger werden eindeutige Bestände, strukturierte Laufwege und eine lückenlose Dokumentation.

Vom Auftrag zum Lagerplatz: Kommissionierung beginnt mit guten Bestandsdaten

Eine schnelle Entnahme funktioniert nur, wenn der tatsächliche Bestand und die digital verfügbaren Informationen übereinstimmen. Ist ein Artikel zwar systemseitig verfügbar, befindet sich aber an einem anderen Lagerplatz oder wurde eine vorherige Warenbewegung nicht korrekt gebucht, beginnt die Suche.

Die COSYS Apotheken Software setzt deshalb nicht erst bei der Entnahme an. Wareneingang, Einlagerung, Lagerplatzverwaltung, Umlagerungen, Kommissionierung und Inventur können innerhalb einer durchgängigen mobilen Prozesskette abgebildet werden. Mitarbeitende erfassen Warenbewegungen direkt mit MDE-Geräten in Smartphone-Optik. Vorhandene Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme lassen sich über Schnittstellen anbinden.

Der Vorteil liegt in der Prozesskette: Eine schnelle Kommissionierung ist kein isoliertes Softwarefeature, sondern das Ergebnis sauberer Buchungen vom Wareneingang an.

Mobile Kommissionierung statt Laufzettel und Gedächtnis

Liegt ein Auftrag vor, führt die digitale Kommissionierung Mitarbeitende gezielt durch die benötigten Positionen. Artikel werden am Entnahmeort gescannt und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Dadurch wird unmittelbar geprüft, ob der richtige Artikel bearbeitet wird.

Gerade bei mehreren parallel vorzubereitenden Bestellungen verhindert diese eindeutige Zuordnung Verwechslungen. Gleichzeitig entsteht ein nachvollziehbarer Bearbeitungsstatus: Welche Positionen wurden bereits entnommen? Welche fehlen noch? Ist ein Auftrag vollständig?

Das wird besonders interessant, sobald die Kommissionierung nicht am HV endet. Vorbestellte Ware kann beispielsweise für die spätere Abholung vorbereitet werden. Bei Botendienst-Aufträgen schließt sich an die Kommissionierung ein weiterer logistischer Prozess an. Für Filialapotheken kommen gegebenenfalls interne Warenbewegungen zwischen Standorten hinzu.

Bestand und Kommissionierung dürfen keine getrennten Welten sein

Jede Entnahme verändert den verfügbaren Warenbestand. Deshalb sollten Kommissionierung und Bestandsführung unmittelbar miteinander verzahnt sein.

Die mobile Buchung sorgt dafür, dass Warenbewegungen dort dokumentiert werden, wo sie stattfinden. Verantwortliche erhalten über den COSYS WebDesk eine zentrale Sicht auf die erfassten Prozessdaten. Damit lässt sich nicht nur ein einzelner Auftrag nachvollziehen, sondern auch erkennen, wie sich Waren durch die verschiedenen Prozessstufen bewegen.

Genau hier liegt ein wichtiger Ansatzpunkt für Apotheken, die im Umfeld der expopharm 2026 über Automatisierung nachdenken: Nicht jeder manuelle Handgriff muss automatisiert werden. Häufig entsteht bereits erheblicher Nutzen, wenn Informationen nicht mehr gesucht, nachgetragen oder zwischen getrennten Prozessen übertragen werden müssen.

Business Intelligence deckt strukturelle Schwachstellen auf

Aus den operativen Buchungsdaten entsteht zusätzlich eine wertvolle Grundlage für COSYS Business Intelligence. BI betrachtet nicht den einzelnen Scan, sondern verdichtet Prozessdaten zu Kennzahlen und Dashboards.

So können Verantwortliche beispielsweise untersuchen, welche Artikel besonders häufig bewegt werden, wie sich Bestände entwickeln oder an welchen Stellen regelmäßig Abweichungen auftreten. Für Filialstrukturen lassen sich Prozesse außerdem standortübergreifend betrachten.

Damit wird aus der Kommissionierung eine messbare Größe. Entscheidungen über Lagerorganisation, Bestandsführung oder weitere Automatisierung können auf tatsächlichen Prozessdaten beruhen statt ausschließlich auf Einzelbeobachtungen.

KI unterstützt die vorausschauende Bestandssteuerung

Während BI vorhandene Abläufe transparent macht, kann die COSYS KI historische und aktuelle Daten nutzen, um Muster zu erkennen und zukünftige Entwicklungen einzuschätzen. Machine-Learning-Verfahren beziehen beispielsweise MDE-Scans, Buchungen sowie Bewegungs- und Zeitstempel ein.

