Ausgangslage bei Christof Fischer GmbH

Die Christof Fischer GmbH ist Teil der Fischer Kälte-Klima Gruppe und spezialisiert auf Lösungen in den Bereichen Kälte-, Klima- und Systemtechnik. Mit mehreren hundert Mitarbeitenden, über 5.000 Kunden und einem breiten Portfolio an modular aufgebauten Anlagen bewegt sich das Unternehmen in einem Umfeld mit hoher Variantenvielfalt und komplexen technischen Anforderungen.

Gerade diese Vielfalt ist ein zentraler Erfolgsfaktor – stellt jedoch gleichzeitig hohe Anforderungen an die Technische Dokumentation. Denn jede Anlage wird kundenspezifisch konfiguriert und unterscheidet sich in Aufbau, Komponenten und Funktionen.

Die Modularisierung der Produkte, die bereits in Konstruktion und Projektierung eine wichtige Rolle spielt, setzt sich deshalb konsequent in der Dokumentation fort.

Diese enge Verzahnung von Produktstruktur und Dokumentation war letztlich die entscheidende Voraussetzung dafür, die Dokumentation nicht nur zu optimieren, sondern weitgehend zu automatisieren.

Wenn Dokumentation zur Herausforderung wird

Jede Anlage ist anders. Jede Betriebsanleitung auch.

Was zunächst selbstverständlich klingt, wurde über Jahre hinweg zur echten Herausforderung. Denn mit jeder neuen Anlage begann auch die Dokumentation praktisch bei null: Inhalte mussten zusammengestellt, Varianten geprüft und technische Daten manuell übertragen werden.

Die zentrale Frage war dabei immer dieselbe: Welche Informationen gehören in genau diese Anleitung – und welche nicht?

Der Aufwand summierte sich schnell. Rund 40 Stunden benötigte die Technische Redaktion im Durchschnitt für eine einzige Betriebsanleitung.

 „Wir standen immer wieder vor der gleichen Situation: Jede Anleitung musste individuell zusammengestellt werden. Das war aufwendig, fehleranfällig und kaum skalierbar“, erinnert sich Anke Hoffmann, Technische Redakteurin bei der Christof Fischer GmbH.

Der Wendepunkt: Eine einfache, aber radikale Frage

Statt weiter am bestehenden Prozess zu optimieren, stellte sich das Team eine grundlegendere Frage: Warum erstellen wir Dokumentation eigentlich manuell, wenn die relevanten Daten längst im Unternehmen vorhanden sind?

Diese Überlegung markierte den Wendepunkt. Denn plötzlich ging es nicht mehr darum, schneller zu schreiben – sondern darum, Dokumentation komplett neu zu denken.

Vom Schreiben zum Generieren

Der neue Ansatz war klar: Dokumentation sollte nicht mehr manuell erstellt, sondern mit docuglobe automatisch generiert werden.

„Automatisierung beginnt nicht im Redaktionssystem, sondern bei der Struktur der Inhalte und der Qualität der Daten“, sagt Christian Paul, Produktmanager für docuglobe bei der gds GmbH.

Dafür musste jedoch zunächst die Grundlage geschaffen werden. Inhalte wurden konsequent modularisiert, ein Masterdokument aufgebaut und alle Informationen strukturiert erfasst. Dieses Masterdokument bildet die „Summe aller Möglichkeiten“ und enthält sämtliche Inhalte, die für unterschiedliche Anlagenvarianten relevant sein können.

Welche Module später tatsächlich verwendet werden, entscheidet nicht mehr der Redakteur im Einzelfall – sondern ein klar definiertes Regelwerk.

Daten als Ausgangspunkt der Dokumentation

Der eigentliche Schlüssel zur Automatisierung liegt jedoch nicht in der Dokumentation selbst, sondern in den vorgelagerten Systemen.

Bei Christof Fischer liefert ein eigens entwickelter Konfigurator alle relevanten Informationen zu einer Anlage – von technischen Daten bis hin zu spezifischen Ausstattungsmerkmalen. Diese Daten werden strukturiert bereitgestellt, unter anderem als JSON- und CSV-Dateien sowie als zugehörige Grafiken und Zeichnungen.

„Der entscheidende Schritt war, diese Daten so aufzubereiten, dass sie direkt im Redaktionssystem verarbeitet werden können“, so Paul. „Erst dann wird echte Automatisierung möglich.“

Ein neuer Workflow entsteht

Auf dieser Grundlage wurde der gesamte Dokumentationsprozess neu gedacht.

Heute fließen die Daten aus dem Konfigurator direkt in das Redaktionssystem docuglobe. Dort werden Inhalte automatisch gefiltert, kombiniert und in die passende Struktur gebracht. Aus einem zentralen Masterdokument entsteht so innerhalb kürzester Zeit eine anlagenspezifische Betriebsanleitung.

„Wir haben den Prozess im Grunde umgedreht“, erklärt Hoffmann. „Früher haben wir Inhalte gesucht und zusammengestellt. Heute definieren wir Regeln – und das System erstellt daraus die passende Dokumentation.“

Das Ergebnis: Effizienz, Qualität und Entlastung

Die Auswirkungen dieses neuen Ansatzes sind deutlich spürbar.

Die Erstellung einer Betriebsanleitung dauert heute nicht mehr mehrere Tage, sondern nur noch wenige Minuten. Konkret konnte der Aufwand von rund 40 Stunden auf unter 5 Minuten reduziert werden.

„Diese Zeitersparnis ist natürlich enorm“, sagt Anke Hoffmann. „Aber genauso wichtig ist die Qualität. Die Dokumente sind konsistent und passen exakt zur jeweiligen Anlage.“

Auch im Service macht sich das bemerkbar: Rückfragen von Kunden gehen zurück, da die bereitgestellten Informationen präziser und vollständiger sind.

Die neue Rolle der Technischen Redaktion

Entgegen der naheliegenden Annahme hat die Automatisierung die Technische Redaktion nicht überflüssig gemacht – sondern ihre Rolle verändert.

„Die Redaktion wird zum Architekten der Inhalte“, beschreibt Paul. „Sie definiert Strukturen, Regeln und Standards. Die eigentliche Erstellung übernimmt das System.“

Auch Hoffmann bestätigt diese Entwicklung: „Wir beschäftigen uns heute viel stärker mit der Qualität und Struktur unserer Inhalte. Das ist ein ganz anderer Anspruch als früher.“

Voraussetzungen für den Erfolg

Die Ergebnisse bei Christof Fischer zeigen, welches Potenzial in der Automatisierung technischer Dokumentation steckt – und dass dieser Weg auch für andere Unternehmen realistisch ist.

Entscheidend ist dabei weniger die Ausgangssituation als vielmehr der Ansatz: Strukturierte Daten, klare Prozesse und eine durchdachte Modularisierung bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung.

