Zwei Systeme, ein Ziel: ein durchgängiger Serviceprozess

S/4HANA Service und FSM erfüllen unterschiedliche Aufgaben im Serviceprozess. Ersteres ist auf die Abbildung betriebswirtschaftlicher Prozesse ausgerichtet. Während SAP Field Service Management auf die operative Durchführung im Außendienst ausgelegt ist. Diese klare Aufgabenteilung bringt zwar Vorteile für jede Rolle im Serviceprozess, doch ohne Integration müssen Informationen zwischen den Systemen manuell abgestimmt oder nachgepflegt werden. Dadurch entstehen organisatorische Reibungsverluste durch Medienbrüche und ein erhöhter administrativer Aufwand, obwohl das Ziel beider Komponenten ist, diese Aufwände zu eliminieren.

Warum Daten ohne Integrationsschicht doppelt gepflegt werden müssen

Die Herausforderung liegt selten in der funktionalen Stärke der einzelnen Systeme, sondern in ihrer systemübergreifenden Zusammenarbeit. Obwohl sowohl SAP S/4HANA als auch SAP Field Service Management Produkte desselben Herstellers sind, basieren sie auf unterschiedlichen Datenmodellen.

Im ERP-System sind viele Geschäftsobjekte stark miteinander verknüpft. Ein Serviceauftrag enthält beispielsweise Referenzen auf Geschäftspartner, Materialien, technische Objekte und organisatorische Strukturen. Diese Beziehungen bilden komplexe betriebswirtschaftliche Zusammenhänge ab.

SAP Field Service Management verwendet dagegen ein Datenmodell, das stärker auf operative Serviceprozesse ausgerichtet ist. Objekte wie Service Calls oder Activities sind kompakter aufgebaut und orientieren sich an der Einsatzplanung im Außendienst.

Ohne eine technische Integration müssen Informationen daher manuell zwischen den Systemen übertragen werden. Typische Probleme sind:

• doppelte Pflege von Stammdaten wie Kunden oder Adressen
• fehlende Transparenz über den aktuellen Status eines Serviceeinsatzes
• Medienbrüche zwischen Disposition, Außendienst und Abrechnung

In vielen Organisationen werden diese Lücken mit manuellen Workflows geschlossen. Servicetechnikerinnen und Servicetechniker dokumentieren Informationen separat, während Disponentinnen und Disponenten Daten aus mehreren Systemen zusammenführen müssen. Dadurch steigt der administrative Aufwand deutlich und der eigentliche Vorteil geht verloren.

SAP BTP als verbindende Plattform und Integrationsschicht

Um diese Herausforderungen zu lösen, benötigt es eine Integrationsschicht zwischen den Systemen. In der SAP-Landschaft übernimmt diese Rolle die SAP Business Technology Platform.

Die SAP BTP stellt eine Cloudplattform bereit, die unterschiedliche Systeme miteinander verbindet. Für Integrationsszenarien wird innerhalb dieser Plattform die Integration Suite eingesetzt. Sie fungiert als Middleware zwischen den angebundenen Anwendungen.

Die Aufgabe dieser Integrationsschicht besteht darin, Datenflüsse zwischen den Systemen zu orchestrieren. Informationen aus S/4HANA werden in ein geeignetes Format transformiert und an SAP FSM weitergeleitet. Rückmeldungen aus dem Außendienst können anschließend wieder strukturiert an das ERP-System übertragen werden.

Die Architektur lässt sich vereinfacht in drei Ebenen darstellen.

(Tabelle 1)

(Grafik 1)

Durch diese Struktur entsteht eine lose Kopplung zwischen den Systemen. Änderungen an einem System können vorgenommen werden, ohne dass die gesamte Integrationsarchitektur angepasst werden muss.

Wie funktioniert die Integrationsorchestrierung mit der Integration Suite?

Innerhalb der SAP BTP übernimmt die Integration Suite die operative Umsetzung der Systemintegration. Die Integrationslogik wird in sogenannten Integrationsflüssen (iFlows) modelliert. Diese definieren, wie Nachrichten empfangen, transformiert und an Zielsysteme weitergeleitet werden.

Ein typischer Integrationsfluss umfasst mehrere Schritte. Zunächst empfängt die Plattform eine Nachricht aus dem ERP-System. Anschließend werden die enthaltenen Daten analysiert und in die Struktur des Zielsystems überführt. Abschließend erfolgt die Übergabe an die entsprechende Schnittstelle des Zielsystems.

Die Integrationsschicht erfüllt dabei mehrere technische Aufgaben:

• Transformation unterschiedlicher Datenformate, beispielsweise XML oder JSON
• Mapping zwischen den Datenmodellen der Systeme
• Steuerung der Kommunikationsflüsse zwischen den Anwendungen

Dadurch entsteht eine technische Übersetzungsschicht zwischen den Systemen. Sie sorgt dafür, dass fachlich identische Informationen trotz unterschiedlicher Datenstrukturen korrekt übertragen werden.

Ein technisch korrekter Aufbau reicht für durchgängige Serviceprozesse nicht aus

Der korrekte technische Aufbau der Integration ist nur ein Teil der Lösung ist. Ebenso entscheidend ist eine sauber definierte Organisationsstruktur im SAP S/4HANA-System. Nur wenn organisatorische Einheiten und Verantwortlichkeiten konsistent gepflegt sind, lassen sich die Filter für die Datenübertragung korrekt konfigurieren.

Diese Filter bestimmen, welche Objekte aus dem ERP-System an SAP Field Service Management übertragen werden. Dazu gehören bspw. Geschäftspartner, technische Objekte oder Serviceaufträge. Sind Organisationsstrukturen uneinheitlich modelliert, werden entweder zu viele oder zu wenige Datensätze repliziert.

Das Datenreplikations-Framework als initiale Datensteuerung

Die Grundlage für diese automatisierten Datenübertragungen bildet im SAP S/4HANA das Datenreplikationsframework. Es steuert, welche Daten initial übertragen und anschließend kontinuierlich synchronisiert werden. Eine saubere Konfiguration dieses Frameworks trägt maßgeblich zur Stabilität der Integration bei. Wenn diese Grundlage nicht sauber eingerichtet ist, funktionieren automatische Synchronisationen häufig nur eingeschränkt. In solchen Fällen müssen Replikationsläufe manuell angestoßen werden, um Daten zwischen den Systemen aktuell zu halten.

Fazit: Das Beste aus beiden Systemen vereint in einem Serviceprozess

Eine integrierte Systemlandschaft ermöglicht es Serviceorganisationen, die jeweiligen Stärken von SAP S/4HANA und SAP Field Service Management gezielt zu kombinieren. S/4HANA bleibt das führende System für kaufmännische Prozesse, Stammdaten und Abrechnung, während SAP Field Service Management  die operative Planung und Durchführung im Außendienst unterstützt. Die Integrationsplattform BTP übernimmt die Orchestrierung der Datenflüsse zwischen den Systemen. Sie sorgt dafür, dass relevante Informationen strukturiert übertragen und in den jeweiligen Zielsystemen korrekt verarbeitet werden.

Für Disposition und Serviceleitung entsteht so eine konsistente Sicht auf den gesamten Serviceprozess. Das Ergebnis ist eine Servicearchitektur, die betriebswirtschaftliche Prozesse im ERP-System mit den operativen Anforderungen des Field Service verbindet.

Fragen zu S/4HANA Service, FSM und BTP? … einfach melden

Eine erfolgreiche Integration von S/4HANA Service und FSM schafft die Grundlage für durchgängige digitale Serviceprozesse. Ein strukturierter Integrationsansatz auf Basis der SAP Business Technology Platform ermöglicht darüber hinaus, Serviceprozesse systemübergreifend zu verbinden.