Für die Kommissionierung ist das vor allem vorgelagert interessant: Werden Bedarfsentwicklungen und mögliche Unterdeckungen früher erkannt, lässt sich die Warenverfügbarkeit gezielter steuern. KI kann damit dazu beitragen, dass ein Kommissionierauftrag gar nicht erst an einem unerwarteten Fehlbestand ins Stocken gerät.

Vom MDE-Gerät bis zur Prozessanalyse

COSYS betrachtet die Kommissionierung in der Apotheke deshalb nicht als einzelne App-Funktion. Modulare Software, Smartphone-MDE-Geräte, Schnittstellen, COSYS MDM und MDE-Services werden mit WebDesk, Business Intelligence und Prozessdatenanalyse verbunden. Apotheken können dadurch einzelne Prozesse digitalisieren und die Lösung entsprechend ihrer Anforderungen erweitern.

Praxistipp: Kommissionierung selbst ausprobieren

Wie sich mobile Lagerprozesse auf einem Smartphone oder MDE-Gerät anfühlen, lässt sich testen, bevor über ein konkretes Digitalisierungsprojekt entschieden wird. Die kostenlose COSYS Lager Demo-App ist im Google Play Store und Apple App Store erhältlich. Damit können Apotheken typische mobile Abläufe direkt ausprobieren und anschließend besser beurteilen, an welchen Stellen die eigene Kommissionierung von einer digitalen Prozessführung profitieren würde. Für weiterführende Fragen zu Software, Hardware, MDE-Services und COSYS MDM steht COSYS unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0 zur Verfügung.

Werden Aufträge auf Papier oder mit manuellen Listen zusammengestellt, können Artikel verwechselt, Mengen falsch erfasst oder Informationen unvollständig dokumentiert werden. Bei Arzneimitteln sind zusätzlich Charge und Mindesthaltbarkeits- beziehungsweise Verfalldaten relevant.

Wie Aufträge mobil und geführt zusammengestellt werden

Mit der COSYS Apotheken Software lässt sich die Kommissionierung mobil und auftragsbezogen durchführen. Mitarbeitende scannen die vorgesehenen Artikel mit einem MDE-Gerät oder Smartphone und gleichen die Erfassung mit dem hinterlegten Auftrag ab.

Abweichungen zwischen Auftrag und erfasstem Artikel werden dadurch bereits während der Kommissionierung sichtbar und können direkt geprüft werden.

COSYS unterstützt außerdem Chargen-, Seriennummern- und MHD-Erfassung. Mindesthaltbarkeitsdaten sowie Chargen können je nach Prozess auch per OCR erfasst werden. Dadurch lassen sich diese Informationen direkt in die mobile Erfassung einbeziehen und hinsichtlich des vorgesehenen Auftrags kontrollieren.

Eine geführte Benutzeroberfläche unterstützt zudem einheitliche Abläufe, insbesondere wenn unterschiedliche Mitarbeitende Kommissionieraufträge bearbeiten.

Warum digitale Kommissionierung die Nachvollziehbarkeit verbessert

Bei einer mobilen Erfassung entstehen die Daten direkt während der Bearbeitung des Auftrags. Artikel, Mengen, Chargen und weitere Erfassungsinformationen stehen anschließend digital für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

Abhängig von der Prozesskonfiguration können zusätzlich Benutzer- und Zeitinformationen mit den Bewegungsdaten verbunden werden. Dadurch lässt sich später besser nachvollziehen, wann und im Rahmen welchen Auftrags eine Position bearbeitet wurde.

Für Prozesse, bei denen auch die Übergabe dokumentiert werden soll, bietet COSYS ergänzende Möglichkeiten zur Foto- und Unterschriftenerfassung. Diese Funktionen können abhängig vom konkreten Botendienst- oder Auslieferungsprozess eingebunden werden.

Wie die Kommissionierung mit Bestandsführung und ERP zusammenspielt

Die Kommissionierung steht nicht isoliert. COSYS bietet innerhalb seiner Plattform unter anderem Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Bestandsabfrage, Retouren und Inventur.

Dadurch können mehrere Warenprozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis aufgebaut werden. Bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme lassen sich über geeignete Schnittstellen anbinden.

Aufträge und Bewegungsdaten können abhängig von der Systemlandschaft online oder gesammelt übertragen werden. So können bereits kommissionierte Mengen bei der weiteren Bestandsverarbeitung berücksichtigt werden, anstatt Informationen separat zwischen verschiedenen Systemen übertragen zu müssen.

Gerade für Filial-, Versand- und Krankenhausapotheken mit mehreren Lagerbereichen oder parallelen Aufträgen schafft das eine strukturierte Grundlage für durchgängige Warenprozesse.