„Viele Unternehmen haben die notwendigen Daten bereits – sie werden nur noch nicht konsequent für die Dokumentation genutzt“, erklärt Christian Paul. „Genau hier liegt der größte Hebel.“

Auch bei Christof Fischer wurde der Weg Schritt für Schritt entwickelt. Konstruktion, IT und Technische Redaktion arbeiteten eng zusammen, um die vorhandenen Daten nutzbar zu machen und die passenden Strukturen aufzubauen.

„Man muss nicht sofort alles automatisieren“, ergänzt Anke Hoffmann. „Wichtig ist, anzufangen und die eigenen Prozesse zu hinterfragen. Die ersten Schritte bringen oft schon spürbare Verbesserungen.“

So wird deutlich: Automatisierung ist kein einmaliges Großprojekt, sondern ein Entwicklungsprozess – der sich an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen lässt.

Blick nach vorn

Für Christof Fischer ist das Projekt ein wichtiger Meilenstein – aber kein Endpunkt.

Zukünftig sollen weitere Datenquellen integriert und die Automatisierung weiter ausgebaut werden. Auch der Einsatz von KI zur Aufbereitung und Strukturierung von Daten spielt dabei eine Rolle.

Das Ziel bleibt klar: eine durchgängige digitale Informationskette, in der Dokumentation nahtlos aus vorhandenen Daten entsteht.

Fazit

Das Projekt bei Christof Fischer zeigt, dass Automatisierung in der Technischen Dokumentation weit über Effizienzgewinne hinausgeht.

Sie verändert den gesamten Prozess – von der Datenerfassung bis zur fertigen Anleitung.

Der entscheidende Faktor ist dabei nicht die Technologie allein, sondern die konsequente Nutzung strukturierter Daten und klar definierter Prozesse. Erst dadurch wird aus einem Redaktionssystem ein Werkzeug für echte Automatisierung.

Über den Anwender

[CF] SYSTEMS ist ein Geschäftsbereich von Fischer Kälte-Klima und spezialisiert auf individuell konzipierte Systemlösungen für die gewerbliche und industrielle Kälte- und Klimatechnik.

Mit 26 Standorten in Deutschland, der Schweiz und Dänemark, mehr als 7.500 m² Produktionsfläche am Standort Kernen bei Stuttgart sowie eigener Lieferlogistik und regionalen Ansprechpartnern begleiten das Unternehmen Projekte von der Planung bis zum Aftersales.

Mit der modular aufgebauten Baureihe [CF] CO2RE bietet [CF] Systems eine leistungsstarke CO₂-Verbundanlage, die insbesondere für anspruchsvolle Anwendungen im Lebensmittel-Einzelhandel, in der Industrie sowie in der Logistik konzipiert ist.

Ein Spezialist für industrielle Oberflächen­bearbeitung: Walther Trowal im Überblick

Die Walther Trowal GmbH ist ein etablierter Maschinenbauer mit Fokus auf die industrielle Oberflächenbearbeitung. Das Unternehmen entwickelt und produziert Anlagen zur sogenannten Gleitschlifftechnik – einem Verfahren, bei dem Werkstücke durch Vibration in Schleifkörpern gereinigt, entgratet oder poliert werden.

Die Maschinen kommen weltweit in unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz – überall dort, wo Oberflächen­qualität entscheidend ist. Dabei sind die Anlagen meist individuell konfiguriert und bestehen aus zahlreichen Komponenten und Varianten.

Diese Vielfalt stellt nicht nur die Produktion, sondern auch die Technische Dokumentation vor besondere Herausforderungen. 

Wenn Systeme Prozesse diktieren: Technische Dokumentation unter Anpassungsdruck

Viele Technische Redaktionen kennen das Problem: Nicht die Prozesse bestimmen das System – sondern das System bestimmt die Prozesse.

Auch bei Walther Trowal hatte sich in der Technischen Dokumentation über Jahre hinweg eine Arbeitsweise etabliert, die vor allem eines war: angepasst. Angepasst an ein Redaktionssystem, das zentrale Anforderungen nur mit Umwegen abbilden konnte.

Die Folge: steigender Aufwand, komplexe Abläufe und eine Dokumentation, die unnötig viel Energie kostete.

Variantenvielfalt als Bremsfaktor: Wenn Komplexität zum Problem wird

Die Technische Redaktion hatte längst ein klares Ziel:

• modular aufgebaute Inhalte
• flexible Variantensteuerung
• konsequente Wiederverwendung

Doch die Realität sah anders aus.

Für jede Dokumentationsausgabe mussten zahlreiche Parameter manuell gesteuert werden – teilweise bis zu 130 Varianten, die aktiv ausgewählt und kombiniert werden mussten.

In der Praxis bedeutete das:

• hoher Zeitaufwand bei der Erstellung
• fehleranfällige Prozesse
• unnötige Belastung für die Redaktion

Statt effizient zu arbeiten, war das Team gezwungen, sich an die Grenzen des bestehenden Systems anzupassen.

Der Wendepunkt: Ein System, das zur Arbeitsweise passt

Nach rund zehn Jahren bot sich bei Walther Trowal die Möglichkeit, die bestehende Systemlandschaft neu zu bewerten.

Im Mittelpunkt stand dabei nicht die Frage, wie bestehende Inhalte möglichst unverändert übernommen werden können. Vielmehr ging es darum, ein System zu finden, das die bereits etablierte Arbeitsweise der Redaktion konsequent unterstützt.

Denn die grundlegenden Prinzipien waren intern längst definiert: modular aufgebaute Inhalte, eine klare Variantenlogik und die konsequente Wiederverwendung von Informationen.

Die Herausforderung lag nicht in der Struktur der Dokumentation – sondern darin, diese Struktur im System effizient und ohne Umwege nutzbar zu machen.

Gesucht wurde daher keine technische Eins-zu-eins-Ablösung, sondern eine Lösung, die die vorhandenen Anforderungen besser abbildet und die Redaktion in ihrer Arbeitsweise unterstützt, statt sie anzupassen.

XR im Praxistest: Wie sich die bestehende Logik im System abbilden lässt

Im Rahmen von Workshops mit gds wurde das Redaktionssystem XR direkt anhand realer Inhalte und bestehender Dokumentationsstrukturen getestet.

Schnell zeigte sich ein entscheidender Unterschied: XR zwang die Redaktion nicht zu Workarounds – sondern bildete genau die Logik ab, die sich das Team bereits über Jahre hinweg selbst erarbeitet hatte.

Entscheidend dabei: Das System folgt konsequent dem Prinzip modularer, variantenfähiger Dokumentation – einem Ansatz, der sich in vielen technischen Redaktionen als Best Practice etabliert hat.

Dass XR in diesem Fall „direkt passt“, ist kein Zufall, sondern Ausdruck einer Systemlogik, die sich an etablierten Anforderungen der Technischen Dokumentation orientiert.

Für Walther Trowal bedeutete das: Die bestehende inhaltliche Struktur konnte beibehalten und erstmals ohne Umwege im System genutzt werden.

„Früher haben wir uns an das System angepasst – heute unterstützt uns das System“, beschreibt Klaus Dieter Kupfermann, Leiter der Technischen Dokumentation und Normung bei Walther Trowal, den Unterschied.