Die praktische Umsetzung solcher Integrationsszenarien erfordert neben technischer Expertise auch ein klares Verständnis der Serviceprozesse. Gerade die Abstimmung zwischen Fachbereich, IT und Serviceorganisation entscheidet häufig über den langfristigen Erfolg einer Lösung.

Sie haben Fragen zum Thema „SAP FSM“? Einfach schreiben an sapberatung@inwerken.de. Unser SAP-Beratungs-Team meldet sich bei Ihnen! Erfahren Sie außerdem mehr über SAP FSM in unseren weiteren Beiträgen.

Ohne Zweifel ist die Kapazitätsplanung eine der Kerndisziplinen eines jeden Fertigungssteuerers. Jeder, der selbst schonmal in einem Produktionsprozess versucht hat, das Arbeitsplatzangebot und die Angebotsnachfrage bestmöglich aufeinander auszurichten weiß, wie herausfordernd und zeitintensiv dies ist.

Warum ist eine effiziente Kapazitätsplanung wichtig?

• Das Erkennen kapazitiv überbelasteter sowie unterbelasteter Anlagen ist die Grundlage für das Einleiten von Gegenmaßnahmen, wie z. B. das Verlagern von Fertigungsaufträgen auf andere Anlagen oder den Einsatz von zusätzlichem Personal und Schichten.
• Nur eine genaue und übersichtliche Darstellung der Kapazitätsnachfrage ermöglicht eine effiziente und verlässliche Personaleinsatzplanung.
• Sie ermöglicht das Treffen von fundierten Make-or-Buy-Entscheidungen auf Basis der Kapazitätsnachfrage der Aufträge. Entsprechend wird z. B. sichergestellt, dass nur das Nötigste extern in Lohn- und Fremdbearbeitung gefertigt wird.
• Eine transparente Übersicht der Kapazitäten hilft dabei die Liefertermine der Kunden einzuhalten. Dadurch steigt der Servicegrad und die Kosten für verspätete Lieferungen sinken.
• Eine anschauliche langfristige Darstellung der Kapazitätssituation ist die Grundlage, um bei angefragten Kundenabrufen eine verlässliche Lieferterminauskunft zu geben. Das führt dazu, dass nur Liefertermine bestätigt werden, die auch wirklich erreicht werden können.

Was zeichnet die Apps und Funktionen in SAP S/4HANA aus?

Entsprechend des ganzheitlichen Ansatzes der SAP ist das klassische Modul PP aus dem ECC nun unter dem SAP S/4HANA Manufacturing integriert. Die Fiori Apps zeichnen sich durch wesentliche Vorzüge gegenüber den bekannten Transaktionen aus:

• Benutzerfreundliche und vereinfachte App-Oberfläche
• Konsistentes Design der Anwendungen
• In-Memory-Datenbank-Technologie ermöglicht Unternehmensanalysen in Echtzeit für bessere Entscheidungen
• Übersichtliche Auswertungen der Produktionsdaten (u. a. Kapazitätsauslastung)
• Integration mit der erweiterten Planung (PP/DS)

Warum sollten Unternehmen nicht wie bisher auf die bekannten CM-Transaktionen für die Kapazitätsplanung setzen?

Die SAP forciert mit S/4HANA die Förderung von Standardisierung und Innovation. Diese Strategie hat auch Auswirkungen für Anwenderinnen und Anwender im Bereich Produktionsplanung. Mit dem Jahreswechsel 2025/2026 beendet die SAP die lizenzrechtliche Nutzung einiger klassischer CM-Transaktionen. Dazu zählen die Transaktionen CM21 – CM34, unter denen die Anwendenden bisher u. a. mit der grafischen Plantafel arbeiten konnten.

Für die Unternehmen bieten sich strategisch zwei Wege, um die Funktionalitäten der wegfallenden Plantafel zu ersetzen. Zum einen die Nutzung der Fiori Apps zur Kapazitätsplanung, welche nachfolgend in diesem Beitrag beschrieben werden. Zum anderen der Einsatz von PP/DS (Production Planning and Detailed Scheduling), welches über erweiterte Planungsfunktionen und u. a. eine eigene Plantafel verfügt. Das Embedded PP/DS ist in S/4HANA ohne merkliche Schnittstellen integriert, sodass Anwender die Funktionen des ehemaligen SAP APO in einem System nutzen können. Das PP/DS kann als kostenpflichtige Erweiterung erworben werden.

• Einsatz der Fiori Apps zur Kapazitätsplanung
• Implementierung von PP/DS

Welcher der beiden Wege, ob Fiori Apps oder PP/DS, der richtige für ein Produktionsunternehmen ist, hängt stark von den individuellen Planungsanforderungen ab. Wenn Sie mehr zur Kapazitätsplanung mit der erweiterten PP/DS Planung erfahren wollen, empfehlen wir die Blogbeiträge: „Optimierung der Produktionsplanung mit Multiressourcen in SAP PP/DS“ und „Reihenfolgeplanung mit SAP PP/DS“.

 Welche Fiori Apps gibt es für die Kapazitätsplanung?

Es stehen vier Fiori-Anwendungen im SAP S/4HANA zur Verfügung. Diese werden mit der Rolle SAP_BR_PRODN_PLNR dem Nutzenden zugeordnet und im folgenden kurz vorgestellt:

(Abbildung 1) Übersicht der Fiori-Apps zur Kapazitätsplanung

1. Fiori App „Kapazitätsplantafel“

Die Kapazitätsplantafel ist eine Fiori-Anwendung zur Planung von Fertigungsaufträgen, bei der die Vorgänge in der Grafik zeilenweise je Arbeitsplatz als Balken angezeigt werden (siehe Abbildung 2). Durch Anklicken des Vorgangs ist ein Absprung in die Auftragsdetails möglich, um beispielsweise vor- und nachgelagerte Vorgänge des Auftrags und deren Arbeitsplätze zu erkennen. Ein Absprung in die Bearbeitung der Arbeitsplätze kann ebenfalls erfolgen, um die Kapazitäten zu verwalten.

Die App bietet eine Vielzahl von Filtermöglichkeiten, z. B. hinsichtlich von Produkten, Auftragsarten und Verantwortlichen. Die Terminierung von Plan- und Fertigungsaufträgen erfolgt über die Verwendung von Strategien, wie „Lücke finden“ und „Vorgang einfügen“. Hiermit können Aufträge finit, d. h. unter Beachtung der zur Verfügung stehenden Kapazität, eingeplant werden. Eingeplante Vorgänge werden in der Grafik entsprechend farblich markiert. Ein Vorteil der App ist auch, dass die Belegung durch Instandhaltungsaufträge mit angezeigt wird.

(Abbildung 2) Kapazitätsplantafel

2. Fiori App „Kapazitätseinplanungstabelle“

Die Kapazitätsplantabelle/-einplanungstabelle (hier gibt es derzeit SAP-seitig keine konsequente App-Bezeichnung) ist ebenfalls für die Einplanung von Aufträgen konzipiert. Entsprechend des einheitlichen Layouts der Fiori Apps findet sich im oberen Bereich die Filterleiste, mit der eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten zur Einschränkung der angezeigten Ergebnisse möglich sind. Im unteren Bereich werden die Plan- und Fertigungsaufträge tabellarisch angezeigt. Hier finden sich bereits aufschlussreiche Informationen zu den Aufträgen, wie die benötigte Kapazität und eine Statusübersicht. Über die zeilenweise Auswahl der Aufträge können diese eingeplant oder terminiert werden.