Warum die Kommissionierung ein sinnvoller Einstieg sein kann

COSYS verfolgt einen modularen Ansatz. Apotheken müssen nicht sämtliche Prozesse gleichzeitig digitalisieren, sondern können mit einem klar abgegrenzten Ablauf wie der Kommissionierung beginnen.

Später lässt sich die Lösung beispielsweise um Warenannahme, MHD-Kontrolle, Bestandsabfrage, Umlagerung oder Inventur erweitern. Zum Gesamtkonzept gehören außerdem COSYS WebDesk, passende Scanner und MDE-Geräte, MDE-Services sowie Mobile Device Management.

Fazit

Mobile Kommissionierung hilft Apotheken dabei, Aufträge strukturiert zu bearbeiten und Artikel, Mengen sowie Chargen direkt während der Zusammenstellung digital zu erfassen. Abweichungen werden früher sichtbar, während die erfassten Daten gleichzeitig für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung stehen.

Möchten Sie Ihre Kommissionierung rund um die expopharm 2026 digitalisieren?
COSYS bietet einen unverbindlichen individuellen Prozess-Check online oder telefonisch. Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Wenn Lieferscheine nicht mit dem Versandprozess verbunden sind

Ein typischer Ablauf sieht so aus: Der Auftrag wird im ERP-System verwaltet, die Mitarbeiter kommissionieren die Ware im Lager und der Lieferschein wird unabhängig davon über einen Büroarbeitsplatz oder zentralen Drucker ausgegeben. Anschließend muss geprüft werden, welches Dokument zu welcher Lieferung gehört.

Gerade im Baustoffhandel ist diese Trennung problematisch. Aufträge können zahlreiche Positionen, unterschiedliche Mengeneinheiten und mehrere Packstücke umfassen. Hinzu kommen Teillieferungen, kurzfristige Auftragsänderungen oder parallele Baustellenlieferungen. Je mehr Aufträge gleichzeitig bearbeitet werden, desto schwieriger wird die manuelle Zuordnung.

Die Folge sind Suchzeiten, Rückfragen und zusätzliche Kontrollschritte. Ein falsch zugeordneter Lieferschein kann zudem die Übergabe der Lieferung erschweren und im Nachgang zusätzlichen Abstimmungsaufwand verursachen.

Lieferscheindruck als Bestandteil der Kommissionierung

Der Lösungsansatz besteht darin, den Lieferscheindruck direkt mit dem digitalen Kommissionierungsprozess zu verbinden. Der Auftrag wird dabei nicht nur als Druckauftrag betrachtet, sondern während der Bearbeitung eindeutig mit Ware, Mengen und Versandstatus verknüpft.

Der Mitarbeiter erhält den Auftrag mobil, scannt Artikel und gegebenenfalls Lagerplatz und bestätigt die entnommenen Mengen. Sobald der definierte Bearbeitungsstatus erreicht ist, kann der nächste Prozessschritt ausgelöst werden. Dazu gehört auch die Ausgabe des zugehörigen Lieferscheins.

Damit entsteht eine klare Kette:

Auftrag → Kommissionierung → Kontrolle → Lieferscheindruck → Versand

Die Dokumente werden nicht mehr unabhängig vom tatsächlichen Lagerprozess behandelt.

Barcode und MDE-Geräte liefern die notwendigen Prozessdaten

Die technische Grundlage bildet die mobile Datenerfassung. Barcodes ermöglichen es, Artikel, Aufträge oder Packstücke eindeutig zu identifizieren. Über ein MDE-Gerät oder ein geeignetes Smartphone werden Informationen direkt am Lagerplatz erfasst.

Das reduziert manuelle Eingaben und stellt gleichzeitig Prozessdaten bereit. Die Lagerverwaltung weiß beispielsweise, welche Positionen bereits kommissioniert wurden und welcher Auftrag noch bearbeitet werden muss.

Diese Daten können anschließend für Folgeprozesse genutzt werden. Neben dem Lieferscheindruck lässt sich beispielsweise auch der Druck von Versandlabels anstoßen. Auf diese Weise werden Dokumentation und Kennzeichnung des Versandguts miteinander verknüpft.

Entscheidend ist dabei nicht der Barcode selbst, sondern seine Funktion im Prozess: Der Scan schafft einen eindeutigen Bezug zwischen physischer Ware und digitalem Auftrag.

COSYS verbindet Kommissionierung und Lieferscheindruck

Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware lässt sich dieser Prozess durch mobile Kommissionierung und zentrale Verwaltung abbilden. Mitarbeiter bearbeiten Aufträge über die mobile Anwendung und erfassen die relevanten Warenbewegungen direkt im Lager. Der COSYS WebDesk dient als zentrale Oberfläche für Verwaltung und Nachbearbeitung.