Was zuvor mit vielen Einzelschritten umgesetzt werden musste, ließ sich nun strukturiert und reproduzierbar abbilden.

Strukturen gezielt überführen: Der Weg in die XR-Systemlogik

Ein zentraler Erfolgsfaktor im Projekt war die bewusste Entscheidung, bestehende Inhalte gezielt zu konsolidieren und auf eine klare, zukunftsfähige Struktur zu überführen.

Dabei wurden ausschließlich aktuelle und relevante Inhalte übernommen und in die XR-Logik überführt.

Insgesamt wurden rund 40 Masterdokumente mit etwa 5.000 Objekten (2.530 Module, 1.792 Grafiken, 564 Fragmente) als neue Grundlage geschaffen. Diese bilden heute die Basis für sämtliche Varianten und Dokumentationen.

Vom Workaround zur Systemlogik: Wie sich die Arbeitsweise verändert hat

Mit der Einführung von XR veränderte sich die Arbeitsweise grundlegend.

Vorher:

• manuelle Steuerung komplexer Varianten
• zahlreiche Einzelschritte bei jeder Dokumentation
• Prozesse mussten an das System angepasst werden

Heute:

• strukturierte Variantenlogik im System
• automatisierbare Dokumentenerstellung
• Prozesse folgen der eigenen Arbeitsweise

Die Dokumentation ist damit nicht nur effizienter geworden, sondern auch deutlich robuster und konsistenter.

„Die Möglichkeit, Betriebsanleitungen auf Knopfdruck zu reproduzieren, erleichtert unsere Arbeit enorm. Gleichzeitig profitieren wir von einer höheren Qualität – insbesondere bei Vertretungen im Team“, unterstreicht Klaus Dieter Kupfermann.

Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor: Akzeptanz im Team

Ein besonders deutliches Signal für den Erfolg der Umstellung kam aus dem Redaktionsteam selbst: Mitarbeitende, die zuvor Vorbehalte gegenüber dem alten System hatten, fanden schnell Zugang zur Arbeitsweise im neuen Redaktionssystem XR.

Vor allem die Benutzerfreundlichkeit spielte dabei eine wichtige Rolle. Während das vorherige System in der täglichen Arbeit nur eingeschränkte Möglichkeiten zur individuellen Darstellung bot – etwa bei Schriftgröße oder Farbgebung im Editor – wird die Arbeit mit XR heute als deutlich zugänglicher und nachvollziehbarer empfunden.

Das erleichtert nicht nur den Einstieg für einzelne Mitarbeitende, sondern unterstützt auch die Zusammenarbeit im Team. Ein Aspekt, der in vielen Projekten unterschätzt wird – aber maßgeblich über den langfristigen Erfolg entscheidet.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Ein entscheidender Faktor im Projektverlauf

Neben der Systementscheidung spielte auch die Zusammenarbeit im Projekt eine wichtige Rolle.

Von Beginn an war der Austausch zwischen Walther Trowal und gds von einem gemeinsamen Verständnis geprägt – fachlich wie organisatorisch. Anforderungen konnten schnell geklärt und Lösungen direkt abgestimmt werden.

Auch in der täglichen Zusammenarbeit zeigte sich ein klarer Vorteil: kurze Wege, direkte Ansprechpartner und eine zeitnahe Abstimmung ohne Verzögerungen.

Das erleichterte nicht nur die Umsetzung, sondern trug maßgeblich dazu bei, dass das Projekt reibungslos und effizient umgesetzt werden konnte.

Struktur als Grundlage: Mehr als Dokumentation

Mit der Einführung von XR wurde nicht nur die Erstellung der Dokumentation neu organisiert – es entstand gleichzeitig eine strukturierte und konsistente Datenbasis.

Inhalte liegen nun modular, eindeutig klassifiziert und variantenfähig vor. Damit sind sie nicht mehr nur für die klassische Dokumentationsausgabe nutzbar, sondern lassen sich flexibel in unterschiedlichen Kontexten wiederverwenden.

Daran wird deutlich: Die strukturierte Datenbasis ist nicht nur Ergebnis der Systemumstellung, sondern zugleich Ausgangspunkt für weitere Entwicklungen.

Ausblick: Nächster Schritt zur digitalen Informationsbereitstellung

Mit der Einführung von XR hat Walther Trowal die Grundlage für eine zukunftsfähige Technische Dokumentation geschaffen.

Im nächsten Schritt plant das Unternehmen, die Informationsbereitstellung weiter auszubauen – etwa durch die Einführung des Content-Delivery-Systems easybrowse, um Inhalte noch gezielter und nutzerorientierter bereitzustellen.

Die strukturierte und modular aufgebaute Datenbasis in XR schafft dafür die entscheidende Voraussetzung: Inhalte liegen bereits so vor, dass sie zielgruppengerecht, kontextsensitiv und in unterschiedlichen Formaten bereitgestellt werden können.

Fazit: Entscheidend ist, wie gut ein System zur Arbeitsweise passt

Entscheidend war bei Walther Trowal nicht allein der Funktionsumfang des neuen Systems, sondern wie konsequent sich die bestehende Arbeitsweise darin abbilden lässt.

Nicht das Tool entscheidet über den Erfolg, sondern wie gut es zur vorhandenen Logik passt: Unterstützt das System die Redaktion – oder gibt es die Prozesse vor?

Walther Trowal hat sich mit XR für eine Lösung entschieden, die vorhandene Strukturen nicht ersetzt, sondern nutzbar macht.

So entstehen effizientere Prozesse, konsistente Ergebnisse und die Grundlage für eine zukunftsfähige digitale Informationsbereitstellung.

„Man nimmt immer Erfahrungen mit“, sagt Dieter Hübing, Leiter der Technischen Redaktion Warehouse Intrasolutions bei SCIO Automation, heute. „Und wenn diese Erfahrungen gut waren, fragt man sich beim nächsten Mal ganz automatisch: Warum nicht auf diesen weiter aufbauen und davon profitieren?“ Diese Haltung ziehe sich wie ein roter Faden durch seine berufliche Laufbahn – und durch diese Anwendergeschichte.

Wiedersehen mit gds bei SCIO Automation

Der erste Kontakt mit gds liegt einige Jahre zurück. Damals arbeitete Dieter Hübing bei einem mittel­ständischen Maschinenbau-Unternehmen und setzte dort das Redaktionssystem docuglobe von gds ein. Später folgten weitere Stationen als Leitender Technischer Redakteur – mit neuen Aufgaben, neuen Rahmenbedingungen und neuen Blickwinkeln.

Als Herr Hübing im August 2023 seine Position als Abteilungsleiter Technische Dokumentation Ware­house Intrasolutions bei SCIO Automation über­nahm, stand schnell eine grundlegende Ent­scheidung an: Wie soll die Technische Dokumen­tation künftig aufgestellt sein?