Hierfür stehen analog zur Kapazitätsplantafel verschiedene Strategien zur Verfügung. Die App verfügt über Absprungmöglichkeiten um zusätzliche Informationen zu den Aufträgen, Produktstammdaten und Arbeitsplätzen zu erhalten.

(Abbildung 3) Kapazitätseinplanungstabelle

3. Fiori App „Arbeitsplatzkapazität verwalten“

Die App „Arbeitsplatzkapazität verwalten“ eignet sich insbesondere für die Ausrichtung des Kapazitätsangebots der Arbeitsplätze und der Kapazitätsnachfrage der Aufträge aufeinander. Die verfügbaren Aufträge werden als Liste aufgeführt und zeigen erste Informationen zur Auslastung. Durch Anklicken des Arbeitsplatzes öffnet sich das Detailbild, welche aus einem Balkendiagramm, der Vorgangsbelegung und dem Schichtplan besteht. Die Vorgänge können neu terminiert und die Schichten und Kapazitäten gepflegt werden. Die entsprechenden Änderungen der Kapazitätssituation zeigen sich direkt im Diagramm. Wenn das Kapazitätsangebot ausreichend ist, färben sich die Balken entsprechend grün.

(Abbildung 4) Arbeitsplatzkapazität verwalten

4. Fiori App „Kapazität auswerten“

Die App „Kapazität auswerten“ ist nützlich, um die kapazitive Auslastung der Arbeitsplätze innerhalb eines frei wählbaren Horizonts anzuzeigen. Insbesondere bei mittel- und langfristigen Betrachtungszeiträumen visualisiert das Diagramm dauerhafte Überlastungen sehr schnell und stellt sie einfach dar. Mithilfe der App können dann beispielsweise Make-or-Buy-Entscheidungen abgeleitet werden. Die Anwendung bietet einige nützliche Filter und Ansichtseinstellungen. Zudem lassen sich die Schwellenwerte für z. B. eine kritische Last frei definieren. Des Weiteren nutzt die App einen großen Vorteil der Fiori-Anwendungen und zeigt aktuelle Daten bereits in der Kachel der Startseite an. Somit erhält der Anwender ohne das Öffnen der App bereits erste Informationen zur Auslastungssituation.

(Abbildung 5) Kapazität auswerten

Fazit

Aufwandsreduzierung: Durch die Ausrichtung der Anwendungen auf verschiedene Aufgaben der Kapazitätsplanung lässt sich der Aufwand für den Planer reduzieren. Die Fiori-Apps ermöglichen eine schnelle und einfache Erstellung eines machbaren (umsetzbaren) Produktionsplans mit aussagekräftigen Kapazitätsauswertungen.

Optimierung der Ressourcennutzung: Mit den Fiori-Apps können die Kapazitätsbedarfe und das Kapazitätsangebot zielgerichtet aufeinander ausgerichtet werden. Durch die Visualisierung von Änderungen in den Diagrammen wird der Planer noch besser befähigt fundierte Entscheidungen anhand der Kapazitätssituation zu treffen (wie z. B. Make-or-Buy-Entscheidungen) und die Ressourcen des Unternehmens optimal zu nutzen.

Hoher Servicegrad: Mithilfe der Fiori-Apps wird es noch einfacher Über- und Unterlasten zu erkennen. Dafür sorgen die wählbaren Filter und farblichen Hinweise der Auswertungen. Es können schnell und gezielt Maßnahmen ergriffen werden, um die Liefertermine zu erreichen. Auf Basis der Kapazitätsauswertungen kann der Planer verlässliche Auskünfte zu Lieferterminen geben.

Flexibilität und Übersichtlichkeit: Die Fiori-Anwendungen verfügen über ein benutzerfreundliches und einheitliches Design. Filterleiste und Ansichtseinstellungen bieten die Möglichkeit Auswertungsergebnisse und Grafiken individuell auf die Bedürfnisse des Anwenders auszurichten.

Die beiden Fiori-Apps „Arbeitsplatzkapazität verwalten“ und „Kapazität auswerten“ sind mehr als nur eine Ergänzung zu den klassischen CM-Transaktionen. Vielmehr sind Sie in S/4HANA ein wichtiges neues Werkzeug, um die Kapazitätsplanung in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Sie bieten Auswertungs-, Filter- und Arbeitsmöglichkeiten, die bisher mit den bestehenden CM-Transaktionen nicht oder nicht so einfach möglich waren. Bei der Kapazitätsplantafel und -tabelle haben sich die Funktionen im Vergleich zum ECC-System teilweise reduziert. Hier sollte im Funktionstest ermittelt werden, ob alle Bedürfnisse des Anwenders abgedeckt werden können.

Kontakt

Erleben Sie SAP-Einsatzmöglichkeiten in der Produktion und Intralogistik auf digitalisierung.inwerken.de oder nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Einfach schreiben an sapberatung@inwerken.de. Unser Beratungs-Team meldet sich bei Ihnen! Leistungen darüber hinaus finden Sie in unserem Portfolio.

Seit mehr als zwei Jahrzehnten begleiten wir Unternehmen verschiedenster Branchen bei SAP-Beratung, -Entwicklung sowie Prozess- und Digitalisierungsprojekten. Als SAP-Silver- und Microsoft-Partner verfügen wir über umfassende Erfahrung in der Umsetzung maßgeschneiderter Lösungen und der erfolgreichen Digitalisierung komplexer Geschäftsprozesse.

Unser exzellentes ABAP-Know-how sowie unser Anspruch, Wissen offen zu teilen und gemeinsam weiterzuentwickeln, bilden dabei eine wichtige Grundlage der Partnerschaft. Mit unserem „ABAP-Kochbuch“ stellen unsere Spezialisten beispielsweise bewährte Lösungsansätze und Erfolgsrezepte für typische Entwicklungsaufgaben mit ABAP zur Verfügung. Eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, schnelle Reaktionszeiten und ein ausgeprägter Fokus auf Umsetzbarkeit und Kundennutzen runden die Partnerschaft ab.

Gemeinsam Zukunft gestalten

„Durch die Partnerschaft schaffen wir die optimale Verbindung zwischen unserer breiten und zugleich tiefen Expertise im Behörden- und Industrieumfeld sowie der umfassenden SAP- und Beratungskompetenz von Inwerken in verschiedensten Anwendungsfeldern. Damit können wir Synergien gezielt nutzen, um neue Impulse für die digitale Transformation unserer Kunden zu setzen.“ betont Michael Erdmann, COO und CTO der IBYKUS AG.

Mit der Kooperation unterstreichen IBYKUS und Inwerken ihren Anspruch, bestehende Kompetenzen im SAP-Umfeld gezielt weiterzuentwickeln und sinnvoll zu ergänzen. Im Fokus steht dabei, Kunden verlässlich und praxisnah bei aktuellen sowie zukünftigen Herausforderungen der Digitalisierung zu unterstützen und bewährte Lösungen kontinuierlich weiter zu optimieren

Inwerken blickt mit großer Freude auf die Zusammenarbeit und die gemeinsamen Projekte der Zukunft.

Wertschöpfungskiller: Suchzeiten und manuelle Buchungen in Produktion und Logistik

In vielen Produktions- und Logistikprozessen werden Materialbewegungen noch manuell im ERP- oder MES-System gebucht. Scanner, Terminals oder manuelle Eingaben gehören zum Alltag.

In der Praxis führt das jedoch häufig zu Problemen:

• Buchungen werden vergessen
• Buchungen werden verspätet durchgeführt
• Materialien sind im System nicht korrekt auffindbar

Die Folge sind aufwendige Suchprozesse, fehlende Transparenz im Materialfluss und reduzierte Prozesssicherheit.