Das Modul Kommissionierung kann dabei als Bindeglied zwischen Auftrag und Versand dienen. Nach der Bearbeitung des Auftrags stehen die erfassten Prozessinformationen für die weiteren Arbeitsschritte zur Verfügung. Der Lieferscheindruck kann entsprechend des definierten Workflows mit dem Auftrag verbunden werden. Zusätzlich lässt sich der Druck von Versandlabels integrieren.

Die Lösung muss dabei nicht zwangsläufig das vorhandene ERP-System ersetzen. Auftrags- und Artikeldaten können über geeignete Schnittstellen oder Datenimporte übernommen werden. Die Lagerverwaltung ergänzt damit die bestehende Systemlandschaft um die mobile Prozesssteuerung und Datenerfassung.

Praxisbeispiel: Baustofflieferung an eine Baustelle

Ein Kunde bestellt mehrere Baustoffe für eine Baustelle. Der Auftrag wird aus dem bestehenden System an die Lagerlösung übergeben. Der Kommissionierer erhält den Auftrag auf seinem MDE-Gerät und scannt die benötigten Artikel während der Entnahme.

Eine Abweichung wird direkt bei der Bearbeitung erkannt, statt erst bei einer späteren Kontrolle aufzufallen. Nach Abschluss der Kommissionierung wird der Auftrag als versandbereit gekennzeichnet. Der zugehörige Lieferschein kann daraufhin für die Übergabe ausgegeben werden. Für einzelne Packstücke lassen sich zusätzlich Versandlabels drucken.

Der Mitarbeiter muss dadurch nicht zunächst einen Stapel ausgedruckter Dokumente durchsuchen und anschließend manuell feststellen, welcher Lieferschein zur zusammengestellten Ware gehört. Auftrag und Versanddokument bleiben im digitalen Prozess miteinander verknüpft.

Was bringt automatisierter Lieferscheindruck?

Der konkrete Nutzen entsteht vor allem durch die Beseitigung unnötiger manueller Zwischenschritte. Mitarbeiter müssen weniger Dokumente suchen, zuordnen und nachbearbeiten. Gleichzeitig verbessert sich die Nachvollziehbarkeit des Versandprozesses.

Für Baustoffhändler ergeben sich insbesondere:

• weniger manueller Zuordnungsaufwand
• geringere Fehlerquellen bei Kommissionierung und Versand
• schnellere Bereitstellung von Lieferscheinen
• bessere Transparenz über den Auftragsstatus
• nachvollziehbare Prozessdaten
• weniger Medienbrüche
• integrierter Druck von Versandlabels
• bessere Skalierbarkeit bei steigendem Auftragsvolumen

Der Effekt ist besonders relevant, wenn täglich zahlreiche Lieferaufträge parallel bearbeitet werden. Entscheidend ist dabei, dass der Lieferscheindruck nicht isoliert automatisiert wird, sondern Teil eines durchgängigen Versandprozesses ist.

Automatisierter Lieferscheindruck beginnt im Lager

Wer den Lieferscheindruck im Baustoffhandel automatisieren möchte, sollte deshalb nicht beim Drucker beginnen, sondern beim Prozess. Erst wenn Auftrag, Kommissionierung, Ware und Versand eindeutig miteinander verbunden sind, lässt sich die Dokumentausgabe sinnvoll automatisieren.

COSYS setzt hierfür auf die Kombination aus mobiler Datenerfassung, Lagerverwaltungssoftware, Kommissionierung und zentraler Prozessverwaltung. So wird aus dem manuellen Drucken und Zuordnen ein digital unterstützter Versandprozess.

Sie möchten den Prozess selbst testen? Die COSYS Demo Apps im Google Playstore und Apple Appstore geben einen ersten Einblick in die mobile Datenerfassung.

Für eine individuelle Beratung zur Kommissionierung, Lieferscheindruck und Versandlabel-Anbindung erreichen Sie COSYS unter +49 5062 900 0 oder per E-Mail an vertrieb@cosys.de.

Fehlen aktuelle Statusinformationen, entstehen Rückfragen, Suchaufwand und schwer nachvollziehbare Übergaben. Unternehmen benötigen deshalb mehr als eine digitale Liste: Entscheidend ist ein durchgängiger Prozess, der die Paketannahme, interne Verteilung und Aushändigung miteinander verbindet und bei Bedarf erweitert werden kann.