„Mir war klar, dass wir perspektivisch struk­turierter, modularer und zukunfts­sicher arbeiten müssen. Besonders hinsichtlich der anstehenden projekt-technischen und regu­lativen Heraus­forderungen“, erinnert er sich. „Ein Redaktions­system auf XML-Basis war deshalb früh ein Thema.
Und damit natürlich auch XR.“

Dass er dabei erneut auf gds zuging, war kein Zufall.

Entscheidung mit Bauch und Verstand

Der Weg zu XR war kein reines Feature- oder Tool-Matching. Vielmehr spielte auch das Vertrauen in die Zusammenarbeit eine zentrale Rolle.

„Ich kannte gds nicht nur als Softwarehersteller, sondern als verlässlichen Partner, der zuhört und mitdenkt“, so Hübing. „Gerade in einer frühen Projektphase ist das extrem wichtig.“

Der Kontakt kam – ganz klassisch – über ein persönliches Gespräch auf der tekom-Jahrestagung zustande. Es folgten weitere Termine, Workshops und schließlich die Entscheidung: das XML-Redaktionssystem XR wird bei SCIO Automation im Bereich Warehouse Intrasolutions eingeführt.

Nicht als Schnellschuss, sondern als gemeinsamer Prozess.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Schon in der Einführungsphase zeigte sich, worauf es Herrn Hübing ankommt: Austausch, Transparenz und praxisnahe Unterstützung.

Schulungen, Workshops und insbesondere der Metadaten-Workshop waren für das Redaktionsteam bei SCIO Automation prägend. Hier ging es nicht nur darum, Funktionen zu erklären, sondern gemeinsam ein Verständnis für Strukturen, Anforderungen und zukünftige Prozesse zu entwickeln.

„Wir waren wirklich sehr zufrieden“, berichtet Dieter Hübing rückblickend. „Man hat gemerkt, dass die gds-Berater nicht einfach ein Standardkonzept abspulen, sondern sich auf unsere Situation einlassen. Sie gaben uns eine Vielzahl von nützlichen Praxistipps und ehrliches Feedback auf unsere Ideen und Vorstellungen.

Darüber hinaus hatten wir es mit sehr kompetenten und erfahrenen Experten zu tun, die uns auf Augenhöhe berieten, ohne dabei auf die Uhr zu schauen.“

Ein Eindruck, der auch im Team geteilt wird.

Zwei Perspektiven, eine Sprache

Mit Martin Erdniß arbeitet heute ein weiterer erfahrener Redakteur im Team von SCIO Automation – ebenfalls kein Neuling im gds-Umfeld. Aus seiner Zeit bei einem Unternehmen aus der industriellen Mess- und Prüftechnik kennt er docuglobe bereits aus Anwendersicht.

„Das hilft ungemein“, sagt Herr Erdniß. „Man versteht schneller, warum bestimmte Konzepte so gedacht sind – und wo man Freiräume hat.“ Gerade im Wechsel von docuglobe zu XR sieht er einen großen Vorteil in der Begleitung durch gds: „Man wird nicht allein gelassen. Fragen tauchen ja nicht nur während der Schulung auf, sondern genau dann, wenn man anfängt, wirklich damit zu arbeiten.“

Lernen, anpassen, weiterdenken

XR ist bei SCIO Automation noch jung. Viele Strukturen entstehen gerade erst, Prozesse werden geschärft und Inhalte Schritt für Schritt überführt. Dass diese Phase bewusst als Lernprozess verstanden wird, ist Teil der gemeinsamen Haltung.

„Uns war klar, dass wir nicht an Tag eins perfekt sind und dass noch ein längerer Weg vor uns liegt“, sagt Herr Hübing. „Aber wir hatten von Anfang an das Gefühl, dass wir diesen Weg nicht allein gehen.“

Die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Beratertage einzuplanen, Themen zu vertiefen oder Entscheidungen gemeinsam zu reflektieren, gibt dem Projekt Flexibilität, Sicherheit und Stabilität – ohne es auszubremsen.

Fazit: Eine Partnerschaft, die trägt

Die Zusammenarbeit zwischen SCIO Automation und gds ist geprägt von Kontinuität, gewachsenem Vertrauen und einer langfristig tragfähigen Partnerschaft.

„Am Ende ist der Erfolg unseres Projekts und damit konkret die Software wichtig“, fasst Dieter Hübing zusammen. „Aber entscheidend ist, mit wem man sie einführt.“ 

Für SCIO Automation ist XR ein Werkzeug für die Zukunft. Für Hübing ist gds ein Partner, den er bereits durch verschiedene berufliche Kapitel begleitet hat – und der auch dieses Kapitel aktiv mitgestaltet. Oder, wie er es selbst formuliert: „Gute Zusammenarbeit erkennt man daran, dass man sie gern ein zweites Mal eingeht.“

Über den Anwender

Die internationale SCIO Automation Group integriert, entwickelt und realisiert anspruchsvolle Automatisierungslösungen für industrielle Anwendungen.

Der Bereich Warehouse Intrasolutions ist spezialisiert auf automatisierte Fördertechnik und Lagersysteme. Die Technische Dokumentation ist dabei ein zentraler Bestandteil für Qualität, Sicherheit und nachhaltige Produktkommunikation.

Im Fokus stehen zentrale Themen der Technischen Kommunikation wie Künstliche Intelligenz in Redaktionssystemen, modulare Inhalte, Product Compliance sowie der Digitale Produktpass.

gdslive findet am 20. Mai 2026 im Conference Center DUSconference plus am Flughafen Düsseldorf statt und verbindet Fachvorträge, Praxisberichte und Networking innerhalb der Community der Technischen Kommunikation.

„gdslive ist eine Plattform für den Austausch innerhalb der Branche. Besonders wertvoll ist der direkte Dialog zwischen Anwendern, Experten und Unternehmen. Genau dieser Austausch bringt neue Perspektiven und Ideen für die Technische Kommunikation“, sagt Ulrich Pelster, Geschäftsführer der gds GmbH.

Praxisberichte aus Unternehmen

Ein besonderer Schwerpunkt der Veranstaltung liegt auf Praxisvorträgen aus der Industrie, die konkrete Projekte und Erfahrungen aus Unternehmen vorstellen.

So berichten Marcel Samuel, Leiter der Technischen Redaktion bei der ZAUGG AG, und Thomas Bačani von Congree Language Technologies über den Einsatz eines Autorenassistenzsystems in der Technischen Dokumentation. Der Vortrag zeigt, wie Autorenunterstützung Redakteure bei der Einhaltung von Terminologie- und Schreibregeln unterstützt und damit die Verständlichkeit technischer Informationen verbessert.