Besonders Suchzeiten verursachen hohe Kosten:
Während Mitarbeitende nach Materialien oder Ladungsträgern suchen, findet keine Wertschöpfung statt.

Die Lösung: Automatische Buchungen durch virtuelle Bereiche (Fences)

Indoor-Lokalisierungssysteme ermöglichen die Echtzeitlokalisierung von Objekten innerhalb von Gebäuden.

Materialien, Ladungsträger oder Fahrzeuge werden mit Lokalisierungstags ausgestattet. Das Sensornetzwerk kommuniziert mit der Lokalisierungssoftware, die mit Hilfe von Algorithmen die Positionen berechnet. Diese Positionen werden an unsere InWerX App übertragen.

Unsere Anwendung InWerX App nutzt sogenannte virtuelle Prozessbereiche (Fences). Diese werden in der digitalen Hallenkarte definiert.

(Video 1)

(Video 2)

Bewegt sich ein Objekt mit Lokalisierungstag in einen solchen Bereich, wird automatisch eine Buchung im ERP-, MES- oder WMS-System ausgelöst.

Typische Anwendungsbereiche:

• Wareneingang
• Produktionsstationen
• Pufferbereiche
• Lagerzonen
• Versandbereiche

Somit werden Prozessschritte automatisch dokumentiert und transparent im IT-System abgebildet.

Transparente Visualisierung des Materialflusses

Neben automatisierten Buchungen bietet die InWerX App eine Echtzeitvisualisierung aller Objekte auf einer digitalen Hallenkarte.

Über Filterfunktionen lassen sich beispielsweise:

• alle Objekte eines Auftrags
• alle Ladungsträger eines Prozesses
• bestimmte Materialien oder Betriebsmittel

einfach darstellen.

(Video 3)

Zusätzlich ermöglichen integrierte Analysefunktionen, den kompletten Verlauf eines Auftrags nachzuvollziehen – von der Anlieferung über die Produktion bis zum Versand.

Vorteile für Ihre Produktion und Logistik

• Reduzierung von Suchzeiten
  Materialien und Betriebsmittel können jederzeit lokalisiert werden.
• Automatisierte Prozessbuchungen
  Manuelle Buchungen und Scans werden deutlich reduziert.
• Höhere Datenqualität
  Fehlerhafte oder vergessene Buchungen gehören der Vergangenheit an.
• Echtzeittransparenz im Materialfluss
  Der aktuelle Status von Materialien und Aufträgen ist jederzeit sichtbar.
• Fundierte Prozessanalysen
  Bewegungsdaten ermöglichen neue Optimierungspotenziale in Produktion und Logistik.

Jetzt Demo anfragen

Möchten Sie erfahren, wie automatisierte Buchungen durch Indoor-Lokalisierung in Ihrer Produktion oder Logistik umgesetzt werden können?

Wir zeigen Ihnen gerne eine Live-Demo unserer InWerX App. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns: Wunschtermin vereinbaren.

Was SAP BTP ist und warum die Plattform an Bedeutung gewinnt

SAP Business Technology Platform ist die zentrale Cloud-Plattform von SAP für Erweiterungen, Integrationen, Datenanalysen und Anwendungsentwicklung. Sie ergänzt die bestehenden SAP-Kernsysteme um eine Schicht, auf der individuelle Lösungen entstehen können, ohne das Kernsystem selbst zu verändern. In einer Zeit, in der SAP den Clean-Core-Ansatz für S/4HANA konsequent verfolgt, ist SAP BTP der vorgesehene Ort für kundenspezifische Logik und Prozesserweiterungen. Für Unternehmen, die vor der Einführung von Services der BTP stehen, ist ein klares Verständnis der Plattform deshalb die Voraussetzung für fundierte Investitionsentscheidungen.

(Grafik 1)

Die Architektur im Überblick: Global Account, Subaccounts und Runtimes

SAP BTP ist in einer mehrstufigen Hierarchie organisiert. Am Anfang steht das Global Account. Es bildet den vertraglichen Rahmen und enthält alle lizenzierten Services und Kontingente. Innerhalb des Global Accounts lassen sich Subaccounts anlegen. Jeder Subaccount ist einer Cloud-Region zugeordnet und verfügt über eigene Berechtigungen, Service-Instanzen und Konfigurationen. Optional bieten sogenannte Directories eine Zwischenebene, um Subaccounts thematisch oder organisatorisch zu gruppieren.

Auf technischer Ebene stellt SAP BTP zwei zentrale Laufzeitumgebungen bereit:

1. Die Cloud Foundry Runtime eignet sich für die Entwicklung mit dem Cloud Application Programming Model (CAP), Node.js oder Java.
2. Die Kyma Runtime basiert auf Kubernetes und ist die Wahl für containerbasierte Workloads und Microservice-Architekturen.

Zusätzlich existiert mit dem ABAP Environment eine Laufzeitumgebung für ABAP-basierte Cloud-Entwicklung. Welche Runtime zum Einsatz kommt, hängt vom konkreten Anwendungsfall und den vorhandenen Kompetenzen ab.

Vier Säulen in einem Plattformgedanken

SAP strukturiert die Funktionen von BTP in vier Bereiche, die sich in der Praxis ergänzen:

1. Application Development and Automation:

Werkzeuge für die Erstellung eigener Anwendungen, von Low-Code-Lösungen mit SAP Build Apps bis hin zu professioneller Entwicklung mit dem SAP Business Application Studio (BAS) und CAP. Auch Prozessautomatisierung mit SAP Build Process Automation gehört in diesen Bereich.

• Data and Analytics:

Services für Datenmodellierung, Data Warehousing mit SAP Datasphere und analytische Dashboards mit SAP Analytics Cloud (SAC). Hier werden Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und auswertbar gemacht.

• Integration:

SAP Integration Suite verbindet SAP-Systeme untereinander sowie mit Drittsystemen. Cloud- Integration, API-Management und Event Mesh (eine technologische Infrastruktur, die Ereignisse in Echtzeit zwischen Apps, Cloud-Diensten und IoT-Geräten vermittelt) ermöglichen den Datenaustausch in Echtzeit.

• Künstliche Intelligenz:

Mit SAP AI Core und SAP AI Launchpad stellt die Plattform Infrastruktur für Machine-Learning-Szenarien bereit. Vortrainierte Modelle und eigene Trainingsumgebungen sind gleichermaßen nutzbar.

Diese vier Säulen bilden kein starres Produktpaket. Unternehmen lizenzieren und aktivieren gezielt die Services, die zum jeweiligen Bedarf passen. Unser Beratungsalltag zeigt, dass eine schrittweise Aktivierung sinnvoller ist als der Versuch, alle Bereiche gleichzeitig einzuführen.

Welchen konkreten Nutzen SAP BTP in der Praxis stiftet

Der zentrale Mehrwert von SAP BTP liegt in der Entkopplung kundenspezifischer Entwicklungen vom SAP-Kernsystem. Im Clean-Core-Konzept bleiben S/4HANA-Systeme upgradefähig, weil individuelle Logik auf BTP ausgelagert wird. Gleichzeitig bietet die Plattform eine einheitliche Umgebung für Integrationsszenarien, die in gewachsenen Landschaften sonst über verschiedenste Middleware-Produkte verteilt wären.

Für IT-Verantwortliche ergibt sich daraus ein klarer Governance-Vorteil. Erweiterungen, Integrationen und Analyseanwendungen laufen in einer verwalteten Plattform mit einheitlichem Identity Management, zentralem Monitoring und transparenter Kostenzuordnung. Die Alternative, nämlich ein Nebeneinander aus verschiedenen Cloud-Diensten und selbst betriebenen Integrationsschichten, ist langfristig aufwändiger zu betreiben und schwerer abzusichern.