Die Poststelle wird zur zentralen Schnittstelle

Die Aufgaben der Poststelle beginnen mit der Annahme und Kontrolle eingehender Lieferungen. Empfänger, Absender, Sendungsnummer und gegebenenfalls weitere Paketinformationen werden erfasst. Danach folgen die Sortierung nach Zustellbereichen, die Vorbereitung interner Touren oder die Einlagerung bis zur Abholung.

Hinzu kommen Benachrichtigungen, Übergaben und die Bearbeitung von Sonderfällen. Dazu zählen beschädigte Lieferungen, unbekannte Empfänger oder nicht abgeholte Pakete. Die Poststelle verbindet damit externe Zusteller mit internen Empfängern und muss jederzeit erkennen können, in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Sendung befindet.

Der Wechsel von Excel beginnt nicht erst bei hohen Paketmengen

Ob sich eine Software lohnt, hängt nicht allein von der täglichen Paketanzahl ab. Auch mehrere Standorte, sensible Sendungen, häufige Rückfragen und der gleichzeitige Zugriff verschiedener Mitarbeitender können Excel-Listen an ihre Grenzen bringen.

Vor der Digitalisierung sollten Unternehmen ihre Abläufe, Zuständigkeiten und benötigten Sendungsstatus festlegen. Gepflegte Empfängerdaten bilden eine weitere wichtige Grundlage. Ebenso muss geklärt werden, wie Abweichungen behandelt werden. Erst wenn Normal- und Sonderfälle definiert sind, lässt sich der bestehende Prozess zuverlässig digital abbilden.

Die COSYS Interne Postverteilung Software unterstützt die mobile Erfassung eingehender Sendungen per Smartphone oder MDE-Gerät. Pakete werden über ihren Barcode aufgenommen, den jeweiligen Empfängern zugeordnet und mit einem aktuellen Status versehen. Dadurch entsteht bereits bei der Annahme eine gemeinsame Informationsbasis.

Digitale Nachweise schaffen Sicherheit bei der Übergabe

Bei der persönlichen Aushändigung wird die Sendung erneut gescannt und der Status aktualisiert. Der Empfänger kann den Erhalt durch eine digitale Unterschrift bestätigen. Zeitpunkt, Sendung und Übergabe werden so miteinander verknüpft. Bei späteren Rückfragen müssen Mitarbeitende keine handschriftlichen Listen oder einzelne E-Mails durchsuchen.

Alternativ lassen sich Smart Locker in den Prozess einbinden. Der Empfänger authentifiziert sich per PIN oder QR-Code und öffnet das vorgesehene Fach. Die Abholung kann damit unabhängig von einer persönlichen Übergabe und den Arbeitszeiten der Poststelle erfolgen. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, wann die Sendung entnommen wurde.

Kennzahlen zeigen Engpässe statt bloßer Einzelereignisse

Das tägliche Sendungsvolumen allein reicht für eine belastbare Bewertung nicht aus. Aussagekräftig sind außerdem die Zeit zwischen Annahme und Bereitstellung, die Dauer bis zur Übergabe sowie die Anzahl offener oder nicht zustellbarer Sendungen. Auswertungen nach Standort oder Abteilung zeigen zusätzlich, wo sich Pakete regelmäßig verzögern.

Im COSYS WebDesk (Webanwendung) werden Paketinformationen zentral bereitgestellt. Dashboards und längerfristige Auswertungen unterstützen dabei, Entwicklungen zu erkennen und Maßnahmen gezielt am tatsächlichen Prozess auszurichten. So wird sichtbar, ob beispielsweise weitere Erfassungsgeräte, angepasste Zustellbereiche oder zusätzliche Abholpunkte benötigt werden.

Wachsende Prozesse müssen nicht neu aufgebaut werden

Eine steigende Paketmenge erfordert nicht automatisch einen vollständigen Systemwechsel. Eine modular aufgebaute Lösung kann schrittweise um weitere Nutzer, Abteilungen, Gebäude oder Prozessschritte ergänzt werden. COSYS lässt sich als Cloud- oder On-Premise-Lösung betreiben und beispielsweise über Active Directory mit vorhandenen Empfängerdaten verbinden.

Damit bleibt der digitale Ablauf anpassbar, wenn neue Standorte hinzukommen oder sich die interne Verteilung verändert. Unternehmen können ihre Paketannahme entlang des tatsächlichen Bedarfs erweitern, ohne bereits funktionierende Prozessbestandteile zu ersetzen.