Ein weiterer Praxisbericht kommt von WITTENSTEIN SE. Der Vortrag nimmt die Teilnehmenden mit auf WITTENSTEINs Weg von den ersten Weichenstellungen bis zur Einführung einer modernen, topic‑basierten Redaktion – und vermittelt dabei Erfahrungswissen, das sich unmittelbar auf eigene Projekte übertragen lässt. Im Mittelpunkt steht die Einführung des XML‑basierte Redaktionssystems XR. Der Vortrag zeigt, wie sich Produktstruktur, Metadaten und organisatorische Weichenstellungen Schritt für Schritt herausgebildet haben – begleitet von praktischen Erfahrungen, unerwarteten Herausforderungen und wertvollen Erkenntnissen. Ebenso wird ein Ausblick auf die nächsten Entwicklungen gegeben, darunter die geplante Einführung des Content‑Delivery‑Portals easybrowse und die damit verbundenen Vorbereitungen im Redaktionsteam und im Unternehmen. Insgesamt wird nachvollziehbar, wie technische Innovation, organisatorische Veränderung und enge Zusammenarbeit ineinandergreifen.

Am Beispiel der technotrans SE wird in einem weiteren Best-Practice-Beispiel vorgestellt, wie Product Compliance im Maschinenbau digital, automatisiert und konform umgesetzt werden kann. Das Beispiel zeigt, wie ein Unternehmen Compliance nicht nur erfüllt, sondern als Innovationsmotor nutzt.

Die Erfahrungsberichte bieten konkrete Einblicke in reale Projekte und zeigen, welche organisatorischen, technischen und methodischen Veränderungen notwendig sind, um moderne Dokumentationsstrategien erfolgreich umzusetzen.

Zukunftsthemen der Technischen Kommunikation

Neben Praxisprojekten greift gdslive auch zentrale Zukunftsthemen der Branche auf. So erläutert Richard Merkel vom VDMA, welche Auswirkungen der Digitale Produktpass auf den Maschinenbau haben wird und welche Anforderungen sich daraus für Unternehmen ergeben.

Darüber hinaus zeigt ein Vortrag von gds-Experte Tobias Kreimann, wie Künstliche Intelligenz die Arbeit in Redaktionssystemen verändern kann. Live-Einblicke zeigen, wie KI-Assistenten künftig Aufgaben wie Dokumentenerstellung oder Variantenmanagement unterstützen können.

Interaktive Thementische – Zeit für offenen Erfahrungsaustausch

Ein besonderes Merkmal von gdslive sind die interaktiven Thementische, an denen aktuelle Fragestellungen aus der Technischen Kommunikation gemeinsam diskutiert werden. In kleinen Gruppen tauschen sich Teilnehmende mit Experten und Branchenkollegen über konkrete Herausforderungen aus – von regulatorischen Anforderungen über Content-Strategien bis hin zum Einsatz neuer Technologien.

Die begrenzte Teilnehmerzahl pro Tisch ermöglicht intensive Gespräche und einen offenen Erfahrungsaustausch. Ziel ist es, praktische Lösungsansätze zu entwickeln und unterschiedliche Perspektiven aus Industrie, Redaktion und Beratung zusammenzubringen.

Im Anschluss werden die wichtigsten Erkenntnisse aus den Diskussionen zusammengefasst und im Plenum vorgestellt. So erhalten alle Teilnehmenden einen Überblick über die zentralen Ergebnisse der einzelnen Gesprächsrunden.

„Viele Herausforderungen in der Technischen Dokumentation ähneln sich branchenübergreifend. gdslive schafft einen Raum, in dem Anwender voneinander lernen und gemeinsam Lösungen diskutieren können“, erklärt Anne Kudla, Vertriebsleiterin der gds GmbH.

Networking und Austausch

Neben dem fachlichen Programm bietet gdslive zahlreiche Möglichkeiten zum persönlichen Austausch. Ein Get-together am Vorabend der Veranstaltung lädt dazu ein, Kontakte zu knüpfen und Gespräche in entspannter Atmosphäre zu beginnen.

Mit diesem Konzept versteht sich gdslive als Plattform für Wissenstransfer, Networking und den Austausch über Best Practices in der Technischen Kommunikation.

„Die Themen der Technischen Kommunikation entwickeln sich aktuell sehr dynamisch – von KI über neue regulatorische Anforderungen bis hin zu modernen Content-Strategien. Mit gdslive möchten wir Orientierung geben und zeigen, wie Unternehmen diese Entwicklungen praktisch umsetzen können“, resümiert Ulrich Pelster.

Weitere Informationen und Anmeldung:
https://gdslive.gds.eu

„Mit XR Monza haben wir den Fokus auf Automatisierung und Integration gelegt – zwei Themen, die heute im Zentrum moderner Dokumentationsprozesse stehen“, sagt Tobias Kreimann, Produktmanager CCMS XR bei gds. „Ob bei der Anbindung an ERP- und PIM-Systeme, der professionellen Bearbeitung technischer Grafiken mit präzisen Ausrichtungshilfen oder der flexiblen Einbindung externer Inhalte – XR unterstützt Unternehmen dabei, technische Informationen schneller und konsistenter bereitzustellen.“

REST-API: Nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaften

Die neue REST-API öffnet XR für durchgängige Integrationsszenarien – von PIM/ERP-Systemen bis zu Translation-Management-Lösungen. Über die Schnittstelle lassen sich Dokumente, Module und Medien automatisiert verwalten, Varianten und Metadaten synchronisieren sowie Publikationen anstoßen und deren Ergebnisse abrufen.

Damit können Unternehmen Dokumentationsprozesse stärker automatisieren, manuelle Fehlerquellen reduzieren und XR in bestehende Release- und Content-Delivery-Pipelines integrieren. Ein ERP-System kann beispielsweise nach einer Produktänderung automatisch eine XR-Publikation auslösen und das Ergebnis direkt wieder abrufen – so werden Dokumentations- und Entwicklungszyklen optimal verzahnt.

Professioneller Callout-Editor: Präzise Ausrichtung technischer Grafiken

Der neue Callout-Editor vereinfacht die Bearbeitung beschrifteter Grafiken mit zahlreichen professionellen Features: Magnetische Hilfslinien sorgen für pixelgenaue Ausrichtung von Beschriftungen über mehrere Grafiken hinweg. Flexible Nummerierungsformen (Kreis, Viereck, Dreieck) und konfigurierbare Linienenden ermöglichen die Anpassung an Corporate Design-Vorgaben. Eine Besonderheit ist die Möglichkeit, mehrere Pfeile einer einzelnen Nummer zuzuordnen – ideal für die Kennzeichnung identischer Bauteile in Explosionszeichnungen.

Die automatische Skalierung stellt sicher, dass Callouts unabhängig von der Grafikgröße immer in konsistenter Größe dargestellt werden – ob als kleine Abbildung im Fließtext oder als großformatige Darstellung. Dies eliminiert manuelle Anpassungen und gewährleistet ein professionelles, einheitliches Erscheinungsbild über alle Publikationen hinweg.

Externe PDFs direkt in Publikationen integrieren

Der neue Modultyp „Medium“ ermöglicht es, externe PDF-Dokumente nicht nur zu verlinken, sondern als festen Bestandteil einer Publikation auszugeben. Zulieferdokumente wie Schaltpläne oder Zertifikate können direkt in Betriebsanleitungen eingebunden werden – wahlweise seitenfüllend oder in den Satzspiegel skaliert, mit korrekter Aufführung im Inhaltsverzeichnis. Varianten- und Gültigkeitssteuerung sorgen dafür, dass jeweils die passende Version ausgegeben wird.