Drei typische Einsatzszenarien für den Einstieg

SAP BTP entfaltet seinen Nutzen am schnellsten dort, wo bestehende Prozesse gezielt erweitert werden. Drei Szenarien empfehlen wir aus unserer täglichen Beratungs- und Entwicklungspraxis heraus:

Szenario 1: Side-by-Side-Erweiterung für S/4HANA.

Ein Unternehmen benötigt eine Genehmigungslogik, die über die Standardfunktionen von S/4HANA hinausgeht. Oder häufige Alternative: Eine Möglichkeit Informationen von Kunden oder Lieferanten zu erfragen, mit Anwendern, die nicht zum Unternehmen gehören, aber dennoch authentifiziert arbeiten können.
Statt das Kernsystem zu modifizieren, entwickelt man in der BTP eine CAP-Anwendung, die per API auf S/4HANA-Daten zugreift und die erweiterte Logik abbildet. Das Kernsystem bleibt dadurch clean und die Erweiterung ist unabhängig einsetzbar sowie testbar.

Szenario 2: Integration heterogener Systemlandschaften.

In vielen Unternehmen existieren neben SAP auch Salesforce, ServiceNow oder branchenspezifische Fachsysteme. Mit der SAP Integration Suite lassen sich diese Systeme über vordefinierte Integrationsflows verbinden. Event Mesh ermöglicht dabei eine ereignisgesteuerte Kommunikation, bei der Systeme nicht mehr zyklisch abgefragt werden, sondern in Echtzeit auf Änderungen reagieren. Über CAP basierte Services können Informationen über eine gesicherte und definierte API an Dritte gegeben werden, ohne dass fremde Organisationen Zugriff auf interne Systeme oder Daten erlangen können.

Szenario 3: Self-Service-Reporting jenseits des SAP-Standards.

Fachbereiche benötigen oft Auswertungen, die im SAP-Standard nicht vorgesehen sind oder Daten aus mehreren Quellen kombinieren. Über SAP Datasphere werden die relevanten Datenquellen angebunden. In SAP Analytics Cloud entstehen interaktive Dashboards, die Fachanwenderinnen und Fachanwender eigenständig nutzen und anpassen können.

Typische Beispiele sind ein Vertriebsdashboard, das Auftragsbestand aus SAP S/4HANA mit CRM-Pipeline-Daten zusammenführt, ein Einkaufsreport zur Liefertermintreue je Lieferant auf Basis von MM-Daten und externen Qualitätskennzahlen sowie ein Service-Cockpit, das Ticketvolumen, Reaktionszeiten und Ersatzteilverfügbarkeit in einer Sicht bündelt. Auch bereichsübergreifende Auswertungen zu Deckungsbeiträgen, Lagerreichweiten oder Forecast-Abweichungen lassen sich auf dieser Basis deutlich schneller bereitstellen.

Von der Orientierung zur strukturierten Einführung

SAP BTP ist keine einzelne Anwendung, sondern ein Plattformökosystem!

Die Architektur mit Global Account, Subaccounts und verschiedenen Laufzeitumgebungen bietet viel Gestaltungsspielraum. Gleichzeitig erfordert genau dieser Spielraum eine klare Strategie, damit die Einführung nicht in einer fragmentierten Landschaft oder chaotischen Service-Bindings mündet. Ein typisches Beispiel ist der parallele Aufbau mehrerer Subaccounts ohne einheitliches Berechtigungsmodell, wodurch Integrationen später doppelt aufgebaut und Governance-Prozesse unnötig komplex werden.

Inwerken unterstützt beim strukturierten BTP-Aufbau

Wer die ersten Schritte auf SAP BTP strukturiert angehen möchte, findet bei der Inwerken AG erfahrene Ansprechpersonen. Von der Architekturberatung über die Auswahl passender Services bis zur Umsetzung erster Pilotszenarien begleitet Sie das Team über den gesamten Einführungsprozess. Das Ziel ist dabei stets, den Arbeitsalltag der beteiligten Fachbereiche und IT-Teams durch passende Lösungen zu vereinfachen.

Sie haben Fragen? Melden Sie sich gern an sapentwicklung@inwerken.de oder vereinbaren Sie einen Termin. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Warum Alt-Datenbereinigung vor der S/4HANA-Migration strategisch relevant ist

In vielen Transformationsprojekten liegt der Fokus zunächst auf Architekturentscheidungen, Systemlandschaften und der Auswahl des Migrationsansatzes. Datenqualität wird dagegen häufig erst dann sichtbar, wenn Migrationstools Fehlermeldungen produzieren oder Tests unerwartete Inkonsistenzen zeigen.

Dabei ist die Datenbasis ein zentraler Erfolgsfaktor jeder SAP-Transformation. Historisch gewachsene ERP-Systeme enthalten oftmals Datenstrukturen, die über Jahre hinweg erweitert wurden. Stammdaten wurden mehrfach angelegt, Geschäftspartnerstrukturen sind nicht harmonisiert und alte Customizing-Logiken wirken noch in Transaktionen nach.

Eine S/4HANA-Migration überführt nicht nur Programme und Tabellenstrukturen in eine neue Systemgeneration. Sie überträgt auch sämtliche strukturellen Altlasten, sofern diese nicht vorher gezielt bereinigt werden. In der Praxis entstehen daraus mehrere Herausforderungen:

• verlängerte Laufzeiten bei Datenmigrationen
• unnötige Datenvolumen im Zielsystem
• komplexere Testphasen
• höhere Fehleranfälligkeit in Geschäftsprozessen

In unserer täglichen Beratungspraxis zeigt sich immer wieder, dass Projekte mit frühzeitiger Datenbereinigung deutlich stabiler verlaufen. Migrationstools wie der SAP Readiness Check oder das Migration Object Modeler Framework identifizieren zwar technische Probleme. Die fachliche Qualität der Daten kann jedoch nur durch gezielte Vorbereitung verbessert werden.

Vor diesem Hintergrund lohnt sich ein strukturierter Blick auf die wichtigsten Bereinigungsschritte vor der technischen Migration.

Die 7 wichtigsten Alt-Datenprobleme vor der technischen S/4HANA-Migration

Ein systematischer Bereinigungsansatz beginnt nicht mit Tabellen, sondern mit klar definierten Datenkategorien. Die folgenden sieben Themenfelder gehören in nahezu jedem Transformationsprojekt zu den zentralen Aufgaben.

1. Dateninventur durchführen

Ein erfolgreicher Übergang zu SAP S/4HANA beginnt mit einer Bestandsaufnahme der bestehenden Datenlandschaft. Eine strukturierte Inventur beantwortet dabei zentrale Fragen, wie: Welche Daten werden tatsächlich noch genutzt? Welche Tabellen enthalten historisch gewachsene Altlasten?

Aus Basis-Sicht kann hierbei eine schematische Annäherung über eine technische Volumenanalyse (etwa über die Transaktionen DB02 oder HANA-Estimation-Reports) der erste sinnvolle Schritt sein. Ziel ist hierbei die Identifikation von Wachstumstreibern, um herauszufinden wo sich Datenmengen akkumulieren und welche Business-Logik diesen zu Grunde liegt.

Entsprechende Datenfunde lassen sich kategorisieren, bspw. mit den nachfolgenden Fragestellungen:   Sind es prozessrelevante Stamm- und Bewegungsdaten, technisch bedingte Protokolle (IDocs, Workflows) oder reine Archiv-Indizes?