Fazit

Eine zuverlässige Paketannahme basiert auf klaren Zuständigkeiten, nachvollziehbaren Übergaben und auswertbaren Prozessdaten. Digitale Erfassung allein genügt nicht: Erst ein durchgängiger und erweiterbarer Ablauf sorgt dafür, dass die interne Sendungsverteilung auch bei steigenden Mengen transparent bleibt. COSYS verbindet dafür mobile Datenerfassung, zentrale Verwaltung, digitale Zustellnachweise und optionale Smart Locker in einer gemeinsamen Lösung.

TIPP

Nutzen Sie die COSYS Fotodokumentation, um äußerlich erkennbare Schäden unmittelbar bei der Annahme festzuhalten. Dadurch ist der Zustand dokumentiert – noch bevor die Sendung intern weitergegeben wird.

Auch auf der expopharm 2026 in München richtet sich der Blick im September auf Digitalisierung und neue Technologien im Apothekenmarkt. Für Krankenhausapotheken liegt ein relevantes Digitalisierungspotenzial genau zwischen den klassischen Systemgrenzen: bei der physischen Bewegung der Ware. Denn eine Bestandsbuchung allein beantwortet noch nicht, wer einen Transport übernommen hat, wo er sich befindet und ob die Ware tatsächlich am vorgesehenen Ziel angekommen ist.

Nach der Kommissionierung beginnt die interne Logistik

Ein typischer Prozess startet mit einer Anforderung aus einem Krankenhausbereich. Die benötigten Artikel werden in der Krankenhausapotheke zusammengestellt und anschließend für die interne Weiterleitung bereitgestellt.

Die COSYS Apotheken Software unterstützt zunächst die vorgelagerten Warenprozesse. Artikel können über mobile MDE-Geräte in Smartphone-Optik gescannt, Lagerplätze verwaltet und Kommissionierungen digital durchgeführt werden. Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten lassen sich dabei ebenfalls berücksichtigen.

Für die anschließende Verteilung kann die COSYS Lösung um den Innerbetrieblichen Transport (IBT) ergänzt werden. Dadurch entsteht kein digitaler Bruch zwischen „kommissioniert“ und „angekommen“. Der Transportauftrag wird zum eigenen dokumentierten Prozess.

Übergabepunkte sind entscheidend für die Nachverfolgbarkeit

Gerade interne Übergaben sind häufig schwer nachzuvollziehen. Die Apotheke hat einen Auftrag bereitgestellt, ein Mitarbeiter des internen Transportdienstes hat ihn abgeholt und später soll die Lieferung auf einer Station angekommen sein. Fehlt zwischen diesen Punkten eine systematische Dokumentation, beginnt bei Rückfragen die Recherche.

COSYS erfasst deshalb definierte Statuswechsel entlang des Transports. Bei der Übernahme kann der Auftrag per Barcode identifiziert und dem Transportprozess zugeordnet werden. Weitere Scans dokumentieren nachfolgende Prozessschritte bis zur Ablieferung am Ziel.

Damit lässt sich später nicht nur feststellen, dass eine Lieferung die Krankenhausapotheke verlassen hat. Auch Zeitpunkt, Status und Übergabepunkte bleiben nachvollziehbar. Besonders bei mehreren parallel laufenden Transporten entsteht dadurch eine wesentlich belastbarere Informationsbasis.

Station, OP und Funktionsbereich als eindeutiges Transportziel

Ein Krankenhaus stellt besondere Anforderungen an die interne Warenverteilung. Neben klassischen Stationen können beispielsweise OP-Bereiche, Ambulanzen oder andere Funktionsbereiche beliefert werden. Gleichzeitig bewegen sich Transporte durch eine weitläufige Gebäudestruktur.

Deshalb muss der physische Warenfluss mit eindeutigen Zielinformationen verbunden werden. Über die mobile Prozessführung erhalten Mitarbeitende die für den Transport benötigten Auftragsinformationen. Statt ausschließlich auf Begleitzettel oder persönliche Kenntnis der Abläufe angewiesen zu sein, wird der Auftrag digital geführt.

Auch Rücktransporte können dabei relevant werden. Nicht benötigte Ware oder andere Rückführungen erzeugen schließlich ebenfalls Warenbewegungen, die für einen vollständigen Prozess nicht außerhalb des Systems stattfinden sollten.

Der COSYS WebDesk wird zur Steuerungszentrale

Während mobile Geräte die Informationen direkt am Transport erzeugen, führt der COSYS WebDesk die Vorgänge zentral zusammen. Verantwortliche können dort Transportaufträge und deren Bearbeitungsstatus einsehen.

Der praktische Unterschied zeigt sich besonders bei Rückfragen. Meldet eine Station eine fehlende Lieferung, muss nicht zunächst bei mehreren Beteiligten nachgefragt werden. Der dokumentierte Transportstatus liefert einen Ausgangspunkt für die Klärung.