Optimierte Übersetzungsprozesse für schnellere Veröffentlichungen

XR Monza unterstützt Redaktionen dabei, Übersetzungsstände transparenter zu nutzen Publikationen können bereits ausgegeben werden, wenn einzelne Kapitel noch nicht übersetzt sind – übersetzte Inhalte erscheinen in der Zielsprache, nicht übersetzte automatisch in der Quellsprache. Dies ist besonders bei internationalen Produkteinführungen wertvoll, wo Zeit oft kritisch ist.

Weitere Verbesserungen im Überblick

XR Monza 2.5.7 enthält zahlreiche Detailverbesserungen

• Statusabhängige Wasserzeichen in PDF-Ausgaben zur Kennzeichnung von Entwurfs- oder Freigabeständen
• Neues @frame-Attribut zur kanalspezifischen Darstellung von Rahmen um Grafiken
• Konfigurierbare Aufzählungszeichen über das appearance-Attribut
• Erweiterter Einfügedialog für Medien mit direkter Definition von Alt-Text, Layout und Bildunterschriften
• Verbesserte Usability in Variantenprofilen durch Mehrfachauswahl und optimierte Sortierung

Hinweis für Bestandskunden

Mit XR Monza sind Anpassungen an kundenspezifischen Style-Paketen erforderlich. Für PDF-Publikationen über XR wird Miramo 3.0.0p045 eingesetzt; bei älteren Miramo-Versionen kann die vollständige Feature-Unterstützung nicht gewährleistet werden. gds unterstützt bei der Update-Planung und notwendigen Anpassungen.

Verfügbarkeit

XR Monza 2.5.7 ist ab sofort verfügbar. Weitere Informationen unter https://www.gds.eu/de/produkte/xr

tecteam verfügt über langjährige Erfahrung in der Technischen Dokumentation und berät Unternehmen von den Standorten Dortmund, Hamburg und Hannover aus. Mit der neuen Partnerschaft ergänzt tecteam sein Beratungsangebot um die praxisbewährten gds-Softwarelösungen. Kunden profitieren so von einer Kombination aus innovativer Technologie, praxisnaher Begleitung und einem zukunftsfähigen Informationsmanagement – bis hin zur Umsetzung des Digitalen Produktpasses und des iiRDS-Standards.

Das XML-basierte Redaktionssystem XR bietet eine moderne, browserähnliche Benutzeroberfläche und unterstützt Redakteure mit WYSIWYG-Editor, Drag-and-Drop-Strukturen sowie leistungsstarken Terminologie- und Übersetzungsfunktionen. Durch die Integration in PLM- oder ERP-Systeme und die Unterstützung des iiRDS-Standards ermöglicht XR eine effiziente, modulare und normgerechte Erstellung von Technischer Dokumentation – von der Stückliste bis zur fertigen Publikation.

Das Content Delivery Portal easybrowse ergänzt XR optimal. Es stellt technische Inhalte zielgruppengerecht zur Verfügung und ermöglicht eine intuitive Suche mit Facetten und Tags, rollenbasierte Anzeige, Offline-Verfügbarkeit sowie die Integration multimedialer Inhalte. Unternehmen können so sicherstellen, dass Informationen für Servicetechniker, Bediener oder Kunden jederzeit aktuell, mobil und anwendungsorientiert abrufbar sind.

„Mit tecteam haben wir einen starken Partner an unserer Seite, der unsere Systeme kompetent in die Praxis bringt. Kunden erhalten dadurch nicht nur leistungsfähige Werkzeuge, sondern auch die Sicherheit, bei der Einführung von XR und easybrowse professionell begleitet zu werden“, erklärt Ulrich Pelster, Geschäftsführer der gds GmbH.

Volker Granacher, Geschäftsführer der tecteam GmbH, ergänzt: „Mit XR und easybrowse nehmen wir zwei moderne und flexible Systeme in unser Beratungsportfolio auf, die perfekt zu den Anforderungen unserer Kunden passen. Gleichzeitig wissen wir die gds als verlässlichen Partner mit der starken technotrans SE im Hintergrund an unserer Seite – ein entscheidender Faktor für nachhaltige Zusammenarbeit.“

Die Partnerschaft unterstreicht die gemeinsame Ausrichtung beider Unternehmen: Kunden sollen Informationen effizient, normgerecht und zukunftssicher erstellen, verwalten und bereitstellen können – von der Technischen Dokumentation über das Informationsmanagement bis zum Digitalen Produktpass.

Integrierter Registrierungsprozess: Self-Service für Benutzerzugänge

Ein echtes Highlight ist der neue Registrierungsprozess, der im Portal aktiviert werden kann. Benutzerinnen und Benutzer können sich auf Wunsch selbst registrieren – einfach per Link auf der Login-Seite.

Die Anmeldung erfolgt dabei DSGVO-konform in zwei Schritten:

1. E-Mail-Verifikation
2. Eingabe von Name und Passwort

Im Hintergrund kann auf Wunsch direkt eine Zuweisung zu einer Berechtigungsgruppe erfolgen. So haben Administratoren die Möglichkeit, neue Registrierungen automatisiert in passende Nutzergruppen einzugliedern. Und damit Sie nichts verpassen, werden ausgewählte Benutzer bei jeder neuen Registrierung automatisch informiert.

Sprache direkt neben der Suche ändern

Die Sprachauswahl wurde an eine deutlich intuitivere Stelle verschoben: direkt neben das Suchfeld. Damit wird der Navigationsbereich über den Filtern schlanker und aufgeräumter. Gleichzeitig bleibt die Übersicht über verfügbare Sprachen pro Dokument erhalten – wie gewohnt direkt in den Detailinformationen.

Neue Suchfunktionen für Profis

Wer komplexe Suchanfragen stellt, wird sich über diese Erweiterung freuen: Die Suche unterstützt jetzt Operatoren, die direkt in das Suchfeld eingegeben werden können.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• AND: Beide Begriffe müssen enthalten sein
• OR: Mindestens einer der Begriffe reicht
• NOT: Der nachfolgende Begriff wird ausgeschlossen
• "PHRASE": Genauer Wortlaut in exakt dieser Reihenfolge
• * (Wildcard): Ersetzt beliebige Zeichen
• ? (Letter): Ersetzt genau ein Zeichen

Zusätzlich gibt es den neuen Tab “Erweitert” neben den Suchvorschlägen, über den sich Operatoren bequem auswählen und übernehmen lassen. Damit wird die Suche nicht nur präziser – sondern auch komfortabler.

Besser auf dem Smartphone: Responsives Design optimiert

Die Darstellung auf mobilen Endgeräten wurde weiter verbessert. Das bedeutet für Sie: mehr Lesekomfort, bessere Bedienbarkeit – überall dort, wo Sie easybrowse unterwegs nutzen.