Diese Transparenz ermöglicht dann eine fundierte Entscheidung darüber, was migriert, was archiviert und was schlicht gelöscht werden kann, um die Zieldatenbank schlank zu halten.

2. Businesspartnerumstellung: Dubletten in Geschäfts- und Stammdaten identifizieren

Mehrfach angelegte Debitorinnen und Debitoren, Kreditorinnen und Kreditoren oder Materialstammsätze gehören zu den häufigsten Datenproblemen historischer ERP-Systeme. Dubletten entstehen meist durch unterschiedliche Organisationseinheiten oder fehlende Stammdatenrichtlinien.

Gerade mit der Einführung des Business Partner Konzepts in S/4HANA gewinnt diese Bereinigung an Bedeutung, da Debitoren und Kreditoren in einer zentralen Struktur zusammengeführt werden.

Eine systematische Dubletten-Analyse reduziert nicht nur Datenvolumen, sondern verbessert auch Prozessstabilität in Vertrieb, Einkauf und Finance.

3. Veraltete und nicht mehr benötigte Stammdaten archivieren

Viele ERP-Systeme enthalten Materialien, Kunden oder Lieferanten, die seit Jahren nicht mehr aktiv genutzt werden. Dennoch werden diese Datensätze häufig in Migrationen übernommen. Das erhöht unnötig Datenvolumen.

Eine klare Archivierungsstrategie sorgt dafür, dass nur tatsächlich relevante Stammdaten in das neue System übertragen werden. Das reduziert Datenmengen und beschleunigt Migrationsläufe.

• Welche Daten werden operativ noch benötigt?
• Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten?
• Wie groß ist das aktuelle Datenvolumen und wo entsteht es?
• Welche Daten müssen wie zugänglich bleiben?
• Welche Auswirkungen hat die Archivierung auf Geschäftsprozesse? (Greifen bspw. Reports darauf zu?)
• Welche Archivierungsobjekte sind relevant?

Die Fragen zeigen: Eine Archivierungsstrategie ist weniger ein technisches Projekt als eine Kombination aus Fachbereichsentscheidung, Datenstrategie und Systemarchitektur.

4. Inkonsistente Organisationsstrukturen bereinigen

Unternehmensstrukturen verändern sich über Jahre hinweg. Werke werden zusammengelegt, Verkaufsorganisationen neu definiert oder Buchungskreise umstrukturiert.

Solche Änderungen hinterlassen häufig widersprüchliche Zuordnungen in Stammdaten. Vor der Migration sollten Organisationsstrukturen daher systematisch geprüft werden, um spätere Fehler in Prozessen oder Auswertungen zu vermeiden.

5. Ungültige oder obsolete Customizing-Abhängigkeiten entfernen

Historische Systemanpassungen wirken oft noch in Tabellen und Bewegungsdaten nach. Nicht mehr genutzte Kontenfindungen, alte Bewegungsarten oder obsolete Steuerlogiken führen bei Migrationstools häufig zu Fehlermeldungen.

Eine gezielte Analyse der Customizing-Abhängigkeiten stellt sicher, dass nur relevante Konfigurationen in das Zielsystem übernommen werden.

6. Bewegungsdaten mit geringer Relevanz reduzieren

ERP-Systeme speichern oft Bewegungsdaten über viele Jahre hinweg. Für operative Prozesse sind jedoch meist nur die letzten Jahre relevant.

Eine gezielte Reduktion historischer Bewegungsdaten reduziert Datenvolumen erheblich und beschleunigt Migrationsläufe.

7. Inkonsistente Finanzdaten korrigieren

Gerade im Finanzbereich können sich über lange Systemlaufzeiten kleinere Inkonsistenzen ansammeln. Beispiele sind:

• Differenzen zwischen Nebenbüchern und Hauptbuch
• unvollständig ausgeglichene Belege
• Inkonsistenzen in Kontenzuordnungen

Solche Probleme sollten vor der Migration vom Fachbereich bereinigt werden, da sie sich im S/4HANA-Datenmodell häufig stärker auswirken. Für detailliertere Prüfungen stellt SAP auch spezielle Finanzdaten Konsistenzchecks bereit. Diese Programme überprüfen systematisch, ob die Daten in verschiedenen Finanzmodulen miteinander übereinstimmen. Dies entbehrt aber der Business-Kontrolle nicht!

Unser Bonustipp: Gelegenheit nutzen – Datenverantwortlichkeiten und Governance nachhaltig definieren

Technische Bereinigung allein reicht nicht aus. Nachhaltige Datenqualität entsteht nur durch klare Verantwortlichkeiten für Stammdatenpflege und Datenrichtlinien.

Nutzen Sie die Gelegenheit und etablieren Sie im Zuge der Transformation erstmals ein strukturiertes Data Governance Modell. Dieses verhindert, dass sich Datenprobleme nach der Migration erneut aufbauen.

(Grafik 1)

Fazit: Datenqualität ist ein zentraler Erfolgsfaktor der S/4HANA-Transformation

Die technische Migration nach S/4HANA wird häufig als Infrastrukturprojekt betrachtet. Tatsächlich entscheidet jedoch die Qualität der vorhandenen Daten darüber, wie stabil und effizient das zukünftige System arbeitet.

Eine strukturierte Alt-Datenbereinigung reduziert nicht nur technische Risiken. Sie schafft auch die Grundlage für konsistente Geschäftsprozesse, bessere Auswertungen und langfristig stabilere Systemlandschaften.

Weitere Informationen zu Transformationsstrategien und Beratungsansätzen rund um SAP S/4HANA finden sich im Leistungsportfolio der Inwerken AG.

Der Beratungsalltag zeigt, dass eine frühzeitige Auseinandersetzung mit Datenqualität Projekte deutlich planbarer macht. Ein fachlicher Austausch zu konkreten Herausforderungen kann helfen, Risiken frühzeitig sichtbar zu machen und geeignete Lösungswege zu entwickeln. Fragen? … einfach melden.

Was SAP S/4HANA im Service leistet und was nicht

SAP S/4HANA stellt in vielen Unternehmen das führende System für Serviceprozesse dar. Lösungen wie Servicemanagement oder Enterprise Asset Management ermöglichen die Anlage von Serviceaufträgen, die Verwaltung technischer Objekte sowie die Abrechnung von Leistungen. Stammdaten, Konditionen und kaufmännische Belege sind hier konsistent integriert.

Im Kern ist SAP S/4HANA darauf ausgelegt, Geschäftsprozesse zentral zu steuern und abzurechnen. Die operative Arbeit im Außendienst, insbesondere unter mobilen Bedingungen, ist nicht primär der Fokus dieser Architektur.

Servicetechnikerinnen und Servicetechniker arbeiten vor Ort beim Kunden. Sie benötigen schnellen Zugriff auf Auftragsinformationen, eine einfache Erfassung von Zeiten, Material und Fotos sowie die Möglichkeit zur digitalen Unterschrift. Wird dies nicht direkt im System unterstützt, entstehen zwangsläufig Medienbrüche.

Wo klassische ERP-Serviceabwicklung an mobile Grenzen stößt

Die Herausforderungen beginnen bereits bei der Informationsbereitstellung. Serviceaufträge werden in SAP S/4HANA erfasst und disponiert. Außendienstmitarbeiterinnen und Außendienstmitarbeiter erhalten die Informationen jedoch als Papierausdruck, E-Mail oder über indirekte Zugänge.