Bei einer größeren Krankenhausapotheke mit zahlreichen täglichen Versorgungsaufträgen wird diese Transparenz zunehmend wichtiger. Digitalisierung schafft hier nicht einfach weniger Papier, sondern eine gemeinsame Informationsbasis für Apotheke, Transport und Empfänger.

BI analysiert den Materialfluss statt einzelner Transporte

Aus vielen dokumentierten Transporten entsteht eine weitere Informationsquelle. COSYS Business Intelligence und Prozessdatenanalyse betrachten nicht mehr den einzelnen Auftrag, sondern die Struktur dahinter.

So können beispielsweise Transportmengen, Durchlaufzeiten oder wiederkehrende Verzögerungen untersucht werden. Zeigen die Daten, dass bestimmte Zielbereiche regelmäßig längere Transportzeiten verursachen, entsteht daraus ein konkreter Ansatzpunkt für die Prozessoptimierung. Auch Auslastungen und zeitliche Spitzen lassen sich auf Basis der vorhandenen Prozessdaten untersuchen.

BI beantwortet damit die Frage, wo der interne Materialfluss strukturell verbessert werden kann.

KI erkennt Muster, die im Tagesgeschäft untergehen

Die COSYS KI kann auf den erzeugten Scan-, Buchungs-, Bewegungs- und Zeitdaten aufsetzen. Machine-Learning-Verfahren suchen darin nach Mustern und Anomalien. Dadurch können ungewöhnliche Prozessverläufe oder sich entwickelnde Engpässe früher auffallen.

Für Krankenhausapotheken liegt der Mehrwert damit nicht in einer weiteren Visualisierung derselben Kennzahlen. Während BI den Materialfluss analysierbar macht, kann KI dazu beitragen, auffällige Entwicklungen automatisiert zu erkennen und perspektivisch vorausschauender zu reagieren.

COSYS verbindet dafür Apotheken Software, IBT, mobile Datenerfassung, WebDesk, Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Hinzu kommen geeignete MDE-Geräte, COSYS MDM und MDE-Services. Bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Strukturen können über Schnittstellen in die Prozesslandschaft eingebunden werden.

Praxistipp: Suchen Sie die unsichtbare Strecke

Nehmen Sie einen typischen Versorgungsauftrag und betrachten Sie ausschließlich den Zeitraum zwischen Bereitstellung in der Krankenhausapotheke und tatsächlicher Übergabe am Ziel. Können Sie für jeden Abschnitt eindeutig beantworten, wo sich die Lieferung befindet und wer den nächsten Prozessschritt übernommen hat? Genau dort, wo diese Antwort fehlt, besteht eine Dokumentationslücke.

Die mobilen COSYS Prozesse können über kostenlose Demo-Apps im Google Play Store und Apple App Store ausprobiert werden. Für einen produktiven Einsatz unterstützt COSYS außerdem bei geeigneter Hardware, Rollout und laufenden MDE-Services. Über das COSYS MDM lassen sich die eingesetzten Geräte und Anwendungen zentral administrieren. Kontakt: vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Rund um die expopharm 2026 in München werden im September zahlreiche neue Technologien für den Apothekenmarkt diskutiert. Wer dabei konkret nach Digitalisierungspotenzial im eigenen Betrieb sucht, sollte die Inventur nicht unterschätzen. Eine geeignete Inventursoftware für Apotheken verkürzt nicht nur die Aufnahme. Sie kann vor allem dafür sorgen, dass aus der jährlichen Pflichtaufgabe verwertbare Informationen über die Qualität der eigenen Bestandsführung entstehen.

Papierlisten machen aus einem Arbeitsschritt gleich mehrere

Bei einer klassischen Inventur besteht die Arbeit nicht allein aus dem Zählen. Listen müssen vorbereitet und verteilt, Artikel identifiziert, Mengen eingetragen und die Ergebnisse anschließend zusammengeführt werden. Unleserliche Einträge, Zahlendreher oder übersprungene Positionen fallen teilweise erst bei der späteren Kontrolle auf.

Eine mobile Inventur verändert diesen Ablauf grundlegend. Mit der COSYS Inventursoftware erfassen Mitarbeitende Artikel direkt am jeweiligen Lagerort per Barcode. Anschließend wird die gezählte Menge auf dem Smartphone oder einem professionellen MDE-Gerät eingegeben. Die digitale Erfassung ersetzt damit die getrennten Schritte aus Zählen, Notieren und späterer Übertragung.

Gerade in Apotheken ist dabei wichtig, dass unterschiedliche Aufnahmebereiche strukturiert abgearbeitet werden können. So bleibt nachvollziehbar, welcher Bestand bereits gezählt wurde und wo noch Inventurpositionen offen sind.

Mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zählen lassen

Eine Inventur muss nicht zwangsläufig von einer Person sequenziell abgearbeitet werden. COSYS ermöglicht die parallele mobile Erfassung mit mehreren Geräten. Teams können dadurch unterschiedliche Lager- oder Verkaufsbereiche gleichzeitig bearbeiten.

Die Daten laufen zentral zusammen und können über den COSYS WebDesk kontrolliert werden. Verantwortliche erhalten damit während der Inventur einen Überblick über den Fortschritt, statt erst nach Abschluss sämtlicher Zähllisten feststellen zu können, ob Bereiche fehlen oder Positionen erneut geprüft werden müssen.

Auch Nachzählungen lassen sich gezielter organisieren. Auffällige Positionen können kontrolliert werden, ohne dafür große Teile der Inventur erneut aufzurollen. Das ist insbesondere bei umfangreicheren Sortimenten, Filialapotheken oder mehreren Bestandsbereichen relevant.

Eine gute Inventur zeigt Schwächen der Bestandsführung

Interessant wird die Inventur dort, wo Soll- und Ist-Bestand voneinander abweichen. Denn die Differenz ist zunächst nur das Ergebnis – nicht ihre Ursache.

Fehlbuchungen im Wareneingang, nicht dokumentierte Umlagerungen, falsche Entnahmen oder andere Abweichungen innerhalb der Warenprozesse können sich über längere Zeit im Bestand fortsetzen. Deshalb sollte eine Inventursoftware für Apotheken nicht isoliert betrachtet werden.

COSYS kann Inventur, Wareneingang, Einlagerung, Bestandsführung, Umlagerung und Kommissionierung innerhalb einer modularen Prozesslandschaft miteinander verbinden. Über Schnittstellen können Daten mit vorhandenen Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen ausgetauscht werden. Die Inventur wird damit zum Kontrollpunkt einer digitalen Warenkette.

Business Intelligence macht Inventurdifferenzen vergleichbar

Nach der Inventur beginnt eine häufig vernachlässigte Aufgabe: die Auswertung. COSYS Business Intelligence kann die entstandenen Prozessdaten in Kennzahlen und Dashboards aufbereiten. Damit lassen sich beispielsweise Inventurergebnisse und Bestandsabweichungen strukturiert betrachten und über Zeiträume oder – bei entsprechenden Strukturen – verschiedene Standorte vergleichen.

Das ist ein anderer Ansatz als die reine Inventurdokumentation. Wiederkehrende Differenzen können darauf hinweisen, dass nicht die Zählung selbst das Problem ist, sondern vorgelagerte Warenprozesse überprüft werden sollten.

KI kann Bestandsauffälligkeiten früher sichtbar machen

Während BI die vorhandenen Inventur- und Prozessdaten transparent auswertet, setzt die COSYS KI bei der Mustererkennung an. Sie kann Daten aus mobilen Scans, Buchungen sowie Bewegungs- und Zeitstempeln analysieren und Auffälligkeiten erkennen.

Für Apotheken ist das perspektivisch besonders interessant: Statt erst bei der nächsten Inventur auf größere Abweichungen zu stoßen, können datenbasierte Systeme dabei unterstützen, ungewöhnliche Bestandsentwicklungen früher zu identifizieren. Digitalisierung verschiebt die Inventur damit langfristig von der reinen Bestandsaufnahme hin zu einer kontinuierlich besseren Bestandsqualität.

Gerade nach der expopharm 2026 sollte deshalb nicht nur die Frage lauten, welche neue Technologie angeschafft wird. Entscheidend ist, welche Datenqualität sie für die nachfolgenden Prozesse schafft.

Praxistipp: Die nächste Inventur einmal digital testen

Sie müssen dafür nicht bis zum nächsten Inventurstichtag warten. Die kostenlose COSYS Inventur Demo-App ist im Google Play Store und im Apple App Store verfügbar. Testen Sie die mobile Erfassung beispielsweise zunächst an einem abgegrenzten Lagerbereich mit echten Artikeln. Dadurch lässt sich unmittelbar beurteilen, wie sich Scannen, Mengenerfassung und digitale Inventur im eigenen Arbeitsablauf anfühlen.

Soll daraus ein produktiver Prozess werden, unterstützt COSYS zusätzlich bei geeigneter MDE-Hardware, Gerätekonfiguration und laufenden MDE-Services. Mit dem COSYS MDM können größere Gerätebestände außerdem zentral administriert und Anwendungen verwaltet werden. COSYS erreichen Sie unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.