Kein Inhalt? Kein Problem!

Wenn eine Suche ins Leere läuft oder ein Zugriff nicht möglich ist, zeigt das System jetzt einen kontextbezogenen Hinweis. Statt eines leeren Bildschirms erhalten Sie nützliche Informationen zu möglichen nächsten Schritten.

Filter entfernen ohne Kontextverlust

Eine kleine Änderung mit großem Effekt: Wenn Sie Filter entfernen, bleibt der geöffnete Suchtreffer nun aktiv. Erst bei tatsächlicher Änderung der Suchanfrage aktualisiert sich die Ergebnisliste. Das sorgt für einen reibungsloseren Arbeitsfluss.

Ordnerstruktur: Jetzt komplett auf- und zuklappbar

Ein weiteres Komfort-Feature: Ordner in der Baumstruktur lassen sich nun komplett auf- oder zuklappen – über alle Ebenen hinweg.

Die Funktion erscheint, sobald Sie mit der Maus über einen Ordner fahren. Perfekt, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen oder Inhalte gezielt ein- und auszublenden.

PDF-Ressourcen als Overlay

Verlinkte PDFs, die nicht über die Dokumentstruktur erreichbar sind, werden jetzt im Overlay geöffnet – ohne Kontextverlust.

Version im Dateinamen

Beim Druck oder Export von Topic-Dokumenten wird jetzt die Version im Dateinamen angegeben – optional auch in der Kopfzeile.

Weitere Optimierungen

Wie immer wurden auch diverse kleinere Bugfixes und Detailverbesserungen umgesetzt – für ein insgesamt rundes, performantes Nutzererlebnis.

Fazit

„Mit dem aktuellen Release haben wir easybrowse konsequent weiterentwickelt: Wir wollten nicht nur neue Funktionen bereitstellen, sondern vor allem die Bedienung für unsere Anwenderinnen und Anwender spürbar vereinfachen. Der neue Registrierungsprozess, die erweiterten Suchmöglichkeiten und das verbesserte responsive Design zeigen, wie praxisnah wir bei gds Software gestalten – nah an den realen Anforderungen unserer Kunden.“, resümiert Jan Grüter, Product Manager Content Delivery.

Das Release 6/2025 unterstreicht erneut den Anspruch von gds, mit easybrowse ein leistungsstarkes, anwenderfreundliches und zukunftsorientiertes Portal für digitale Informationen bereitzustellen. Die neuen Funktionen steigern nicht nur die Effizienz bei der Nutzung, sondern verbessern auch die Nutzererfahrung deutlich – ob am Arbeitsplatz, im Außendienst oder unterwegs.

Weitere Informationen zu easybrowse finden Sie unter:
https://www.gds.eu/de/produkte/content-delivery-easybrowse

Klarheit in komplexen Strukturen dank Variantenvorschau

Ein zentrales Highlight des neuen Releases: Die Variantenvorschau erlaubt eine gezielte Filterung der Dokumentstruktur. Inhalte lassen sich abhängig vom Variantenprofil ein- oder ausblenden – ideal für modulare Dokumentation mit vielen Varianten.

Übersetzen nur, was wirklich neu ist

Die Funktion zur Teilübersetzung erkennt automatisch, welche Inhalte sich geändert haben – und vermeidet unnötige Übersetzungskosten. Bestehende Übersetzungen werden wiederverwendet, was Zeit spart, und Konsistenz sicherstellt.

reviewhub-Optimierungen und produktive Workflows

Die Fenstergröße und -position des reviewhub bleiben jetzt beim erneuten Öffnen erhalten – auch nach Bildschirmänderungen. Außerdem lassen sich bestehende Produktionseinstellungen bequem kopieren und weiterverwenden.

Mehrfachauswahl und Zwischenablage

Es lassen sich jetzt mehrere Module, Platzhalter und Container gleichzeitig auswählen und gemeinsam bearbeiten. Die neue Zwischenablage verarbeitet unterschiedliche Elementtypen, unterstützt Drag & Drop und kann bei Bedarf vollständig geleert werden.

Direkte Medienintegration per Toolbar

Medien wie PDFs oder Videos lassen sich nun direkt im Editor über die Toolbar einfügen – ohne zusätzliche Zwischenschritte. Das steigert den Bedienkomfort bei der Erstellung multimedialer Inhalte.

Technische Optimierungen in Style-Paketen

Sprachspezifische Fixtext-Dateien erleichtern die Pflege. Publikationslogs sind nun strukturierter und bieten bessere Filtermöglichkeiten. Für PDF (Miramo) und HTML 5 können die kundenspezifischen Style-Pakete angepasst werden – bei allen anderen Ausgabeformaten ist das nicht erforderlich.

Fazit

„Viele der Neuerungen basieren direkt auf dem Feedback unserer Anwender“, sagt Tobias Kreimann, Produktmanager ECMS bei gds. „XR vereinfacht spürbar den Redaktionsalltag, reduziert manuellen Aufwand und schafft mehr Übersicht in komplexen Strukturen – ein echter Effizienz-Booster für die technische Redaktion.“

Verfügbarkeit

Das Release ist ab sofort verfügbar. Der Support von gds unterstützt bei Bedarf bei der Umsetzung notwendiger Anpassungen.

Weitere Informationen finden Sie unter https://www.gds.eu/de/produkte/xr

Die Diamant Software GmbH

Die Diamant Software GmbH mit Sitz in Bielefeld ist ein etablierter Anbieter von Rechnungswesen- und Controllingsoftware. Seit über vier Jahrzehnten unterstützt das Unternehmen insbesondere den gehobenen Mittelstand, gemeinnützige Organisationen sowie Konzerntöchter dabei, ihre Finanzprozesse effizient, transparent und digital abzubilden. 

Die modular aufgebauten Softwarelösungen umfassen unter anderem Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling-Tools. Besonderen Wert legt Diamant Software auf Benutzerfreundlichkeit, tiefe Integration und die Möglichkeit zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben – für mehr Effizienz und Übersicht im Finanzwesen.

Ausgangssituation: Potenziale in der Informationsbereitstellung erkennen

Die Kunden von Diamant Software nutzten eine bestehende Dokumentationsinfrastruktur, die über die Jahre gewachsen war, jedoch zunehmend an ihre Grenzen stieß: Die technische Dokumentation war schwer zugänglich, unübersichtlich und aus Kundensicht nicht immer auf dem neuesten Stand. Wichtige Informationen mussten mühsam in verschiedenen Quellen gesucht werden, was in manchen Fällen dazu führte, dass Nutzer lieber den Support kontaktierten, obwohl sie grundsätzlich in der Lage gewesen wären, sich eigenständig zu helfen.

Ein weiteres Hindernis war die mangelnde Integration der Dokumentation in die Software selbst. Statt einer intuitiven Unterstützung direkt im System mussten Nutzer externe Dokumente durchsuchen. Das Ziel war klar: Eine zentrale, digitale Plattform schaffen, die es den Nutzern ermöglicht, schnell und gezielt an die benötigten Informationen zu gelangen – jederzeit und überall. Mit diesem Anliegen wandte sich die Diamant Software GmbH an gds.