Vor Ort beim Kunden passiert dann Folgendes:

• Arbeitszeiten werden auf manuellem Zettel notiert
• Materialverbräuche auf Papier festgehalten
• Fotos separat auf einem nicht ans System angebundenen Endgerät gespeichert
• Kundensignaturen erfolgen auf Papier

Die strukturierte Rückmeldung im ERP-System erfolgt später im Büro. Zwischen tatsächlicher Leistungserbringung und systemischer Verbuchung liegt eine zeitliche Lücke und weitere manuelle Schritte wie bspw. abtippen oder scannen. Das birgt viel Fehlerpotenzial.

Besonders kritisch ist dies in folgenden Bereichen:

1. Fakturierung
   Ohne zeitnahe Rückmeldung kann keine vollständige Abrechnung erfolgen. Rechnungen verzögern sich, Liquiditätspotenziale bleiben ungenutzt.
2. Controlling
   Aufwände und Materialverbräuche sind erst verspätet im System sichtbar. Kennzahlen zur Auslastung oder First Time Fix Rate verlieren an Aussagekraft.
3. Disposition
   Statusänderungen werden nicht in Echtzeit zurückgemeldet. Disponentinnen und Disponenten arbeiten mit unvollständigen Informationen.

Kurz zusammengefasst: Das ERP-System erfüllt seine Rolle als führendes System. Es ist jedoch nicht für eine mobile, appbasierte Echtzeiterfassung konzipiert und wird entsprechend dafür auch nicht genutzt.

Informationsverluste zwischen Innendienst und Außendienst durch Medienbrüche

Medienbrüche passieren, wenn Informationen während eines Ablaufs das Format oder Medium wechseln (z. Bsp. von digital zu Papier), damit eine Weiterverarbeitung stattfinden kann. Sie sind nicht nur technisch, sondern auch prozessual. Zwischen Innendienst und Außendienst existieren häufig mehrere Übergabepunkte. Jeder dieser Punkte birgt ein Risiko von Informationsverlusten.

(Grafik 1)

Abbildung: Typischer Medienbruch zwischen ERP und Außendienst

Typische Schwachstellen sind:

• Unklare oder unvollständige Arbeitsanweisungen
• Fehlende Rückmeldung zu Zusatzleistungen
• Nicht dokumentierte Materialverbräuche
• Verlust von Bilddokumentationen

Gerade bei komplexeren Serviceeinsätzen entsteht eine Differenz zwischen dem, was vor Ort tatsächlich geleistet wurde und dem, was im System dokumentiert ist. Diese Differenz wirkt sich unmittelbar auf Transparenz und Wirtschaftlichkeit aus.

In unserer täglichen Beratungs- und Entwicklungspraxis sehen wir, dass viele Organisationen mit funktionierenden ERP-Prozessen arbeiten, jedoch keinen durchgängigen digitalen Serviceprozess etabliert haben. Die Folge ist eine Mischlandschaft aus System und Papier, die zusätzliche manuelle Schritte erfordert und sowohl Fehleranfälligkeit als auch Abstimmungsaufwand erhöht.

(Grafik 2)

SAP FSM als mobile Erweiterung von SAP S/4HANA

SAP Field Service Management, kurz SAP FSM, ist eine cloudbasierte Lösung, die speziell für operative Serviceprozesse entwickelt wurde. Sie ergänzt das ERP-System um mobile Funktionen für Planung und Rückmeldung.

Zentrale Merkmale sind:

• Mobile App für Servicetechnikerinnen und Servicetechniker
• Digitale Erfassung von Zeiten, Material und Fotos
• Direkte Dokumentation im Servicekontext
• Möglichkeit zur digitalen Kundensignatur

Der wesentliche Vorteil liegt in der unmittelbaren Systemanbindung. Rückmeldungen aus dem Außendienst (z. Bsp. Fotos zur Dokumentation, Messwerte, Arbeitszeiten oder verbrauchtes Material, die mit einem mobilen Endgerät wie Tablet oder Smartphone erfasst werden) werden über eine technische Integration direkt in das S/4HANA-System übertragen. Somit entfallen manuelle Nacherfassungen.

(Grafik 3)

Abbildung: Durchgängiger Prozess zwischen ERP und Außendienst

Auch Materialverbräuche, Bilddokumentationen oder ergänzende Leistungen werden strukturiert erfasst. Damit entsteht eine konsistente Datenbasis ohne Medienbrüche. Voraussetzung ist eine saubere End-to-End-Integration über die SAP Business Technology Platform. Die Plattform ermöglicht es, Anwendungen, Daten und Prozesse aus verschiedenen Systemen zu integrieren und zu erweitern. Auf dieser Basis können mobile Service-Apps, Middleware und das SAP-Kernsystem zuverlässig miteinander kommunizieren.

Herausforderungen bei der FSM-Implementierung und wie man sie löst

In unserer Beratungspraxis steht immer der gesamte Prozess im Mittelpunkt. Unser Ziel ist Serviceprozesse so zu gestalten, dass Informationen ohne Medienbruch vom Auftragseingang bis zur Rückmeldung im System verfügbar sind. Technisch lässt sich eine stabile Anbindung zwischen SAP S/4HANA On-Premise und SAP FSM über die SAP Business Technology Platform und die SAP Integration Suite einfach realisieren.

Aus architektonischer Sicht bedeutet dies, dass Serviceaufträge aus SAP S/4HANA an SAP FSM übertragen werden. Rückmeldungen aus der mobilen App fließen automatisiert zurück. Die Integrationsschicht, beispielsweise realisiert über die Services der SAP BTP, übernimmt dabei Datenmapping, Routing und Sicherheitsmechanismen.

Inwerken unterstützt bei der eigentlichen Herausforderung in der Umsetzung: Dem sauberen Zusammenspiel der Datenmodelle. Obwohl beide Lösungen (SAP S/4HANA und SAP FSM) aus dem SAP-Portfolio stammen, unterscheiden sich Objektstrukturen und Felddefinitionen. Für einen konsistenten End-to-End-Serviceprozess ist daher ein präzises Mapping der relevanten Datenobjekte entscheidend.

Fazit: Durchgängige Serviceprozesse als strategischer Erfolgsfaktor

SAP S/4HANA bildet eine stabile Basis für Serviceprozesse. Für mobile Außendiensteinsätze reicht das ERP-System allein jedoch häufig nicht aus. Medienbrüche zwischen System und operativer Durchführung führen zu Informationsverlusten, Verzögerungen und administrativem Mehraufwand.

Eine Erweiterung durch SAP FSM in Verbindung mit einer technischen End-to-End-Integration über die SAP Business Technology Platform ermöglicht eine durchgängige Prozesskette. Serviceaufträge, Materialverbräuche, Fotos und Rechnungsinformationen werden ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet.

Durch eine einmalig umgesetzte Integration entfallen manuelle Nacherfassungen. Rückmeldungen aus der App fließen direkt ins SAP S/4HANA-System, wodurch Serviceaufträge schneller abgeschlossen und Servicefachkräfte im Außendienst entlastet werden.

Sie haben Fragen zum Thema „SAP FSM“? Einfach schreiben an sapberatung@inwerken.de. Unser SAP-Beratungs-Team meldet sich bei Ihnen! Weitere Informationen zu Integrationsszenarien im technischen Service finden Sie in unserem Portfolio.

Was digitale Prozessoptimierung im Außendienst bedeutet

Digitale Prozessoptimierung bedeutet für den technischen Außendienst, dass eine durchgängige Unterstützung aller servicebezogenen Abläufe mithilfe von IT angestrebt wird. Dazu zählen unter anderem die Einsatzplanung, eine mobile Unterstützung der Servicetechnikerinnen und Servicetechniker, die strukturierte Rückmeldung von Leistungen sowie die Auswertung von Kennzahlen. Ziel ist es Informationen dort verfügbar zu machen, wo sie benötigt werden und manuelle Zwischenschritte zu reduzieren.