Der Weg zur Lösung: Ein entscheidender Moment auf gdslive 2023

Der entscheidende Impuls zur Neugestaltung der technischen Dokumentation kam 2023 bei der Veranstaltung "gdslive". Martin Bock, Bereichsleiter Support & Learning Products bei Diamant Software, nahm an der Fachkonferenz der gds GmbH teil und erlebte dort einen Praxisvortrag der AVM GmbH, die vor einem ähnlichen Problem standen und bereits spannende Lösungen präsentieren konnten, die in enger Zusammenarbeit mit gds erarbeitet worden waren. Die Möglichkeiten, die sich durch eine intelligente Kombination von Redaktionssystem und Content-Delivery-Plattform bieten, überzeugten ihn davon, dass eine Umstellung auf eine zukunftsfähigere Infrastruktur bei Diamant Software der richtige Schritt wäre.

Jan Grüter, Product Manager easybrowse, erinnert sich: "Die kontextsensitiven Aufrufe der Dokumentation aus der Software heraus, waren das Kernthema, das Diamant Software besonders überzeugt hat."

Im Nachgang der Veranstaltung wurde der Austausch mit gds intensiviert, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erarbeiten, die nicht nur die Prozesse der technischen Redaktion optimieren, sondern vor allem den Selfservice für die Kunden nachhaltig verbessern würde.

Nach der vertraglichen und technischen Klärung des Projekts konnte es schon bald mit der Umsetzung beginnen.

Die Lösung: Einführung von XR und easybrowse für eine optimierte Dokumentationsinfrastruktur

Um die Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich Diamant Software für einige sehr grundlegende Änderungen in der Tool-Landschaft der technischen Dokumentation. XR wurde als Redaktionssystem eingeführt für eine effiziente Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen sowie easybrowse als zentrale Content-Delivery-Plattform für eine nahtlose Bereitstellung der Informationen.

Martin Bock erklärt: "Unser Ziel war es, einen echten Selfservice zu etablieren – eine Dokumentationslösung, die den Nutzern relevante Informationen genau dann bereitstellt, wenn sie sie brauchen, ohne Umwege und unnötige Wartezeiten."

Technische Umsetzung: Migration und Integration

Das gds-Team, bestehend aus Kathleen Pohlmann (Project Consultant) und Jan Grüter, arbeitete eng mit unserem Migrationspartner c-rex.net und den Ansprechpartnern von Diamant Software zusammen, um die Migration in mehreren Iterationen zu optimieren.

Ursprünglich war geplant, iiRDS-Pakete zu erstellen und direkt in das Content-Delivery-Portal easybrowse zu importieren. Nachdem sich Diamant jedoch für XR entschieden hatte, wurde die Datenmigration angepasst: Die Inhalte aus einem XML-Export des bestehenden Redaktionssystems wurden in die für XR notwendige ImportRepository-Struktur transformiert. Dadurch konnten die XML-Daten der Dokumente als ImportRepository in XR importiert werden – inklusive englischer Übersetzung sowie Wiederverwendung von Modulen, Grafiken und Textbausteinen (in XR als Fragmente bezeichnet), die in mehreren Dokumenten vorkommen. Die Übertragung der fertigen Publikationen von XR nach easybrowse erfolgt ohnehin per iiRDS und ist somit offen und flexibel einsetzbar. 

Kathleen Pohlmann berichtet: „Ein wesentlicher Teil des Projekts bestand darin, die Daten aus dem alten Redaktionssystem in das neue Redaktionssystem XR zu überführen. Es war ein iterativer Prozess – mit jeder Runde wurde die Qualität der Daten weiter verbessert, bis sie optimal für XR und easybrowse bereitstanden."

Kundennutzen: Ein verbessertes Serviceerlebnis

Dank der neuen Dokumentationslösung profitieren die Kunden von Diamant Software nun von folgenden Funktionen:

• Direkt integrierte Informationen: Die Dokumentation ist nahtlos in die Software eingebunden, sodass Nutzer relevante Inhalte genau dort finden, wo sie benötigt werden.
• Stets aktuelle und präzise Dokumente: Änderungen an technischen Dokumenten werden zentral in XR verwaltet und automatisch in easybrowse bereitgestellt.
• Schnellere Problemlösung: Durch kontextsensitive Aufrufe erhalten Kunden gezielt die Anleitungen oder Fehlerbehebungen, die sie in einer bestimmten Anwendungssituation benötigen.
• Reduzierung von Support-Anfragen: Da Nutzer nun eigenständig die benötigten Informationen finden, werden unnötige Supportfälle vermieden.
• Bessere Nutzererfahrung: Die intuitive Suchfunktion in easybrowse sorgt für eine schnellere und gezieltere Informationsbereitstellung, was die Effizienz der Nutzung der Software erhöht.
• Zukunftssichere Infrastruktur: Durch den Einsatz von iiRDS als standardisiertem Austauschformat ist die Dokumentation offen für zukünftige Anpassungen und Erweiterungen.

Erweiterte Funktionalitäten: Wie Diamant Software den Selfservice weiterentwickelt

Neben der reinen Bereitstellung der Dokumentation hat Diamant Software weitere Verbesserungen integriert, um den Selfservice nachhaltig zu optimieren:

• Interaktive Hilfefunktionen: Nutzer erhalten durch In-App-Hilfen gezielte Unterstützung direkt im Arbeitsprozess.
• Feedback-Mechanismen: Durch die Möglichkeit, Dokumentationsinhalte direkt zu bewerten oder Verbesserungsvorschläge einzureichen, wird die Qualität der Inhalte kontinuierlich verbessert.
• Personalisierte Informationsbereitstellung: Bestimmte Nutzergruppen erhalten gezielt Informationen, die für ihre spezifische Rolle innerhalb der Software relevant sind.

Martin Bock fasst zusammen: "Die Einführung von easybrowse und XR in unserem Unternehmen zeigt, wie wichtig eine sorgfältige Planung und Umsetzung bei der Migration und Integration neuer Systeme ist. Durch die enge Zusammenarbeit mit gds und die Unterstützung von c-rex.net konnten wir bei Diamant Software unsere Content-Delivery- und Redaktionsprozesse optimieren und zukunftssicher gestalten."

Über den Anwender Diamant Software
Die Diamant Software GmbH ist als unabhängiger, innovativer und richtungsweisender Spezialist für das Rechnungswesen und Controlling fest im Markt verwurzelt. 1980 starteten zwei Personen. Heute entwickeln über 300 Mitarbeitende mit Elan, Zuverlässigkeit und Fachexpertise hochwertige Software für mittelständi-sche Organisationen.

Diamant/4 ist eine Rechnungswesen- und Controllingsoftware, die Finanzen verwaltet, Geschäftsabläufe au-tomatisiert und hilft, auch komplexe Organisationen im Blick zu behalten