In unserer täglichen Beratungs- und Entwicklungspraxis bei Inwerken zeigt sich, dass die Integration in bestehende SAP-Landschaften eine zentrale Rolle spielt. Die KI-gestützte Cloud Software SAP Field Service Management fungiert als Bindeglied zwischen operativem Service und kaufmännischen Prozessen und schafft die Grundlage für durchgängige Serviceprozesse.

Erkenntnisse aus dem Servicealltag und ihre Einordnung mit SAP Field Service Management

Inwerken führte 2026 eine anonyme Befragung unter Servicetechnikerinnen und Servicetechnikern durch. Ziel war es, die aktuellen Herausforderungen bei den Außendiensteinsätzen noch besser zu verstehen. Folgende wiederkehrende Problematiken stellten sich heraus, die den Arbeitsalltag spürbar erschweren:

• mangelnde Vorabinformationen zu Einsätzen
• unübersichtliche oder umständliche App-Gestaltung und Dokumentationsprozesse
• Defizite in Planung & Kommunikation
• hohe bürokratische Lasten
• unvollständige Verlaufshistorien
• technische Hindernisse bei Endgeräten

Diese Punkte wirken sich unmittelbar auf die Effizienz der Serviceprozesse aus und prägen zugleich die Erwartungen an zeitgemäße Field-Service-Lösungen.

Ein Abgleich mit den Standardfunktionen von SAP FSM zeigt: Viele dieser Schmerzpunkte werden durch vordefinierte Features adressiert, ohne dass umfangreiche kundenspezifische Entwicklungen nötig wären.

SAP FSM: Vorabinformation und mobile Einsatzdaten

SAP FSM stellt eine digitale Plattform zur Außendienststeuerung bereit, über die Servicetechnikerinnen und Servicetechniker bereits vor Fahrtbeginn alle relevanten Auftragsinformationen erhalten. Dazu gehören relevante Einsatzdetails, Kundendaten, Anlageninformationen und Servicehistorien, die in der mobilen App dargestellt werden. Dies reduziert Unsicherheiten vor Ort und ermöglicht eine gezielte Vorbereitung.

SAP FSM: App & Dokumentation

Die Standard-Mobile-App von SAP FSM unterstützt Servicetechnikerinnen und Servicetechniker auf iOS-, Microsoft- und Android-Geräten (offline-fähig) beim strukturierten Erfassen ihrer Tätigkeiten, Arbeitszeiten, Materialentnahmen und Serviceberichten. Funktionen wie das Aufnehmen von Fotos, Scannen von Barcodes/QR-Codes und digitale Unterschriften vereinfachen die Dokumentation erheblich. Es wird kein Papier mehr benötigt. Eine nachträgliche Eingabe und Erfassung im Büro entfällt entsprechend auch.

Planung & Kommunikation mit SAP FSM

In SAP FSM ist eine Echtzeit-Einsatzplanung enthalten, die Disponentinnen und Disponenten eine grafische Plantafel (Dispatcher Board) zur Verfügung stellt, um Aufträge nach Verfügbarkeit, Qualifikation und geografischen Kriterien zuzuweisen. Zusätzlich ermöglichen automatisierte Kundenbenachrichtigungen den Kundinnen und Kunden Status-Updates zu Terminen und Ankunftszeiten. Diese Funktionen verbessern die Abstimmung zwischen Back-Office, Disposition und Außendienst sowie die Kommunikation entlang des Einsatzprozesses. Für den Außendienst bedeutet das konkret:

• weniger unnötige Fahrten
• kürzere Wegezeiten
• realistisch geplante Arbeitstage

Prozess & Bürokratieabbau mit SAP FSM

Standardisierte Workflows und geführte Smart Forms (Formulare) in der mobilen App helfen dabei, Prozesse zu vereinheitlichen und unnötige administrative Tätigkeiten zu reduzieren. Durch strukturierte Eingabemasken und obligatorische Felder wird sichergestellt, dass notwendige Daten schon vor Ort konsistent erhoben werden. Dies reduziert Doppelarbeit und erleichtert die nachgelagerte Verarbeitung im Back-Office.

Service-Historie und Datenverfügbarkeit in SAP FSM

SAP FSM zentralisiert servicebezogene Daten und verknüpft diese mit Stammdaten aus dem Backend-System (z. B. SAP S/4HANA). Dadurch sind Verlaufshistorien zu Kunden, Anlagen und erledigten Servicefällen für alle berechtigten Nutzerinnen und Nutzer jederzeit einsehbar. Das schafft Transparenz über vergangene Einsätze und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen im operativen Geschäft.

Endgeräte und technische Unterstützung:

Die mobile App von SAP FSM ist als „offline-first“-Lösung ausgelegt, die auch bei schwacher oder fehlender Netzabdeckung funktioniert. Synchronisationen erfolgen automatisch, sobald eine Verbindung wieder verfügbar ist. Dies stellt sicher, dass Servicetechnikerinnen und Servicetechniker unabhängig vom Netzempfang arbeiten können und unterstützt den Einsatz in unterschiedlichen Umgebungen.

Durch diese standardisierten Funktionsbausteine adressiert SAP FSM viele der von Serviceteams identifizierten Pain Points direkt in der Standard-Auslieferung. In Kombination mit einer passgenauen Prozesseinbettung und sinnvollen Integrationen in die bestehende IT-Landschaft entstehen so spürbare Verbesserungen im Servicealltag.

Transparenz schaffen: Von operativen Daten zu belastbaren Kennzahlen

Ein häufig unterschätzter Aspekt digitaler Field-Service-Lösungen ist die Möglichkeit zur systematischen Auswertung von Serviceinformationen. Durch strukturierte Rückmeldungen entstehen valide Auskünfte zu Einsatzzeiten, Erstlösungsquoten oder Nacharbeiten. Diese Kennzahlen bilden die Grundlage für eine kontinuierliche Optimierung der Serviceprozesse.

Nachfolgende Tabelle zeigt beispielhaft, welche Informationen durch SAP Field Service Management konsistent verfügbar gemacht werden können und welchen Mehrwert sie bieten:

(Grafik 1)

Die Erfahrung aus Projekten zeigt, dass diese Transparenz nicht nur operative Entscheidungen verbessert, sondern auch die Argumentationsbasis gegenüber der Geschäftsführung stärkt.

Visuelle Einordnung der Prozesszusammenhänge

(Grafik 2)

Die Darstellung verdeutlicht, dass Effizienzpotenziale vor allem aus dem durchgängigen Zusammenspiel der Prozessschritte entstehen.

Fazit und Ausblick auf den nächsten Schritt

SAP Field Management bietet eins solides Fundament für die digitale Prozessoptimierung im technischen Außendienst. Bestehende Ineffizienzen können hiermit systematisch angegangen werden. Entscheidend ist dabei weniger die reine Einführung eines Tools als vielmehr die individuelle und passende Einbettung in die Serviceorganisation.

In der Beratungspraxis zeigt sich, dass individuell gestaltete Lösungen den Arbeitsalltag messbar vereinfachen und gleichzeitig die Steuerungsfähigkeit erhöhen. Ein weiterführendes Gespräch oder der Blick in unser Leistungsportfolio hilft Ihnen, den eigenen Reifegrad einzuordnen und nächste sinnvolle Schritte abzuleiten. Stets mit dem Fokus auf pragmatische Umsetzbarkeit und Passgenauigkeit für Ihren Betrieb.